Lección 8: Usando los Modos de Visualización

“Vista de Hoja de Datos” y “Vista de Diseño”

Continuando con nuestra creación de “Bases de Datos”, hay dos opciones de visualización: la “Vista de Hoja de Datos” (1) y la “Vista de Disño” (2).

La “Vista de Hoja de Datos” es el modo predeterminado para nuestra tabla. Para alternar entre los dos, haz click en la flecha que apunta hacia abajo bajo “Ver” (A) en la “Cinta”. Selecciona “Vista de Diseño” en el menú que aparece. Si quieres cambiar de un modo a otro, debes primero guardar la tabla.

Para agregar un campo en la “Vista de Hoja de Datos” haz click en la flecha que apunta hacia abajo junto al campo de título (1), selecciona un tipo de campo, como “texto”, en la lista que aparece y luego escribe el título para este campo (2). Hablaremos más sobre estos tipos de campo un poco más tarde. Ahora voy a mostrarte como agregar campos en la “Vista de Hoja de Datos”.

Para agregar un campo en la “Vista de Diseño” escribe el nombre de un campo (1), haz click en la flecha que apunta hacia abajo (2) en el “Tipo de Dato”, selecciona un tipo de la lista (3).

Cuando se crea la tabla cierrala haciendo click en el ícono de la X (A) en la esquina superior derecha de la tabla. “Access” te preguntará si quieres guardarlo. Dale un nombre en el diálogo, y haz click en el botón “Si”.

Esto pone la tabla guardada en el “Panel de Navegación” bajo el tipo de objeto (1), en este caso, el tipo “Tablas”.

Para abrir esta tabla otra vez, haz doble click en el “Panel de Navegación”. Esto abrirá la tabla en la “Vista de Hoja de Datos”. Si deseas abrir esto en “Vista de Diseño”, haz click derecho (comando click en Mac) en el en el “Panel de Navegación” y selecciona “Vista de Diseño” del menú emergente. Una vez que se guarda una tabla, siempre puedes cambiar entre las diferentes vistas presionando el botón de “Ver” en la “Cinta”, y seleccionando el otro modo.

“Tipos de Datos”

Puede que hayas notado, cada campo que agregues a tu tabla tiene un campo “tipo”, o mas bien un “Tipo de Datos”.
Lo explicare:

El primero es el tipo de “Texto”.
Usamos este cuando tenemos datos alfanuméricos que agregar a este campo. El número máximo de caracteres que puedes ingresar son 255.
El segundo tipo es el “Memo”.
Usamos este cuando tenemos datos alfanuméricos que agregar a este campo pero el numero máximo de caractéres que puedes ingresar son 65,536.
El tercer tipo es “Numérico”.
Usamos este cuando queremos ingresar solo datos numéricos al campo.
El cuarto es “Fecha / Hora”.
Usamos este, lo has adivinado, cuando tenemos que ingresar una fecha u hora a un campo.
El quinto es “Tipo de Cambio”.
Usamos este cuando trabajamos con tipos de cambio, con o sin decimales.
El sexto es “Auto Numerar”.
Esto generará automáticamente un número para los varios registros.
Es sexto es “Si / No”.
Usamos este cuando queremos proporcionar un valor lógico.
Si / No, Verdadero / Falso o Encendido / Apagado
El octavo es el “Objeto OLE”.
Usamos este cuando queremos agregar imagen o sonido en el campo.
El noveno es “Hiperenlace”.
Este lo usamos cuando queramos agregar un hiperenlace en el campo.
El decimo es el “Archivo Adjunto”.
Usamos este tipo cuando queramos agregar un archivo adjunto a un campo. Por ejemplo, un documento de “Word”.
El onceavo es “Campo Calculado”.
Usamos este cuando queremos realizar cálculos en el contenido del campo.
Y el último es “Asistente de Búsqueda”.
Con esto abrimos un asistente donde queremos generar un campo de búsqueda. Este campo de búsqueda puede extraer información de otra tabla o consulta, o puedes ingresar esta información manualmente.

Esto es solo un vistazo a los diferentes “Tipos de Datos”. Los discutiremos más a detalle en las lecciones siguientes.

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Lección 8

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