Lijst VERT.ZOEKEN

Nu we weten hoe we een validatielijst instellen, is het een kleine moeite Excel de overige cellen met gegevens van onze klant te laten invullen.

Dit doen we door middel van de functie verticaal zoeken, of VERT.ZOEKEN wanneer we in functiecode spreken.

Het eerste wat we doen is het bereik, waarin Excel moet gaan zoeken, een naam geven.

Het is altijd makkelijker te spreken tegen iets wat een naam heeft, nietwaar.

Kies hiervoor het werkblad “klanten” (1), selecteer alle kolommen waaruit je gegevens wil halen (2), dat is in dit geval kolom A tot en met Kolom E, en geef dit bereik de naam “klant” (3) in het naamvak.
Waarom kies ik hele kolommen?
Juist, dan kan ik later, wanneer het nodig is, nog steeds klanten toevoegen, en hoef ik voor de rest niks te wijzigen.

Nu selecteer je terug het werkblad “factuur”, en je kiest de cel waar je het adres wenst (1).
Typ het is gelijk aan teken (=) en typ v e r t (zonder spaties natuurlijk).
Excel 2007 en 2010 geeft je onmiddellijk de mogelijke functies weer in een lijstje (2).
(Bij vorige versies typ je gewoon verder.)
Dubbelklik de functie “VERT.ZOEKEN” (3).

Dit plaatst de functie =VERT.ZOEKEN in de cel, en opent de haakjes waar je vier waarden moet ingeven.

De eerste is de zoekwaarde. Dat is de waarde waar Excel naar op zoek moet gaan.
Dit is denk ik duidelijk, dat is de bovenliggende cel, de cel met de naam van de klant. D5 dus.
Je kunt deze cel selecteren, of intypen.
Klik daarna de puntkomma-toets op je toetsenbord (;).

Vervolgens moeten we de tabelmatrix ingeven. Dit is de tabel waar hij de informatie moet gaan halen.
Omdat we in het begin van deze les, deze tabel een naam hadden gegeven, moet je enkel de F3 toets op je toetsenbord klikken, en Excel opent een lijstje met alle bereiknamen gebruikt in je spreadsheet.
Selecteer de bereiknaam, en klik ok.

Klik opnieuw de puntkomma-toets op je toetsenbord (;), en vervolgens moet je de kolom intypen waar in het bereik, Excel deze informatie moet gaan vinden.
Dit was de tweede kolom, de kolom met het adres, dus typ je 2, gevolgd door een puntkomma (;).
En als laatste waarde moeten we ingeven of het al dan niet een exacte overeenkomst moet zijn.
In dit geval moet het uiteraard een exacte overeenkomst zijn.
Voor een exacte overeenkomst typ je een nul (0). Mocht dit niet zo moeten zijn typ je één (1).

Klik de Entertoets op je toetsenbord, en je zult zien dat wanneer je een klant kiest in het lijstje, het adres automatisch zal worden aangepast.

Wat we nu nog moeten doen is deze formule toepassen op de onderstaande cellen, zodat ook deze worden aangepast wanneer we een klant kiezen.

De vlugste manier is deze te kopiëren.

Het eerste wat je moet doen is van de celverwijzing D5 in de formule, een absolute celverwijzing maken. Dit moet steeds dezelfde cel blijven dus maken we hiervan $D$5

Vervolgens klik en sleep je de vulgreep naar onder.

Dit geeft voor elke cel hetzelfde resultaat.
Logisch, want hij gaat steeds de waarde vinden uit de tweede kolom.

Dus wat je nu nog hoeft te doen, is de waarde voor de kolomindex voor elke cel te wijzigen.
Zo zal deze voor de “postcode” 3 worden. (A)
Voor de “gemeente” 4. (B)
En voor het “BTWnr” 5. (C)

Ben je klaar, dan test je alles maar eens uit.

In het voorbeeldfactuur staat het postnummer en de gemeente onder elkaar, wat niet erg ordelijk is. Maar in de voorbeeldbestanden die je kunt downloaden, heb ik nog een gemaakt waar deze netjes naast elkaar staan.

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats