Het gebruik van gefilterde lijsten

Lijsten filteren

je kan allerlei bewerkingen uitvoeren met gefilterde lijsten
Je wenst bvb een lijst met schermen verkocht in het jaar 1994 af te drukken

• plaats de cursor in een willekeurige cel op de lijst
• kies in het ‘Data’ menu de optie ‘filter’ – ‘automatisch filteren’ (Autofilter)
  de pijltjes verschijnen naast de veldnamen
• kies in de kolom ‘Product’ – ‘Scherm’
• en kies 1998 in de kolom ‘Jaar’

Ook in het afdrukvoorbeeld kun je zien dat enkel de gefilterde gegevens zullen worden afgedrukt.

• klik op de knop ‘AUTOSOM’

• klik op Enter en enkel het totaal van de gefilterde gegevens wordt gemaakt
• zodra je de automatische filter terug afzet zal in D21 het totaal aangepast worden.

Het sorteren van een gefilterde lijst op basis van de inhoud van een kolom of rij:

• zet de cursor in de kolom ‘Stuks’ en klik op de knop ‘Oplopend sorteren’
• meteen is de ganse lijst gesorteerd op basis van de inhoud van de kolom ‘Stuks’

Sorteren op meerdere kolommen

• plaats de cursor ergens in de lijst
• kies in het menu ‘Data ‘ de optie ‘Sorteren’ (Sort)
• er verschijnt een dialoogvenster waarin je drie verschillende sorteringen kan opgeven
• vul de verschillende sorteringen in
• klik op Ok en de sortering wordt uitgevoerd

Werk je met erg grote lijsten is het handig om deze lijsten een naam te geven

• selecteer de ganse lijst en geef links-bovenaan in het naamvak een naam aan de lijst

Als je nu in het naamvak de naam van een lijst kiest wordt de ganse lijst geselecteerd

Het beheren van lijsten met een database functies

VOORBEELD PRODUCTENLIJST

Een lijst of database kan je beheren met Database functies
In kolom M3 willen we de gemiddelde verkoop van de verkoper Janssens berekenen:

• -de aktie titel staat reeds ingevuld
• -in het bereik L2 tot L3 wordt het criteriumbereik ingevuld
  • veldnaam : verkoper
  • criterium : Janssens
• -in M3 bereken je het gemiddelde
• -klik op de knop ‘Wizard functies’
• -en in stap 1 van 2 de functiecategorie ‘Database’
• -als functie-naam kies je ‘dbgemiddelde’
• -klik op OK
• -in stap 2 van 2 vul je het volledige bereik in dat als database is gedefinieerd
• -aangezien dit database-bereik de naam Producten kreeg kan je hier ook de naam invullen
• -druk op de tabtoets
• -hier vul je het veld in dat moet gebruikt worden in de functie
• -hier dus het veld D1 (verkoop)
• -druk op de tabtoets
• -het criterium waarvoor de functie wordt berekend is in dit geval L2 t/m L3
• -klik op OK
• -In de cel M3 is de gemiddelde Verkoop van verkoper Janssens berekent

• als je de naam van een ander verkoper in typt dan zal ook het gemiddelde aangepast worden

Je kan waarden in een lijst in een ander werkblad opzoeken met behulp van de functie vertikaal en horizontaal zoeken (look-up functie).

!! Maak eerst een werkblad aan met de verschillende artikelen en prijzen indien dit nog niet is gebeurd.

Vb vertikaal zoeken :
Bij het intypen van de productnaam in cel L12 wil ik dat automatisch de prijs per stuk wordt ingevuld in cel M8

• plaats de cursor in cel M12
• druk op de knop ‘Wizard functies’
• in het vak functiecategorie kies je ‘Zoeken en verwijzen’ (Lookup and Reference)
• in het vak functienaam kies je ‘Vertikaal zoeken’ (Vlookup)
• klik op ‘Volgende’
• in stap twee van twee plaats je de cursor in het vak ‘Zoekwaarde’ (Lookup_Value)
• en hier moet je de cel invullen van waaruit de vergelijking zal gebeuren – L12
• ga met de tabtoets naar het vak tabelmatrix
• geef hier de volledige gegevenslijst in

• -klik dus op het werkblad ‘prijslijst’
• -selecteer A2 t/m B9
• -belangrijk is dat de eerste kolom waarin moet gezocht worden oplopend gesorteerd is
• -druk op tabtoets
• -in het vak kolomindexgetal vul je het kolomnummer in waarvan de waarde moet weergegeven worden, in dit geval kolom 2 waarin de prijs per stuk is opgenomen.
• -klik op voltooien
• -in cel M8 staat voorlopig nog een foutmelding omdat in cel L8 nog geen productnaam is ingegeven.

zodra je hierin een productnaam in geeft verschijnt er automatisch een prijs per stuk

-in de formulebalk kan je de functie nakijken
-als je relatieve celverwijzing voor de tabelmatrix wijzigt in een absolute cel door het toevoegen van $-tekens,
kan je de functie naar onder kopiëren en zodra je in de zoekcel nieuwe productnamen intypt zal de juiste prijs per stuk worden opgezocht

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats