“Macro Datos”

“Macros Datos”

es una nueva característica en “Access” 2010 que nos permite realizar una acción cuando agregas, eliminas o actualizas un registro.

“Macros Datos” no están listados bajo el tipo de objetos “Macros” en el “Panel de Navegación” pero estan almacenados en la tabla. En versiones anteriores de “Access” también puedes hacer esto pero, todo tenía que pasar en la “Ventana de Propiedades” del objeto, en un formulario o reporte. Ahora, todo se puede hacer directamente en la tabla.

Un ejemplo:
Lo que quiero en este ejemplo es, cuando escriba el nombre de la asignatura en un ‘cuadro’, automáticamente obtendre el “Salario” de esa asignatura.

Selecciono la pestaña “Tabla” en la “Cinta” y hago click en el botón “Antes del Cambio”.

Esto abre la ventana “Diseño de Macro”.

Podemos agregar acciones haciendo doble click en el “Catalogo de Acciones” (1) o, haciendo click en el botón de la flecha que apunta hacia abajo (2) y seleccionando la acción del menú desplegable.

La acción que necesitamos en este ejemplo es, la acción IF. Eso es, SI “IF” un cierto valor se cumple.

Luego escribe “IF” en el criterio.

Por ejemplo, si el campo de la “Asignatura” equivale a “Francés”, algo debe ser ingresado en el cuadro de “Salario” automáticamente.

As soon as you start typing the field name, “Access” will help you to show the available field names. Haz doble click en este nombre de campo, donde deseas usar tu criterio.
Escribe el signo igual (=) y escribe la condición, en este caso “Francés” entre comillas (“”).

Lo siguiente, especificamos el campo que necesitamos configurar cuando esta condición se cumple.
Escribe “campo” en la barra de búsqueda (1) de la ventana “Catálogo de Acción” y “Access” te mostrará las posibles acciones.
Haz doble click en “Configurar Campo” (2).
Esta acción coloca el “Configurar Campo” en la ventana de macro (3).

En la sección superior de “Configurar Campo”, escribe el nombre del campo a ser llenado. En este caso es el campo de “Salario” (1).

Nuevamente, “Access” te ayudará cuando comiences a escribir.
En el campo “Valor” (2), dale el valor que “Access” tiene que completar cuando se cumpla la condición.

Todo está ahora insertado para nuestra primera condición.
Haz click en “Agregar Otro” (3) si quieres configurar condiciones adicionales.

En el ejemplo de abajo agregué otra condición para la asignatura “Matemáticas”.
Ya sabes como hacer esto. Si no es el caso, lee la sección de arriba otra vez.
Cierra la ventana de “Macro” y guarda cuando se te indique.

Cuando estás en la tabla para la columna “Asignatura” y escribes “Francés” o “Matemáticas”, entonces el “Salario” será ingresado automáticamente, aún cuando uses esta tabla en un formulario o reporte.

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