¿Por que usamos “Reportes”?

Usamos “Reportes” para desplegar datos de nuestra base de datos, de una manera apropiada para lectura y con propósitos de impresión. Los datos para tu “Reporte” pueden venir de dos fuentes, o más bien tipos de objetos. Estos son “Tablas” y “Consultas”.

Tenemos tres formas de crear un “Reporte”:

La primera forma es creando un botón de “Reporte” (1).
Una segunda forma es usando los botónes “Diseño de Reporte” y “Reporte en Blanco” (2). En ambos casos abres un “Reporte en Blanco”.
Una tercera forma y, la más común es, haciendo click en el “Asistente de Reporte” (3).Todos estos botones se pueden encontrar bajo la pestaña “Crear” en la “Cinta”.

Tenemos tres tipos de “Reportes”

Tenemos “Reporte Tabulador”, “Reporte de Columas” y “Reporte Etiquetas de Correo”. El “Reporte Tabulador” se puede comparar con una “Hoja de Cálculo de Excel”. Todo esta dividido en filas y columnas. Este tipo de “Reporte” usualmente despliega varios registros en una página.El “Reporte de Columnas” se utiliza usualmente cuando quieres desplegar solo un registro por página. Por ejemplo un recibo o un folleto.
Y un “Reporte de Etiquetas de Correo” se usa cuando queremos imprimir etiquetas.

El “Reporte”

La manera más rápida y simple de crear un “Reporte”, es seleccionar la “Tabla” o “Consulta” (1) en la ventana de objeto y haciendo click en el botón “Reporte” en la “Cinta”. Esto crea un “Reporte” (3) con todos los campos listados en la “Tabla” o “Consulta”.

Como ves en la imágen abajo, no todos los campos caben en la página las líneas punteadas (4) dan el salto de página que necesitas para ajustar y tambien ajustan el ancho de cada campo (5) para que todo quepa bien.

El “Asistente de Reportes”

Una segunda manera de crear un “reporte” con el “Asistente de Reportes” – Selecciona la “Tabla” o “Consulta” para la que ya no necesites crear el formulario y haz click en el botón “Asistente de Reportes” en la “Cinta”.

Esto abre la primera ventana del Asistente. La “Tabla” que queremos hacer un “Reporte” y ha sido seleccionada (1) en la casilla superior. Si este no es el caso contigo, seleccionala ahora.

Entonces selecciona los campos que quieras en tu “Reporte” y muévelos al recuadro de “Campos Seleccionados” (2).

En la segunda ventana del cuadro izquierdo, selecciona el campo o los campos en los que quieras agrupar los datos. En este ejemplo selecciono el campo “Ciudad”. Esto coloca el campo en la parte superior de la ventana de vista previa. Opcionalmente puedes configurar un intervalo de agrupación.

Haz click en el botón “Siguiente”

En la tercera ventana del Asistente, selecciona los campos de la “Tabla” o “Consulta” que quieras ordenar.

Haz click en “Siguiente”.

En la siguiente ventana selecciona la distribución y orientación de tu “Reporte”. También tienes la opción de ajustar el “Ancho de Campo”. “Access” intentará, tanto como sea posible, ajustar el ancho de campo a la página. Aun que no siempre funciona.

Haz click en “Siguiente”.

En la última ventana, escribe un título para tu “Reporte” y selecciona si quieres ver una vista previa o si quieres cambiar el diseño. La última te lleva a la “Vista de Diseño” de tu “Reporte”.

El formato del “Reporte”, es algo que puedo cambiar después, así que selecciono la primera opción, “Vista Preliminar de Impresión”. Hago click en el botón “Finalizar”.

Esto me lleva, como era de esperar, a una vista preliminar de mi “Reporte”:

Cursos

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats