Creando y editando “Tablas dinámicas”

Puedes crear una “Tabla dinámica” la cual es similar a una “Consulta de referencias cruzadas”, sólo que es mucho más poderosa porque nos permite manipular información detallada. Para este ejemplo sólo utilizaré la consulta “Bienes vendidos por categoría” en la base de datos “Northwind” que viene cuando adquirimos “Access”.

Para empezar, abro esta consulta y hago click en la flecha hacia abajo , arriba del botón de “Ver” en la “Cinta”.
Elijo la “Vista de Tabla dinámica” en el menú desplegable. Esto abre una “Tabla dinámica” en un blanco con una lista de campos y un número de “Campos de caída”. Estos “Campos de caída” están divididos en varias secciones. Tienes los “Campos de filtrado”, “Campos de columnas”, “Campos de filas” y “Campos de detalle”.

Si no ves la “Lista de campos” entonces presiona el botón de “Zonas de caída” en la “Cinta”. Estos botones son también de interruptor, así que si no quieres ver estos campos, presiona el botón nuevamente.
Para crear una “Tabla dinámica”, arrastra los campos de la lista de campos en las áreas de campos de caída.
Por ejemplo:
Arrastro el “Nombre de producto” de la lista de campos a el área de caída “Campo de fila”.
Esto coloca todos los productos en el lado izquierdo de la tabla. Hacer click en el signo de más o menos junto al campo en la lista de campos, desplegará o cerrará la lista respectivamente.
Arrastro el campo de “Mes” al área de caída “Campo de columna”, el campo de “Categorías” al área de caída “Campo de filtrado” y “Cantidad” al área de caída “Campo de detalle”.

Una vez que arrastras todos los campos requeridos de la lista de campos a la “Tabla dinámica”, puedes cerrar esta lista.

Lo que los botones de “Ocultar detalles” o “Mostrar detalles” hacen en la “Cinta” es claro.
El botón interruptor de “Controles de detalle” con los signos más (+) y menos (-) junto al campo, en este caso “Meses”, muestra/oculta detalles.

Al hacer click en los signos de más y menos, podemos ver los datos en la “Tabla dinámica” en mayor o menor detalle.
Lo mismo se logra al seleccionar el campo en la “Tabla dinámica” y presionando los botones de “Expandir campo” o “Colapsar campo” en la “Cinta”.

Para aliminar un campo, primero selecciona el nombre del mismo en la “Tabla dinámica” y presiona el botón de “Eliminar campo”.

Al hacer click en la flecha hacia abajo junto a los nombres de los campos, podemos filtrar los distintos datos de este campo.
Al presionar en el botón de “Autofiltro” en la “Cinta”, podemos remover cualquier filtro que hayamos aplicado. Presiona este botón de nuevo para aplicar el filtro nuevamente.

Hacer click en “Mostrar parte superior / inferior”, abre un menú desplegable que te deja filtrar las columnas o filas, dependiendo en cuál campo fue seleccionado en la “Tabla dinámica”.
Por ejemplo, selecciona “Nombre de producto” , presiona el botón de “Mostrar parte superior/inferior”, selecciona “Solo mostrar la parte superior” y selecciona el número de registros a mostrar, supongamos que 2. Entonces sólo los dos productos de la parte superior de esta lista serán mostrados.

Para cambiar la posición de los campos en la “Tabla dinámica”, puedes hacer click y arrastrarlos a la “Zona de caída” deseada. Es por esto que le llamamos una “Tabla dinámica”. Lo mismo se logra al seleccionar el campo y presionar el botón de “Mover campo” en la “Cinta”. Elige a donde quieres mover este campo en el menú desplegable.

El botón de “Auto calc” en la “Cinta” nos permite seleccionar una función del menú desplegable, una suma, cuenta, de esta columna,campo o fila detallada. Por ejemplo cuando el campo de “Cantidad” está seleccionado y elegimos “Suma” en el menú desplegable. Cuando presionamos el botón de “Auto Calc”, el total de cada artículo de cada mes es mostrado.

Si haces click en el botón de “Ocultar detalles” en la “Cinta”, solo la suma por artículo y por mes será mostrada.

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