Prefacio

Antes de empezar, me gustaría señalar que este curso no está destinado a quienes empezaron por primera vez a trabajar con Excel. Para ellos escribí otros cursos.
Así que si nunca oíste hablar de una fórmula o de una macro, que hacen y como se utilizan, primero lee los cursos básicos de Excel.

En segundo lugar, este curso fue creado con Excel 2010, pero también puede ser utilizado por los usuarios de Excel 2007 e incluso por los usuarios de las versiones 2003, 2002 y 2000.
Si logro recordar donde se encuentran las opciones en Excel 2003 y versiones anteriores, no voy a dejar de mencionarlo. Si se me olvida, deberás encontrarlas por ti mismo.

Validación de datos

Usamos la “Validación de datos” para que los datos introducidos en las celdas, esten debidamente completados.

En Excel 2007 y 2010 nos encontramos con la “Validación de datos” (1) bajo la pestaña “Datos”.
En todas las versiones anteriores, nos encontramos con esta opción en el menú “Datos”, y luego en “Validar …” (2).

Al hacer clic en este botón, la validación, se aplicará a todas las celdas seleccionadas.
Así que si seleccionaste muchas, toda una fila o una columna, la validación se utilizará en todas las celdas que esten seleccionadas actualmente.

Lista de validación

Veamos primero lo que hice para ti.
Tengo una hoja de cálculo con dos fichas.

La ficha “Factura”, que incluye una factura, muestra todos los datos de los clientes, además de una descripción y el precio del servicio.
Hasta aquí nada muy especial, una factura normal y corriente.

También tengo la ficha “clientes” que contiene una lista con todos nuestros clientes, sus direcciones y su número de IVA.

La intención es que cambiemos el nombre del cliente, y podamos elegir el resto de sus datos como la dirección, el código postal y todo lo demás a través de la “Validación de datos” y de esta manera automáticamente se llene la “columna vertical”.
Difícil?

No, en absoluto, si sabes como hacer esto.

Lo primero que hacemos es listar el conjunto de validaciones.
Primero, selecciona la celda donde deseas recibir la lista (1).
Haz clic en la pestaña “Validación de datos” (2).
Selecciona “Lista” en la opción “Permitir” (3).
Ahora tienes dos opciones.
Sólo tienes que escribir una lista en el “Origen”, donde se listarán todos los datos separados por un punto y coma.
O bien, obtener esta lista de una tabla en algún lugar de la hoja de cálculo.

Tengo una lista en la ficha “Clientes”, así que elige la segunda opción y haz clic en el botón “Retirar” (4), junto a la opción “Origen”.

Abre la hoja de “Clientes” y selecciona toda la columna A (1).
¿Por qué una columna entera? Porque más adelante se pueden agregar más clientes sin tener que cambiar nada en la validación de datos.
Si no deseas hacer esto, está bien, puedes seleccionar sólo los nombres de tus clientes.
Haz clic en el botón “Abrir” (2).

Esto nos trae de vuelta a “Validación de datos” donde puedes ver que la fuente está ya llena (1).
Haz clic en el botón OK (2).

Si volvemos ahora a la hoja “Factura”, verás que la lista se añade cuidadosamente en el campo “nombre”, con una flecha hacia abajo (1).

En la próxima lección, veremos cómo los otros campos de “Clientes” se llenan de forma automática.

Cursos

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats