Como fuente de datos para “Combinación de Correo” en “Word”

Cuando quieras exportar datos de una tabla de “Access” con la opción “Combinar Correo” en “Word”, selecciona la tabla en “Access” (1) y luego haz click en el botón “Combinar Word” (2) en la “Cinta” en la pestaña de “Datos Externos” (3). Esto abre el Asistente de “Microsoft Word Combinacion de Correo”.
En la primera pantalla delasistente, tomamos la decisión de si queremos o no enlazar los datos a un documento de “Word” existente o crear un nuevo documento y luego enlazar los datos a el.
Si seleccionas el primero, luego en la siguiente ventana del Asistente, selecciona el documente al que quieras ligar los datos de “Access”.
Si eliges la segunda, entonces abre un documento de “Word” en blanco.

En este ejemplo, opto por el segundo, pero eso no lo hace muy diferente. En ambos casos, abre la aplicación de “Word” y automáticamente inicia el “Asistente Combinar Correo” (1). No voy a explicar el Asistente Combinar Correo”, pero lo puedes buscar en el curso “Word” 2010.

Haz click en el botón “Siguiente” (2) para navegar al paso 2.

Haz click en el botón “Siguiente” otra vez para navegar al paso 3 del asistente.

En el paso tres del Asistente, haz click en el botón “Insertar Campos Combinados”. Esto te muestra todos los campos de tu tabla de “Access”.

Haz click en los campos que quieras agregar a tu documento de “Word”, uno por uno.

No olvides presionar la barra espaciadora en tu teclado para hacer click cuando necesites insertar en dos campos en una línea.
No olvides presionar la tecla Enter en tu teclado cuando quieras colocar el siguiente campo en la siguiente línea.

Haz click en el botón “Vista Previa de Resultados” para ver el primer registro de la base de datos.

Como archivo “PDF”

Exportar una tabla como archivo PDF es igual de fácil. Selecciona la tabla, o cualquier objeto que quieras exportar y haz click en el botón “PDF o XPS”. XPS es la alternativa de Microsoft a un archivo PDF. En la siguiente ventana, selecciona una ubicación donde quieras guardar el archivo pdf y haz click en el botón “Publicar”.

Para tu información:

Cuando exportas una tabla a un archivo PDF, no hay palomita en columnas o filas seleccionadas, asi que sería inteligente crear otro tipo de objeto para esto.

Exportando a archivos HTML o XML

Y exportando tu tabla o cualquier objeto a archivos HTML o XML también es fácil. Usamos ambos tipos de archivos para transferir datos en el internet.

Como ejemplo selecciono el documento HTML. Primero selecciono la tabla o cualquier otro tipo de objeto que quieras colocar en Internet, haz click en el botón de “Más” en la “Cinta” y selecciona el documento HTML en el menú desplegable. En “Exportar Documento HTML” tienes las mismas opciones que tenías exportando a un archivo de “Excel”, asi que no lo explicaré más a detalle. Cuando haces click en el botón Aceptar, un segundo diálogo aparece, donde puedes seleccionar una “plantilla” para tu documento HTML.

Aquellos que quieran saber más sobre las plantillas HTML, pueden leer el curso sobre “Dreamweaver” en este sitio.

Cursos

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats