Weet wat je wil

Het eerste wat je zou moeten doen wanneer je een relationele database maakt, is weten wat je wil.
Wat moet er allemaal in de database staan, en wat wil je bereiken?
Als voorbeeld wil ik een database maken van de inventaris in mijn magazijn.
De inventaris bestaat uit liedjes op cd, of cassette.
Deze staan allen door elkaar en in verschillende kasten verspreidt.

Ons moeder zou zeggen “Ruim je magazijn eens op, en sorteer deze netjes naast elkaar”.
Maar waarom dit steeds opnieuw doen?
Wanneer we het allemaal in een database steken, hoeven we het maar een keer te doen.
De bedoeling van mijn database is, dat ik makkelijk een liedje kan vinden in het magazijn.
Dit zowel wanneer ik zoek op titel, op zanger, of op genre.
En dat ik makkelijk liedjes kan toevoegen.

Bepaal je velden

Nadat je weet wat je wil, bepaal je de verschillende velden.
Elk liedje heeft een titel, dus een veld met de “titel” heb je al nodig.
Elk liedje heeft wel een zanger, dus een veld met de “zanger” heb je ook nodig.
En elk liedje heeft wel een genre, dus een veld “genre” heb je ook nodig.

Wat moeten we nog weten?
Je moet ook weten in welke kast je het liedje kan vinden, dus een veld met “locatie” is wel nuttig.
En een liedje kan op cd, of op cassette, dus een veld “type” kan je ook wel gebruiken.
Eventueel voeg je de speelduur in van het liedje, de datum wanneer het is verschenen, en geef je elk liedje een waarde.

Het volgende dat je doet is deze velden in verschillende tabellen plaatsen.

Merk op dat het veld “Zanger” voorkomt in de tabel “Album” en in de tabel “Liedje”.
Dit komt omdat onze album meerdere liedjes kan bevatten met verschillende zangers.
Dit lossen we op wanneer we onze primaire sleutels bepalen, in het volgende onderdeel van deze les.

Bepaal je Primaire sleutels

Nu we al onze velden, die we nodig hebben in onze database, op papier hebben geschreven, gaan we deze wat vereenvoudigen en de primaire en gerelateerde sleutels bepalen.

In de tabel “Album” hebben we een primaire sleutel nodig, elk album is trouwens uniek.
Dus voegen we hier een veld toe met een primaire sleutel, bijvoorbeeld “AlbumID”.
En omdat we deze willen verbinden met de tabel “Liedje” voegen we dit veld ook toe aan deze tabel als gerelateerde sleutel.
Het veld “Genre” uit de tabel “Genre” kunnen we plaatsen in de tabel “Liedje”, elk liedje heeft tenslotte zijn genre.

Hetzelfde voor het veld “Type” uit de tabel “Type”, en voor het veld “Locatie” uit de tabel “Locatie”.
Elk album kan maar één type hebben, en kan zich maar op één locatie bevinden.
Dus deze twee velden kunnen we verplaatsen naar de tabel “Album”.

In de tabel “Album” en de tabel “Liedje” hadden we dus hetzelfde veld, namelijk” Groep”.
Hoe lossen we dit op?
Omdat een album kan bestaan uit meerdere groepen, is dit veld variabel.
Omdat één liedje slechts één leadzanger kan hebben, en dus niet variabel is, maken we een tabel “LeadZangers” met het primaire veld “ZangerID”
En omdat we de tabel “LeadZangers” willen verbinden met de tabel “Liedje”, voegen we ook dit veld toe aan de tabel “Liedje”, als gerelateerde sleutel.

Wat hebben we nu, we hebben het unieke veld ” AlbumID* ” dat slechts één keer kan voorkomen in de tabel “Album”, maar meerdere keren in de tabel “Liedjes”.
En we hebben het unieke veld ” ZangerID* ” dat slechts één keer kan voorkomen in de tabel “LeadZangers”, maar meerdere keren in de tabel “Liedje”.
In het kort gezegd, we hebben twee maal een één-op-veel relatie.

Het lijkt of deze indeling juist is, dus kunnen we beginnen met het maken van onze database.
Mocht later blijken dat hier toch nog veranderingen in moeten komen, kunnen we dit steeds op elk moment aanpassen in onze database.

Een nieuwe database maken

Voor we onze tabellen kunnen maken moeten we eerst een database maken.
Open hiervoor Access.
Dit opent Access in de backstage weergave waar het tabblad “Nieuw” (A) is geselecteerd.
Klik de knop “Lege database” (B).
Klik de knop “Bladeren” (1) om te navigeren naar een folder op je computer, waar je de database wil opslaan.
Geef het bestand een naam (2), en klik de knop “Maken” (3).

Dit opent de database in “Gegevensbladweergave” (1), met één tabel (2) en één veld in deze tabel, namelijk het Id-veld (3).

In Access hebben we een aantal weergavemogelijkheden om de structuur van onze tabel te bewerken.
“Gegevensbladweergave”, zoals je ziet in bovenstaande afbeelding is daar één van.
Door te klikken op de knop “Weergave” links bovenaan het lint, kunnen we navigeren tussen de verschillende weergavemogelijkheden.
In de volgende les gaan we de nodige tabellen met hun velden toevoegen.

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats