De map Contactpersonen

De map Contactpersonen in Outlook kan je vergelijken met een adresboek.
Je kan het zowel zakelijk als privé gebruiken. Het helpt je al je gegevens over bepaalde firma’s of personen te organiseren.
Eénmaal je de gegevens hebt ingegeven over een bepaalde contactpersoon, heb je de mogelijkheid deze te e-mailen, te bellen, of een brief te schrijven.
In Outlook 2003 klikken we de tab “Contactpersonen” in het navigatiepaneel, en in Outlook 2000 en XP in de Outlookbalk.

Standaard zal Outlook de “adreskaartjesweergave” kiezen om de verschillende Contactpersonen weer te geven.
Klikken in de menubalk op “Beeld” – “Huidige weergave”, laat ons toe de weergave van de contactpersonen aan te passen.

Wanneer we meer en meer contactpersonen toevoegen aan onze lijst, zullen we deze niet allen meer kunnen zien op ons scherm.
Dan kunnen we gebruik maken van de scrollbalken of, nog makkelijker, we maken gebruik van de “alfabetknoppen” aan de rechterzijde van het Outlookvenster.

Weergave wijzigen

We kunnen de weergave van de folder contactpersonen wijzigen, zoals ik hierboven reeds heb aangehaald.
Maar we kunnen nog meer, we kunnen de weergave aanpassen volgens onze eigen voorkeur.
We kiezen hiervoor “Beeld” – “Huidige weergave” – “Weergave bepalen” in de menubalk.
Voor de versie 2003 kies je “Beeld” – “Schikken Volgens” – “Huidige weergave” – “Weergave bepalen”.

Dit opent het dialoogvenster “Weergaven bepalen voor Contactpersonen”.

Klikken op de knop “Nieuw” kunnen we een nieuwe weergave aanmaken.
We geven onze weergave een naam, kiezen een type weergave, en bepalen door wie deze kan worden gebruikt.
Klik op OK wanneer je deze gegevens hebt ingesteld.
Dit brengt ons in het volgende dialoogvenster.
Afhankelijk van het type dat we hebben gekozen in het vorige dialoogvenster, kunnen bepaalde knoppen in dit dialoogvenster niet beschikbaar zijn.
Bijvoorbeeld, de knop “Groeperen op…” zal niet beschikbaar zijn wanneer we hebben gekozen voor het type “Kaart”.
Door te klikken op de knop “Velden”, bepalen we de velden die we willen toevoegen of verwijderen uit ons adreskaartje.

Links staan de velden die beschikbaar zijn, rechts de velden die worden weergegeven.
Selecteer een veldnaam in een kolom, en klik op toevoegen of verwijderen, afhankelijk van wat je juist wil.
Met de knoppen “Omhoog” en “Omlaag” kunnen we de volgorde bepalen van de velden.
Klik op OK wanneer je tevreden bent.

Dit brengt ons terug in het vorige dialoogvenster, waar we onze adressen ook nog kunnen sorteren door op de knop “Sorteren” te klikken.
In het Sorteren dialoogvenster kunnen we sorteren op maximum vier verschillende velden, aflopend of oplopend.
Klik op Ok wanneer je tevreden bent.
We kunnen ook nog filteren, het lettertype en grootte bepalen, en de opmaak bepalen.
Deze moet je maar ’s uitproberen.
Klik op OK wanneer je tevreden bent met al je instellingen.
Eénmaal een nieuwe is aangemaakt, wordt deze toegevoegd aan de lijst:

Klikken op de knop “Wijzigen” kunnen we een bestaande weergave wijzigen.
Dat lijkt me nogal duidelijk.

Om een weergave te verwijderen, selecteren we de weergave in het dialoogvenster “Weergaven bepalen voor Contactpersonen”, en klikken op de knop “Verwijderen”.

Contactpersonen aanmaken

Om een nieuwe contactpersoon aan te maken moeten we ons in de folder “Contactpersonen” bevinden.
Klik “Nieuw” in de standaard werkbalk.

Dit opent het venster “Contactpersoon”.
De lay-out van dit venster zal, afhankelijk van de versie van Outlook die je gebruikt, verschillend zijn.
Versie XP en 2000:

Versie 2003

Maar alle mogelijkheden in de versie 2003 vindt je ook in de versies 2000 en XP.
Het enige verschil tussen de versies is dat je voor elk vak in de versie 2003 een knop hebt, en in de versies 2000 en XP je eerst moet klikken in het vak, met uitzondering van vak “Volledige naam” en “Adres”, voordat er een knop verschijnt.
Klikken op deze knop geeft een nieuw venstertje weer, waar we de gegevens van de contactpersoon invullen per vak.
In de versie 2003 kan je ook een foto toevoegen van je contactpersoon.

In het dialoogvenster “Contactpersoon” hebben we dus 5 tabbladen, het eerste “Algemeen” hebben we hierboven gezien.
In het tweede tabblad “Details” kunnen we de gegevens van de contactpersoon iets meer specifiëren.
Het derde tabblad “Activiteiten” geeft de activiteiten weer, die we met deze contactpersoon hebben gehad. Deze activiteiten moeten dan uiteraard wel vermeld staan in het logboek.
Meer over het Logboek zien we in een latere les.
Het vierde tabblad “Certificaten” gebruiken we om gecodeerde email te verzenden.
En het vijfde tabblad “Alle velden” is enkel een andere manier om je velden in te vullen. Je kan hier ook, indien je dit nodig acht, velden toevoegen.
Wanneer je alle informatie hebt ingegeven, klik je op de knop “Opslaan en sluiten” in de werkbalk bovenaan het venster “Contactpersoon”.
Mocht je er meerdere willen ingeven klik je de knop “Opslaan en nieuw” in de werkbalk.

Contactpersonen bewerken

Om de gegevens van een contactpersoon te wijzigen, dubbelklik je de persoon in de “Contactpersonen map”.
Dit opent het dialoogvenster “Contactpersoon” waar je de wijzigingen kunt aanbrengen.
Eénmaal de wijzigingen zijn aangebracht moet je wel op de knop “Opslaan en sluiten” in de werkbalk klikken.

Contactpersonen selecteren

Om een contactpersoon te selecteren klikken we éénmaal op de persoon, om meerdere naast elkaar liggende contacten te selecteren klikken we de eerste contactpersoon, houden de Shifttoets op ons toetsenbord ingedrukt, en klikken de laatste persoon.
Om meerdere niet naast elkaar liggende personen te selecteren klikken we de eerste persoon, houden de Ctrl-knop op ons toetsenbord ingedrukt en klikken op de volgende personen.

Contactpersonen verwijderen

Wanneer je een contactpersoon wil verwijderen, selecteer je de contactpersoon in de lijst, en druk je de Deletetoets op je toetsenbord.
Heb je je vergist, en wil je deze persoon helemaal niet verwijderen, klik je op “Bewerken” – “Ongedaan maken verwijderen” in de menubalk.

Contactpersonen uitprinten

Om contactpersonen uit te printen klikken we op de knop “Afdrukken” in de standaard werkbalk, of kiezen Bestand – Afdrukken in de menubalk.
Zijn er geen contactpersonen geselecteerd zal Outlook alle contacten afdrukken, wens je echter slechts een geselecteerd aantal contacten te printen, selecteer je eerst de contactpersonen zoals je hierboven hebt gezien, en klik dan pas op de knop “Afdrukken”.
In het dialoogvenster “Afdrukken” geven we de printer in, de stijl, het aantal pagina’s, het aantal exemplaren, en het afdrukbereik (allen of alleen de geselecteerde) in.

Ik denk dat dit wel duidelijk is, en geen verdere uitleg hoeft.

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats