Entrada de Datos
Una hoja es compuesta de columnas y renglones. Los renglones están indicados por números. Las columnas están indicadas por letras y el punto de intersección de un renglón y una columna es llamado una celda, una combinación de la letra de la columna y un número de renglón, representa una celda, por ejemplo: Celda A1 o celda A12.
Para desempeñar varios de los comandos o tareas, primero necesitas seleccionar celdas.
Haz click en la celda E1 y será seleccionada. Si deseas seleccionar un renglón entero, haz click en la parte izquierda del renglón. Esto selecciona 256 columnas que están disponibles por un renglón en la hoja de trabajo, y si deseas seleccionar una columna completa, haz click en la parte superior de la columna y tendrás seleccionado 16384 renglones que están disponibles en la hoja de trabajo.
Si quieres seleccionar un grupo de celdas adyacentes, haz click en la primer celda del grupo y arrastra el puntero hasta la última celda en el grupo. Todas celdas que sean seleccionadas y marcadas en negro junto con un grupo de celdas seleccionadas es llamado un rango.
Si quieres seleccionar un rango de celdas que es más larga que tu pantalla, entonces haz click en la primer celda, mantén presionada la tecla Shift, desplaza con la barra de desplazamiento en la hoja de cálculo y haz click en la última celda en el rango.
Si quieres seleccionar una celda no-adyacente, renglones o columnas entonces selecciona primero la celda, columna o renglón, mantén presionada la tecla control y después haz click a un lado de la celda, columna o renglón. Si deseas seleccionar todas las celdas en tu hoja de trabajo, haz click en el botón en la esquina superior de la hoja, des-seleccionala, y haz click en algún lugar de la hoja de trabajo.
Para mover el cursor a una posición específica en la hoja de trabajo, puedes también usar la tecla F5. Cuando presionas la tecla F5, conseguimos un ‘ir a’(go to)de la caja de diálogo. Escribe en una ‘referencia’ (reference) para seleccionar la celda y presiona Enter.
Puedes hacer ésto haciendo click en el nombre de la caja a la parte superior izquierda a un lado de la “Barra de Fórmula”. Haz click en la caja Nombre, escribe la celda que quieras seleccionar y presiona la tecla Enter.
Para informar texto o números en una celda, coloca el cursor en una celda, escribe el texto o número, y presiona la tecla Enter. El cursor automáticamente brincará a la siguiente línea. Puedes cambiar ésto si se te hace fastidioso:
Haz click en el menu Herramientas (Tools) ‘Opciones’ (Options) y haz Click en “Editar” (Edit) Desmarca la opción “Mover selección después del Enter ‘ (Move selection after Enter) y haz click en Aceptar.
Para eliminar el contenido de una celda, selecciona la celda y presiona la tecla Eliminar.
Puedes informar diferentes datos
El texto es automáticamente alineado a la izquierda, los números son automáticamente alineados a la derecha, números negativos pueden ser introducidos por un signo ‘-‘ antes del número, puedes introducir un porcentaje escribiendo el signo porcentaje después del número, usa el punto como un separador decimal.
Si quieres introducir un tiempo, puedes usar el signo de dos puntos entre las horas, minutos y segundos, por ejemplo 10:30:15
Si introduces una fecha, introdúcela con una diagonal o un guión como un día / mes / año o día-mes-año. Nunca uses puntos entre días, meses y años, porque Excel no reconocerá como una fecha. Si quieres introducir la fecha actual, presiona la tecla ctrl y el ‘dos puntos / punto y coma’.
Cualquier combinación de números, espacios y datos no numéricos son interpretados por Excel como un texto.
Cada celda puede contener hasta 255 caracteres, el texto solo se ejecuta en las celdas blancas del lado derecho.
Si ya existen datos en la celda en el lado derecho, entonces el siguiente texto estará incompleto. Para ver el texto completo en la celda, podemos incrementar el ancho de columna haciendo un doble click sobre línea de división del encabezado de la columna.
Puedes ajustar varias columnas al mismo tiempo:
- Selecciona las columnas
- Haz click en la opción de la “columna” en el (Format) menu.
- Escoge el comando ‘Selección AutoRellenado’ (AutoFit Selection).
Todas las columnas seleccionadas están automáticamente hechas con un ancho suficiente para la celda más ancha en cada columna seleccionada
Excel ’95 y ’97 tienen la función auto-completar, que es cuando nosotros escribimos la palabra ‘computadora’ en una celda vacía y presionamos Enter. Si escribos la letra ‘c’ en la columna de abajo, Excel automáticamente llenará la palabra ‘computadora’ otra vez. Si esta no es la palabra que quieres escribir, solo continúa escribiendo.
Puedes ajustar o revomer la característica de auto-completado usando lo siguiente: Haz click en el menu Herramientas (Tools) y escoge ‘Opciones’ (Options), haz click en ‘Editar Pestaña’ (Edit) y haz click en la casilla de verificación ‘Habilitar AutoCompletado para los valores de la celda’ (Enable AutoComplete for cell values) . Haz click otra vez para quitar la opción y la marca desaparecerá.
Los datos puede ser facilmente copiados sin un renglón o columna :
En la celda A8 escribe ‘Computadora’. Selecciona la celda A8, y mueve el puntero del mouse a la esquina inferior derecha hasta que un signo negro de una cruz aparezca, éste es el manejador de llenado, arrastra el manejador de llenado a lo largo de las celdas B8, C8 y E8, y la palabra ‘computadora’ es copiado a esas celdas.
La opción ‘AutoRellenado’ puede también ser usada para marcar las series de tiempo:
- Escribe en la celda A1: 9hrs
- Luego en la celda B1: Lunes
- Luego en la celda C1: Enero
- Selecciona las tres celdas
- Ve abajo y arrastra el manejador de llenado abajo
- Los valores se incrementarán en una unidad
Si quieres que las unidades se incrementen en mas que de 1 unidad, escribe en la segunda celda en la columna la unidad que quieras usar para que automaticamente por ejemplo se transite.:
- Escribe los datos en el renglón de abajo
- Selecciona las seis celdas
- Arrastra el manejador de llenado abajo
- Los valores son incrementados en 2 unidades
La diferencia entre los dtos desde el renglón 1 y 2 determinan el intervalo en que los datos serán automaticamente incrementados
Para las series del tiempo, tenemos más ejemplos:
- Por ejemplo escribe la fecha de hoy en la celda B8 y haz click con el atajo ‘Control’ ‘dos puntos / punto y coma’ y presiona Enter
- Selecciona la celda B8 otra vez
- Toma el manejador de llenado y arrástralo con el botón DERECHO del mouse sobre las celdas que quieres autorellenar con la fecha y un cuadro de diálogo aparece. Aquí puedes especificar cuales valores quieres incrementar: fecha, meses o años.
También puedes rápidamente hacer rangos de líneas:
- En la celda B19 introduce el valor 15
- En la celda B20 introduce el valor 16
- Selecciona las celdas B19 y B20 y mantén el manejador de llenado y arrástralo abajo
El arreglo lineal es entonces incrementado por un valor en el intervalo, éste valor de intervalo puede ser cambiado a tus necesidades.
A medida que es más grande, los valores son multiplicados por un factor constante:
- En la celda F19 introduce el número 3
- En la celda F20 introduce el número 6 (como resultado de 2×3)
- Selecciona la celda F19& F20
- Toma el manejador de llenado y arrástralo una vez con el botón DERECHO del mouse hacia abajo
- En el diálogo escoge la opción ‘tendencia de crecimiento’ y conseguirás el crecimiento de las series 3-6-12-24-48 etc. 3×2 = 6, 6×2 = 12, 12×2 = 24, etc.
Esta tendencia de crecimiento con un valor de intervalo de X2
- Selecciona ‘tendencia lineal’ en la caja de diálogo, después conseguirás el crecimiento de las series para 3-6-9-12-15-18 3×2 = 6 3×3 = 9, 3×4 = 12 etc.
Una combinación de texto y números pueden ser fácilmente implementadas:
- En la celda A31 escribe el periodo 1
- En la celda B31 escribe la región 1
- Selecciona ambas celdas, arrastra el manejador de llenado con el botón derecho del mouse
Si necesitas frecuentemente la misma lista en Excel puedes crear tu propio ajuste personalizado, entonces siempre es útil abrir una existente y ajustar otra vez como automáticamente será llenado:
- Selecciona el rangon de una región existente A1 a A5
- Abre el menu “Herramientas”
- Haz click en ‘Opciones’
- En el cuadro de diálogo haz click en la pestaña ‘Lista Personalizada’
- Haz click abajo en la opción ‘Importar’
- y presiona el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo
Puedes usar ésta lista personalizada para auto rellenar. Escribe en el primer elemento en las series, seleccionalo, arrastralo con el manejador de llenado y la lista será automáticamente actualizada.
Puedes también crear una nueva lista para automáticamente rellenarla para uso posterior:
- Coloca el cursor en una celda en blanco en tu hoja de trabajo
- Abre el menu Herramientas (Tools)
- Selecciona ‘Opciones’
- Escoge la ‘Lista Personalizada’ (Custom List) pestaña
- Haz click en la “Lista de entradas” (List entries) y escribe uno de los elementos deseados, separados por una coma y un espacio
- Cuando tu lista esté completa, presiona el botón “Agregar” (Add)
- Haz click en Aceptar
Ahora puedes usar esto lista para auto-rellenado en todos las hojas de trabajo en todos los libros de Excel. Escribe un primer elemento, y arrástralo con el manejador de llenado.
Administrando libros de trabajo
Cuando abrimos un nuevo libro de trabajo encontraremos tres hojas de trabajo en la parte inferior del libro de trabajo: Hoja1, Hoja2, y Hoja3
En la parte izquierda de las hojas de trabajo encontrarás flechas, esos botones te permiten navegar a lo largo de diferentes hojas de trabajo haciendo click en las flechas.
Para navegar sobre varias hojas de trabajo, mantén presionada la tecla Shift mientras haces click en una de las flechas.
Si haces click en la flecha con el botón DERECHO del mouse, verás la lista de las hojas de trabajo en tu libro de trabajo y puedes rápidamente seleccionar la hoja de trabajo deseada.
Puedes renombre las hojas de trabajo:
Doble-click en la Hoja1, escribe el nombre que quieras dar a éste hoja de trabajo por ejemplo Enero, y presiona ‘Enter’
Puedes eliminar hojas de trabajo:
Haz click en el botón DERECHO del mouse en una hoja de trabajo y escoge Eliminar (Delete). Una caja de diálogo aparece con la advertencia:´ésta hoja de trabajo será removida PERMANENTEMENTE, haz click en Aceptar si es lo deseado.
Puedes también eliminar varias hojas de trabajo en una sóla vez:
Haz click en la primer hoja que deseas remover, mantén presionada la tecla Shift y mueve hasta la última hoja de trabajo, haz click con el botón DERECHO del mouse y escoge ‘Eliminar’ (Delete), haz click en Aceptar.
Puedes tambiénremover varias hojas de trabajo no-adyacentes en una sóla vez.
Selecciona varias hojas de trabajo mientras mantienes presionada la tecla Control, haz click con el botón DERECHO del mouse y elige Eliminar (Delete), haz click en Aceptar.
Puedes agregar una nueva hoja:
Haz click con el botón DERECHO del mouse por ejemplo en la Hoja1, selecciona Insertar (Insert), Un cuadro de diálogo con diferentes tipos de hojas de trabajo se abre, selecciona ‘hojas de trabajo’ (Worksheet) para la inserción de una hoja con renglones y columnas.
La nueva hoja de trabajo es siempre insertada a la izqueirda de la hoja actual. Puedes arrastrarla a la ubicación deseada.
