Escribe Fórmulas usando la Función Asistente

En Excel ’97, puedes hacer click en el botón con la flecha roja  y temporalmente esconder el cuadro de diálogo para ingresar datos en la celda. Esto trabaja mucho más rápido. Puedes también arrastrar el cuadro de diálogo abajo.

La tabla de abajo muestra una hoja de trabajo con nombres de representativos  en columna A y el número de unidades vendidas por ellos por producto en columnas B, C, D, E, F.
En la columna G el total es ya calculado con la ayuda de la función “Suma”.
En la columna H podemos calcular el promedio usando el Asistente de funciones:

• Selecciona la celda H3
• Haz click en el botón “Asistente” de función en la Barra de Herramientas.
• En el cuadro de diálogo, selecciona tu categoría ‘estadística’ (Statistical).
• En el cuadro de función, escoge el nombre de la función estadística “promedio” (Average).
• Haz click en Aceptar.
• El diálogo aparece.
• El cuadro de diálogo con un rango ya seleccionado aparece. Esto no es lo mejor, ya que incluye el total el cual no es nuestro requerimiento.
• Puedes cambiar ésto con cualquiera de los siguientes tres métodos:
  1. Escribe el mismo rango.
  2. Arrastra el cuadro de diálogo de abajo y selecciona las celdas con el mouse.
  3. Haz click en el botón con la flecha roja a un lado de la primer entrada .
  4. Selecciona las celdas con el mouse y presiona el botón con la flecha roja.
• Haz click en Aceptar.
• El promedio requerido es calculado inmediatamente.
• Para calcular el promedio para otros productos, arrastra el manejador de llenado abajo.

En la celda B7, podemos calcular el número de representativos que tienen vendido un artículo:

• Coloca el cursor en la celda B7
• Haz click en el botón del Asistente de la Función en la Barra de herramientas.
• En el cuadro de diálogo, escoge la categoría de la función(Statistical).
• En el cuadro de la función, escoge la función estadística ‘contar’ (Count).
• Haz click en ‘Aceptar'(OK).
• Selecciona las celdas B3 a B6 si aún no ha sido seleccionada.
• Haz click en Aceptar.
• La hoja de trabajo calcula el número.
• Entonces arrastra el manejador de llenado a la derecha para incrementar los números.

En la columna I, nosotros haremos la valoración de la función lógica ‘si’.
Si el promedio es más grande o igual que 6, desearía calificar como ‘bueno’, y si el promedio es menos que 6, desearía calificar como ‘débil’.

• Coloca el cursor en la celda I3 y haz click en el asistente de la función en la barra de herramientas.
• En el cuadro de diálogo, escoge la función categoría ‘lógica’ (Logical).
• En la caja del nombre de la función, escoge ‘Si’ (SI) y presiona ‘ACEPTAR’ (OK).
• En la primer caja, el test lógico, tienes que llenar el criterio de evaluación, en éste ejemplo si el promedio es más grande o pequeño que el número 6.
• Entonces escribe ‘H3> = 6’.
• Haz click derecho en la caja que Excel da éste valor de test lógico es ‘verdadero’.
• Presiona la tecla tabulador, en el “Valor si verdadero ‘(Value if true), escribe la calificación de “bueno”.
• Presiona la tecla tabulador.
• Si el “Valor si falso ‘(Value if false) escribe la calificación ‘débil’ .
• Presiona ‘ACEPTAR’.
• La hoja de trabajo es completada con la valoración.
• Arrastra y el manejador de llenado hacia abajo para llenar la lista.

fórmula
= SI (H3> = 6, “bueno”, “malo”)

Como siempre, la fórmula comienza con un signo =, seguido de un nombre la función SI, y los argumentos entre los paréntesis,  tres argumentos en este caso, los que son separados por una coma.
El primer argumento H3> = 6 es un test lógico.
El segundo y tercer argumento son textos proveídos por una función asistente que son automáticamente colocadlos entre comillas.
Como puedes ver, el test lógico H3> = 6 tiene un operador de comparación. El operador de comparación es usado para comparar valores en las celdas.

El resultado de tal comparación es siempre VERDADERO o FALSO. (True or False).

Funciones anidadas

Podemos hacer más categorías en la valoración de la columna I, si intentamos mejor:
Si la valoración es 8 o más, nosotros lo evaluamos como ‘excelente’
desde 6.5 a 8, lo evaluamos como “bien”
desde 5 a 6.5, lo evaluamos como ‘débil’
menos que 5 es ‘insuficiente’

• Coloca el cursor en la celda J3 y haz click en la función asistente
• Escoge la función lógica ‘SI’ (IF)
• Haz click en ‘siguiente’ (OK)
• En el “test lógico” (Logical test) Escribe H3> = 8 y haz click en la tecla tabulador
• En “valor verdadero” (Value if true) Escribe: ‘excelente’ y haz click en la tecla tabulador
• En la caja “Falso Verdadero” (Value if false), nosotros no llenamos nada, pero presiona el botón “si” que aparece a un lado de la barra de fórmula. 
• En el “test lógico”(Logical test) Escribe H3> = 6.5 y haz click en la tecla tabulador
• En el “valor verdadero” (Value if true) Escribe ‘bueno’ y haz click en la tecla tabulador
• En el “valor si falso”(Value if false), no necesitamos llenar nada, pero presiona el botón “Si ” a un lado de la fórmula  otra vez
• En el “test lógico” (Logical test) Escribe H3> = 5 y haz click en la tecla tabulador
• En el “valor verdadero” (Value if true) Escribe: débil y haz click en la tecla tabulador
• En “valor si falso”(Value if false) Escribe: insuficiente
• Haz click en ACEPTAR

Nombrando rangos

Un grupo de celdas en una hoja de cálculo es llamado un rango. Un rango está identificado por una celda de referencia para la primer celda, seguido de un dos puntos y la referencia de la última celda y son usadas constantemente en fórmulas.

Por ejemplo en = SUM (B2: B11)

B2: B11 es un Rango

Puedes nombrar un rango, asignando un nombre a un rango facilmente:

• Selecciona el rango B1: B11
• Haz click en la caja Nombre en la parte superior izquierda en la barra de fórmula y escribe en: costo
• Presiona Enter

Una segunda forma:

• Selecciona el rango A1: D11
• Escoge ‘Insertar’ desde la barra de menu.
• Escoge el comando ‘nombre’.
• Selecciona el submenu ‘crear’ (Create).
• Un diálogo de “crear un nombre” aparece.
• Notarás que los nombres en renglón superior son listados y el nombre del renglón seleccionado ya está seleccionado, por ejemplo en Excel, los nombres de los títulos de columna son listados como nombres.
• Haz click en Aceptar.
• Puedes verificar haciendo click en nombre de la caja en la barra de la fórmula.

Si estás en el campo Nombre de la barra de la fórmula, haz click en un nombre, e inmediatamente el rango es seleccionado.
Puedes mover a un rango en tu hoja de trabajo muy rápido con la tecla F5.
En vez de referencias de celdas, puedes usar nombres en fórmulas:
El cálculo en celda D2 es ahora muy fácil: = ingreso-costo
Puedes una vez copiar los cálculos arrastrando el manejador de llenado.

En la celda D13 y D14 queremos el mínimo y máximo cálculo de balance:

• elecciona la celda D13 y haz click en la función-asistente
• Selecciona la categoría de la función en la caja, selecciona ‘estadística’ y escoge el nombre de la función en la función MAX
• Presiona siguiente
• Haz click en la caja ‘número1’ e introduce en él, el nombre: balance
• Haz click en Finalizar
• El valor aparece en la celda D13

Usamos métodos diferentes para calcular el valor mínimo:

• Colocamos el cursor en la celda D14
• )Escribimos: = MIN (balance)
• Presionamos Enter

Referencias de celda relativas y absolutas

referencias de celda relativa
= B1 * B2
cuando copies referencias de celdas relativas la fórmula es ajustada automáticamente

celda absoluta
= B1 * $B$2
cuando copies referencias de celdas absolutas la fórmula no es ajustada
un signo $ es colocado en frente de la celda

Cursos

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats