14. Maneras diferentes de compartir “Block de Notas” en “OneNote”

Cuando los colegas escriben notas en un grupo, es un proceso colaborativo. “OneNote” es una herramienta de colaboración, donde puede hacer mucho más que enviar páginas de block de notas estáticas por correo electrónico.Dependiendo de la naturaleza de su trabajo, puede utilizar “OneNote” junto con otros individuos durante las sesiones de bosquejo. Puede utilizar páginas del “Block de Notas” y la pizarra virtual. También puede establecer “Block de Notas” compartidos en los que cualquiera puede observar, agregar y editar información.

 

En otros programas, los archivos están bloqueados, para que sólo una persona puede editarlos a la vez. Pero en “OneNote” 2010, los “Block de Notas” compartidos son accesibles para múltiples autores de manera simultánea. Cuando alguien edita las “Páginas” o “Secciones” de un “Block de Notas” compartido, los cambios se sincronizan automáticamente para que el “Block de Notas” siempre esté actualizado.

 

Además, se almacena una copia de notas separada en cada usuario de la computadora. De esta manera, los participantes pueden editar sus notas de manera local, en el “Block de Notas” compartido, incluso cuando no están disponibles temporalmente para conectarse con la red. La próxima vez que se conecten al “Block de Notas” compartido, los cambios se harán automáticamente mezclados con los cambios realizados por todos los demás participantes.

 

14.1. Crear un nuevo “Block de Notas” compartido.

Haga clic en la pestaña “Archivo” y seleccione “Nuevo”.

En la pestaña “Almacenar Block de Notas” se puede elegir una opción dependiendo del lugar donde desea almacenar el nuevo “Block de Notas”:

Haga clic en “Web” si desea accesar a su “Block de Notas” desde cualquier computadora a través de un explorador web. Debe iniciar sesión o registrarse para crear una cuenta y luego puede especificar si sólo usted puede accesar al “Block de Notas” o si otras personas también pueden hacerlo.
Haga clic en “Red” si desea compartir el “Block de Notas” con otras personas de la misma red o a través del sitio SharePoint.
Puede crear un título descriptivo para el tema del nuevo “Block de Notas” y colocarlo en el campo debajo de “Nombre”.
Puede especificar uno de los siguientes en el campo“Ubicación de la Red”:
Si va a compartir el “Block de Notas” con otros, seleccione una carpeta compartida, que sea accesible para otros.

También puede colocar el directorio completo de un archivo compartido en la red o trace la dirección de unidad de red. Puede especificar la dirección completa de una biblioteca de documentos de SharePoint, donde desea crear el “Libro de Notas” compartido. Si está disponible, puede incluso especificar una de las ubicaciones de SharePoint recientemente utilizadas. Recuerde que el “Block de Notas” está abierto a cualquiera que tenga permisos de acceso a esta ubicación de red o al sitio de SharePoint.

Haga clic en el botón “Crear Block de Notas” para crear un “Block de Notas”.

Aparecerá el siguiente mensaje:

Si hace clic en “Enviar un vínculo por correo electrónico”, se abrirá Outlook.

 

14.2. Compartir un “Block de Notas” existente:

En el menú “Archivo”, haga clic en “Compartir”.
Puede especificar, debajo de la opción “Seleccionar Block de Notas” , un “Block de Notas” existente que desee compartir con otras personas o en las computadoras que utiliza.

Debajo de la pestaña “Compartir en”, seleccione el área donde desea compartir el “Block de Notas”:

Con un link a Outlook, puede enviar correos electrónicos a las personas para que puedan acceder al “Block de Notas”.
Nota:
Si la ubicación de red que desea utilizar no está disponible, asegúrese de que esté conectado a la red. Revise si tiene los permisos requeridos antes de tratar de almacenar y usar los “Blocks de Notas” en esas ubicaciones.

Nota: Los recipientes del mesaje de correo electrónico que no tengan permisos para acceder a la ubicación del “Block de Notas”, no podrán utilizar el “Block de Notas” compartido. El vínculo en el correo electrónico se refiere a la ubicación y no ofrece acceso automático.

Si no desea compartir el “Block de Notas” con otros, pero desea utilizarlo en múltiples computadoras, puede enviar un mensaje de correo electrónico basado en web a su propia cuenta. De esta manera, puede abrir fácilmente el “Block de Notas” compartido desde otra computadora.

 

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