Les 14: Een draaitabel maken

Een draaitabel maken

In Excel kunnen we gegevens op verschillende manieren bekijken, hiervoor gebruiken we een draaitabel. (Pivot table)
We vertrekken uit ons werkblad met de verkoopcijfers voor PC en Printer van 1997 en 1998 :

plaats de cursor in een lege cel van het blad
kies in het menu Data de optie ‘Draaitabel’ (Pivot table)
in stap 1 van 4 van de draaitabellen wordt er gevraagd van welke gegevens je een draaitabel wil maken, kies ‘Microsoft Excel lijst of Database’ (Microsoft Excel list or database)
klik op ‘Volgende’
in stap 2 van 4 wordt het bereik automatisch aangeduid
klik op ‘Volgende’
in stap 3 van 4 wordt de lay-out(indeling) van de draaitabel bepaalt door de veldknopppen die aan de rechterkant v.h. dialoogvenster staan naar gewenste plaats te slepen
sleep de knop ‘Product’ en de knop ‘Jaar’ van de rechterzijde naar het gebied ‘RIJ’ dit betekent dat elk produkt en elk jaar in de draaitabel een apparte rij krijgen
sleep de knop ‘Provincie’ van de rechterzijde naar het gebied ‘KOLOM’ dit betekent dat elke streek een apparte kolom zal krijgen in de draaitabel
sleep de knop ‘Verkoop’ van de rechterzijde naar het gebied ‘GEGEVENS’ in dit gebied kan je enkel numerieke waarden opgeven, omdat hier een bewerking zal worden uitgevoerd
(als je de aard van de voorgestelde bewerking wil wijzigen dubbelklik je op de veldknop en kiest een andere bewerking, in dit dialoogvenster kan je ook de getal-opmaak aanpassen)
sleep de knop ‘Verkoper’ van de rechterzijde naar het gebied ‘PAGINA’

dit betekent dat er voor elke verkoper een apparte pagina in de draaitabel wordt aangemaakt

klik op ‘Volgende’
hier beslis je waar je de draaitabel wil plaatsen
als je dit vak leeg laat zal Excel de draaitabel automatisch op een nieuw werkblad plaatsen, wat beslist aan te raden is
klik op ‘Voltooien’ (Finish)

Je kan nu de verschillende verkoopcijfers per vertegenwoordiger of voor alle vertegenwoordigers bekijken in een nieuw werkblad

Draaitabellen bewerken

Samen met de draaitabel wordt er een speciale werkbalk getoond waarmee je op heel éénvoudige wijze gegevens in je draaitabel kunt wijzigen

selecteer een willekeurige gegevenscel in je draaitabel
klik op de knop wizard-draaitabel
en je komt meteen terecht in stap 3 van 4, hier kan je de structuur van de draaitabel wijzigen door velden toe te voegen, te verwijderen of te verplaatsen
als je de gewenste wijzigingen hebt aangebracht klik je op ‘Voltooien’

Ook in het werkblad zelf kan je wijzigingen in de structuur aanbrengen :

-sleep bvb de veldknop ‘Verkoper’ naar het Pagina-gebied juist onder de knop ‘Jaar’

Je ziet het resultaat hierboven

terug slepen naar het pagina-veld hersteld de originele draaitabel

Je kan rijvelden makkelijk toevoegen :

klik op de ‘wizard-draaitabel’
je komt op stap 3 van 4 in de wizard-draaitabel
sleep bvb ‘maand’ boven ‘produkt’ in het gebied ‘RIJ’
klik op ‘voltooien’

Je ziet de maanden zijn toegevoegd

Als je in een draaitabel bepaalde onderdelen wil verbergen dan selecteer je het veldnaam van de velden die je wil verbergen,

klik op de knop ‘Draaitabelveld’ en in het dialoogvenster kies je in het vak ‘Onderdelen verbergen’ (Hide items) de gewenste items en klik op OK

We hebben hier de privincie Antwerpen verborgen

Om ze terug zichtbaar te maken herhaal je de bewerking

Om de notatie van getallen aan te passen

selecteer je een gegevenscel
klik op de knop ‘Draaitabelveld’
in het dialoogvenster kies je de opdrachtknop ‘Getal’ (Number)

in categorie van het dialoogvenster ‘Celeigenschappen’ kies je bvb de valuta-notatie
klik op Ok
klik nogmaals op Ok

de valuta-notatie wordt toegepast

Percentage weergave

selecteer een gegevenscel
klik op de knop ‘Draaitabelveld’
klik op de opdrachtknop ‘Opties’
in het keuzevak ‘Gegevens weergeven als’ (Show data as) klik je op het pijltje
kies bvb ‘% van rij’

klik op OK

Resultaat :

Als deze weergave je niet bevalt kan je steeds de laatste handelingen ongedaan maken

Eindtotalen verbergen

selecteer een gegevenscel
klik op de knop ‘Wizard draaitabel’
je komt in stap 3 van 4
klik op ‘Volgende’
klik op ‘Opties’
schakel je het vakje ‘Eindtotalen voor kolommen’ (Grand totals for columns) en ‘Eindtotalen voor rijen’ (Grand totals for rows) uit

klik op OK
klik op ‘Voltooien’

Helemaal onderaan de lijst zie je dat ook de eindtotalen voor rijen zijn verdwenen.

Wens je later de totalen terug te zien, dan herhaal je bovenstaande stappen en schakelt het vinkje in ‘Eindtotalen voor rijen’ en ‘Eindtotalen voor kolommen’ weer aan.

Gegevens in een draaitabel groeperen

selecteer de maanden jan., feb. en maart
klik in de werkblak ‘Opvragen en draaien’ (Pivot table) op de knop ‘Groeperen’
er wordt een nieuw onderdeel gemaakt dat ‘groep1’ wordt genoemd
we herhalen dit voor elke 3-maand (apr.,mei,juni en juli,aug.,sept., en okt.,nov.,dec.)

nu geven we de groepen een nieuwe naam :

selecteer de groep
plaats de cursor in de formule-balk en typ een nieuwe naam : kwartaal 1
herhaal dit voor alle groepen

Ook de veldnaam kan je wijzigen op dezelfde wijze

Sorteren van kolomvelden en rijvelden in een draaitabel

selecteer de kolomregel ‘provincie’
klik op de werkblak-knop ‘Oplopend en aflopend sorteren’

Je merkt dat in een kolomveld het sorteren van links naar rechts gebeurd, sorteer je de kwartalen dan zal dit van boven naar onder gebeuren

Opmaak van een draaitabelrapport

selecteer een willekeurige cel
kies in het menu ‘Opmaak’ (Format) de ‘Automatische opmaak’ (AutoFormat)
kies een opmaakprofiel dat je bevalt
klik op Ok

De gekozen opmaak wordt toegepast
Je kan uiteraard ook zelf een eigen opmaak aanbrengen.

Draaitabellen op basis van samenvoegtabellen

in onze werkmap vinden we vier werkbladen die we in één enkel draaitabel zullen samenvoegen :

in het menu ‘Data’ kies je de optie ‘Draaitabel’ (Pivot table)
kies de optie ‘Meervoudige samenvoegingsbereik’ (Multiple consolidation ranges) als bron voor je draaitabel
klik op ‘Volgende’
in stap 2A van 4 zie je dat gegevens met identieke labels samengevoegd worden
kies hier voor 1-paginaveld
druk op volgende
in stap 2B van 4 moet je de werkbladbereiken aanduiden :
in het eerste werkblad ‘Antw.’95’ selecteer je het bereik (A2 t/m E5)
opgelet de totalen worden NIET in het bereik opgenomen
klik in de Wizard op de knop ‘Toevoegen’ (Add)
kies het volgende werkblad ‘Limb’95 en selecteer het bereik (A2 t/m E5)
klik in de Wizard op de knop ‘Toevoegen’
herhaal deze ook voor de werkbladen ‘Antw.’96’ en ‘Limb.’96’
klik op de knop ‘Volgende’
stap 3 van de Wizard wordt getoond
de indeling is automatisch weergegeven
klik op ‘Volgende’
stap 4 wordt getoond
het vak ‘Begincel van de draaitabel’ maken we weer leeg
geef een beschrijving in het vak ‘Draaitabel’
klik op ‘Voltooien’
de draaitabel wordt getoond

Gegevens vernieuwen en grafieken toevoegen

Als de brongegevens van een draaitabel gewijzigd zijn en je wil de wijzigingen opnemen dan moet je telkens de draaitabel ‘Vernieuwen’ :

In je werkmap ‘ Verkoop 97 98’ verander je de “LapTop” in “Printer”. (bewerken- zoeken- verander) (edit – find – replace)
open het werkblad ‘Draaitabel’, je ziet dat de wijzigingen nog niet zijn doorgevoerd
maak de werkbalk ‘Opvragen en draaien’ terug zichtbaar

plaats de cursor in een willekeurige gegevenscel
klik op de knop ‘Gegevens vernieuwen’
de gegevens in de draaitabel worden vernieuwd

Ook van draaitabellen kan je grafieken maken

selecteer het bereik
druk op de knop ‘Wizard-grafieken’
je kan de grafiek stap voor stap maken
klik op ‘Voltooien’

Formidabel U hebt Les 14 voltooid START VOLGENDE LES

Les 14

Office 97 - Excel