“Reglas”

“Reglas” es otra ventaja donde podemos organizar nuestros e-mails.

“Reglas” son acciones automáticas que están desempeñadas para emails que lleguen o que se envíen, bajo ciertas condiciones.

Cuando creas una “Regla”, “Outlook” aplica la “Regla” cuando un mensaje llega a “Inbox”, o cuando envías un mensaje.

Por ejemplo, has creado una regla la cual establece que un email que contenga la palabra “meeting”, en el título, debería ser automáticamente colocada en la carpeta “Meetings”.

¿Cómo lo hacemos?

Obviamente, tu has creado una carpeta “Juntas”.

En la pestaña “Inicio” en la “Cinta”, haz click en el botón “Reglas” y selecciona la opción “Administrar Reglas y Alertas” del menu desplegable que se abre.

Esto abre la caja de diálogo de “Reglas y Alertas”.

 

Por defecto, ya existe una “Regla” que está creada.

La “Regla” parece ser clara para mí, pero para aquellos que no estén familiarizados con esto, ésta “Regla” está para eliminar categorías de color asignadas por el que envía.

 

Para crear una nueva “Regla”, tienes que hacer click en el botón “Nueva Regla”.
La caja de diálogo de “Asistente Reglas” que se aparece con dos pasos para crear una “Regla”.

1. Tienes que seleccionar una plantilla, por ejemplo “Mover mensajes, con palabras específicas en el título, a una carpeta.”
2. Puedes editar la descripción “Regla”.

En el primer paso, puedes editar la “Regla” haciendo click en cualquiera de los valores subrayados, que harían más facil introducir el texto.

El segundo paso es más peculiar, pero puedes especificar algo más.

Selecciono la opción “Aplicar regla en mensajes que recibo” y después click en “Siguiente”.

 

La segunda ventana del asistente ahora se abre.
Aqui, tenemos un número de condiciones los cuales pueden ser asignados a una “Regla”. Puedes asignar tantas condiciones quieras a una “Regla”.
Sólo quiero que cualquier e-mail, teniendo el título “meeting”, es colocado en la carpeta “Meetings”. Entonces, selecciono la condición “con palabras específicas en el título”.
Selecciono esta condición en el paso 2 y hago click en el vínculo “palabras específicas”.
Esto abre la ventana “Buscar texto”, donde introduzco el texto, por ejemplo “meeting”, y hacer click en “Agregar”, y después “Aceptar.

Hago click en el botón “Siguiente” para continuar.
Esto me trae una segunda ventana de la caja de diálogo “Asisitente de Reglas”.

En la segunda ventana, selecciono “Mover a una carpeta específica” y hago click en la porción subrayada en el Paso 2.
En la ventana que se abre, selecciono la carpeta donde esos emails son movidos, por ejemplo “Meetings” y después hago click en el botón “Acetpar”.

Hago click en “Siguiente”.
En la tercer ventana que se abre, puedes agregar cualquier excepción a la “Regla”. Todas ellas parecen ser simples para mí.

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