Lo que necesitas saber

Lo primero que deberías hacer cuando tienes una “Base de Datos” relacional, es saber lo que quieres, esto significa, ¿Que debe haber en la Base de Datos” y que quieres lograr?
Como un ejemplo, creo una “Base de Datos” de inventario en mis gabinetes. El inventario consiste de canciones en CD o casette. Estos están esparcidos a travéz de los diferentes gabinetes. Mi madre siempre me decia “Limpia tus gabinetes y ordenalos uno junto al otro”. Tenía que volver a hacerlo con frecuencia. Pero, si fuera a acomodarlo todo en una “Base de Datos”, solo necesitaría hacerlo una vez.

El propósito de mi “Base de Datos” para mí es encontrar una canción en un gabinete y agregar canciones fácilmente. Esto aplica cuando busco por título, por cantante, o por genero.

Define tus campos

Una vez que sepas lo que quieres, determinas los diferentes campos. Cada canción tiene un título, un cantante y un genero, así que necesitas un campo con el nombre “Título”, “Cantante” y “Genero”.

Lo que necesitamos saber

Un campo de “Ubicación” es útil para saber en que gabinete podemos encontrar una canción. Como la canción la podemos encontrar también en CD o casette, un campo de “Tipo” tambien podria ser útil. Puedes incluso agregar la fecha en que se publicó la canción y darle una calificación.
Lo siguiente que harás es colocar estos campos en diferentes tablas.

Nota que el “Cantante” esta asociado con la tabla de “Album” y también con la tabla de “Canción”. Esto es por que nuestro álbum contiene diferentes canciones con diferentes cantantes.

Determina tus “Claves primarias”

Ahora que tenemos los campos que necesitamos en nuestra “Base de Datos”, escribelos en un papel. Simplificamos esto determinando cuales son las “Claves primarias” y las “Relaciones”.

En la tabla “Album” tenemos una “Clave primaria”, cada álbum es único. Así que aquí agregamos un campo con una “Clave primaria”, por ejemplo “ID Album”, Por que queremos conectar esto a la tabla de “Canción”, agregamos un campo relacionado a esta tabla.

El campo “Genero” de la tabla “Genero”, puede ser colocado en la tabla “Canción”. Cada canción tiene un genero. Lo mismo va para el campo de “Tipo” de la tabla “Tipo” y para el campo de “Ubicación” para la tabla de “Ubicación”. Cada álbum puede tener un solo tipo y puede estar en una sola ubicación. Asi que estos dos campos pueden moverse a la tabla “Album”.
En la tabla “Album” y la tabla “Canción”, tenemos el mismo campo, el de “Genero”. ¿Como resolvemos esto? Algunos albumes pueden consistir de más de un genero, así que este campo es variable. Sin embargo, como una canción puede tener solo un vocalista, no es una variable, asi que creamos la tabla “Vocalistas” con “ID Cantante” como la clave primaria. Luego como necesitamos conectar la tabla “Vocalistas” a la tabla “Canción”, agregamos este campo a la tabla “Canciones” como clave relacionada.

Lo que tenemos ahora es, el campo único “ID Album*” que ocurre solo una vez en la tabla “Album” pero, varias veces en la tabla “Canción”. Tambien tenemos el campo único ” ID Cantante*” que ocurre solo una vez en la tabla “Vocalistas” pero, varias veces en la tabla “Canciones”. Para abreviar, tenemos dos “Relaciones” “uno-a-muchos”.
Ahora que tu formato es correcto, podemos empezar a crear nuestra “Base de Datos”. Si mas adelante, necesitas hacer más cambios, se pueden hacer en cualquier momento.

Crear una nueva “Base de Datos”

Antes de hacer nuestras tablas, debemos primero crear una “Base de Datos”.
Abrir “Access”.

Esto abre Access en la vista “Backstage” donde la pestaña “Nuevo” (A) es seleccionada.

Haz click en el botón “Base de Datos en Blanco” (B).

Haz click en el botón “Navegar” (1) para navegar a una carpeta en tu computadora donde quieras guardar la “Base de Datos”.

Dale al archivo un nombre (2), y haz click en el botón “Crear” (3).

Esto abre la “Base de Datos” en “Mostrar Información Técnica” (1), con una tabla (2) y un campo en esta tabla, el campo-ID, para ser precisos (3).

En “Access”, tenemos un numero de opciones de exposición para configurar para la estructura de nuestra tabla. “Vista de Hoja de Datos”, es la opción de exposición mostrada arriba. Haciendo click en la pestaña “Ver” en la parte superior de la “Cinta”, podemos navegar entre las diferentes opciones de exposición.

Agregaremos las tablas y campos necesarios en la siguiente lección.

Cursos

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats