Records toevoegen en verwijderen

Om gegevens toe te voegen aan je tabel, open je eerst de tabel.
In het eerste veld, dat is geselecteerd, hoeven we niks in te geven, dit gebeurt automatisch.
Het gegevenstype voor dit veld heb ik namelijk ingesteld op “AutoNummering”.

Klik de tabtoets op je toetsenbord, om verder te gaan naar het volgende veld, nl. “AlbumTitel”.

Van zodra je begint te typen in dit veld, zal er een nummer worden toegekend in het veld “AlbumID”. Heb je de AlbumTitel ingetypt klik je de tabtoets op je toetsenbord om verder te gaan naar het volgende veld, “Groep”.

Typ de naam van de groep in, en klik terug op de tabtoets op je toetsenbord. Dit brengt je naar het volgende veld.
Herhaal dit voor alle velden. Wanneer je het laatste veld hebt ingevuld, en je klikt nogmaals de tabtoets, zal de cursor naar de volgende lijn springen.
Je eerste record is nu ingevuld.

Herhaal de vorige stappen om de rest van de records in te voegen.
Heb je een fout getypt in een veld in een record, dan klik je met de muisaanwijzer in dit veld, en verbeter je de fout.

Wens je record te verwijderen, selecteer je het record door op het vakje rechts naast het eerste veld te klikken, en klik je de Delete-toets op je toetsenbord.

Wens je meerdere records te verwijderen, hou je de Shift-toets op je toetsenbord ingedrukt, terwijl je de verschillende records selecteert.

Kopiëren van records

Een record kopiëren kunnen we op een aantal manieren.
Een eerste manier is het record te selecteren.
In het tabblad “Start” te klikken op de knop “Kopiëren”.
Het laatste, nog steeds lege, record te selecteren in de tabel.
En te klikken op de knop “Plakken” in het lint.

Een tweede manier, en volgens mij nog steeds de vlugste, is het record te selecteren, klikken op de toetsen Ctrl + C op je toetsenbord.
Daarna het laatste, nog steeds lege, record te selecteren in de tabel, en te klikken op de toetsen
Ctrl + V op je toetsenbord.

Waarom zou je records kopiëren?
Wanneer de meeste gegevens in de verschillende velden hetzelfde blijven.
Bijvoorbeeld, je hebt 10 albums van Pink Floyd waar enkel de AlbumTitel moet worden aangepast, al de rest blijft hetzelfde. Dan gaat het heel wat vlugger dit record 10 maal te kopiëren, en één veld aan te passen, dan alles 10 maal in te typen.

Spelling controleren

Zoals in elke Officeapplicatie hebben we ook in Access 2010 de optie “Spelling”.

Om de spelling te controleren in de verschillende kolommen, open je eerst de tabel.

De knop “Spelling” vinden we onder het tabblad “Start” in de groep “Records” in het lint.

Plaats je cursor in de eerste kolom van het eerste record.
Klik de knop “Spelling”. (De sneltoets hiervoor is F7)
Dit opent het dialoogvenster “Spelling”.

Zoals je kunt zien in bovenstaande afbeelding, hebben we voor Access in dit dialoogvenster de knop “Veld … negeren”.
En maar goed ook, want in een veld waar enkel namen voorkomen, zouden alle gegevens in dit veld worden aanzien als “verkeerd gespeld”.
Klik deze knop, wanneer je wenst dat Access dit veld negeert.
De overige knoppen zijn allen dezelfde dan in andere Officeapplicaties, dus ik denk dat dit onnodig is dit nogmaals te herhalen.

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats