Determinar el tipo de documento

Utilizamos la opción “fusión” en función a una carta si queremos enviarla a varias personas de la forma más personalizada.
Para ello, es obvio que necesitamos de la carta, y una tabla de direcciones.
No importa si esta tabla está presente en una hoja de cálculo Excel, una base de datos, o incluso una tabla de Word.
Incluso tenemos la opción de añadir esta tabla a Word, una vez iniciemos la fusión de nuestros documentos.

Encontramos el botón “Iniciar Combinación de correspondencia”, junto con sus opciones en la pestaña “Correspondencia” en la cinta.
La mayoría de estas opciones aún no están disponibles debido a que, aún no hemos fusionado nuestro documento.

El primer paso, en la fusión de un documento es determinar el tipo de documento que deseas utilizar en la fusión con o sin una tabla existente.
Haga clic en el botón “Iniciar Combinación de correspondencia”.
Esto abre un menú desplegable con los distintos tipos de documentos.
El primer tipo es “letras”, que se utiliza cuando se quiere enviar la misma carta a diferentes personas.
El segundo tipo es “mensajes de correo electrónico”, que se utiliza cuando se desea enviar mensajes de correo electrónico.
Los tipos de tercero y cuarto son “Sobres” y “etiquetas”, que ya se discutieron en la lección anterior.
El quinto tipo es “Directorio”, que, básicamente, es lo mismo que “etiquetas”, pero, que nos permite imprimir varios registros en la misma página.
Si alguna de estas cinco opciones están seleccionadas, se puede proceder a la fusión de nuestros datos.
Cuando ya no quieras que tu documento este combinado, selecciona la opción “documento normal de Word”.

Si no sabes exactamente cuáles son los pasos que se deben realizar mientras haces una combinación de correspondencia, selecciona la opción “Asistente Paso a paso para combinar correspondencia …”.
Voy a continuar con este debate, con mayor detalle, en una lección posterior.

En este ejemplo, voy a combinar una carta existente, así que selecciona “letras” de la lista desplegable.

Determinando el orígen de los datos:

La segunda cosa que tenemos que hacer es determinar dónde están los datos de origen que deberían fusionarse con el fin de completar la carta.
Haz clic en el botón “Seleccionar destinatarios”, en la cinta.

Esto abre un menú desplegable con tres opciones:
La primera opción, “Escribir nuevas listas …”, se utiliza, cuando no tenemos ninguna tabla de direcciones.
La segunda opción, “Usar lista existente …”, se selecciona cuando ya tenemos una tabla con las distintas direcciones. No importa si esta tabla se encuentra en Access, Excel o de documento de Word.

La tercera opción es “Seleccionar contactos de Outlook” y, se utiliza cuando los destinatarios se encuentran en la lista de contactos de Outlook.

Vamos a comenzar en primer lugar con la opción “Nuevo tipo de lista …”.

Creando un nuevo directorio:

Selecciona la opción “nuevo tipo de listas …” en el menú desplegable.
Esto abre la lista del cuadro de diálogo “Nueva dirección”.

De forma predeterminada, hay trece columnas.
Si haces clic en el botón “Personalizar columnas”, en el cual un nuevo cuadro de diálogo “Personalizar lista de direcciones” se abre.

En esta ventana (1), podemos añadir, borrar y renombrar los nombres de campo.

Cuando haces clic en el botón “Agregar”, un cuadro de diálogo se abrirá, donde ingresamos el nombre del campo que desees agregar. Una vez que hayas introducido el nuevo nombre, haz clic en el botón Aceptar.
Cualquier campo que se agrega se coloca debajo del campo que está seleccionado actualmente.
Haz clic en los botones “Arriba” y “Abajo”, para cambiar el orden de los campos.

Para quitar un campo, selecciónalo y, a continuación, haz clic en el botón “Eliminar”.
Un cuadro de alerta aparecerá para confirmar si estas seguro de que deseas eliminar el campo seleccionado.
Selecciona “Sí”, si así lo deseas.

Para cambiar el nombre de un campo, selecciona el campo y haz clic en en el botón “Cambiar nombre …”.
Al hacer clic en este botón se abre otro cuadro de diálogo donde se tiene el nuevo nombre para el tipo de campo.
Haz clic en Aceptar cuando hayas terminado.

Haz clic en Aceptar si terminaste de personalizar los campos.

Esto nos lleva de nuevo al cuadro de diálogo “Nueva dirección” (2).
Para insertar los datos, introduce la información apropiada en las diferentes columnas.
Para mover o navegar de una columna a la columna siguiente, pulsaa la tecla de tabulación del teclado.
Para mover o navegar de una columna a la columna anterior, pulse la tecla de tabulación del teclado mientras mantienes la tecla Shift presionada.

Para dar otra dirección, haz clic “Nueva entrada” en el cuadro de diálogo.
Si el cursor está en el último campo de la dirección que acabas de introducir, pulsa la tecla de tabulación del teclado y el cursor se moverá a una nueva línea donde puedes ingresar la siguiente dirección.

Para eliminar una persona de la lista, selecciona la persona, y a continuación, haz clic en “Eliminar entrada” en el cuadro de diálogo.

Si la lista de direcciones esta completa, haz clic en el botón Aceptar.
Esto abre el cuadro de diálogo “Guardar lista de direcciones”.
Ve a la ubicación en tu computadora donde deseas guardar la lista.
Dale un nombre al archivo.
Y haz clic en el botón “Guardar”.

Word guardará el archivo como un directorio de Microsoft Office, con la extensión .mdb

Parece como si nada hubiera pasado, pero Word ha creado el vínculo entre nuestra carta y las direcciones.
Puedes ver que las opciones de la cinta, ya están disponibles.

Cursos

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats