Het Agenda venster

Voor Outlook 2000 en XP

The “Excel” program

In onze agenda plaatsen we al onze afspraken, vergaderingen en gebeurtenissen, zoals we zouden doen in een gewone papieren agenda.
We openen onze kalender door te klikken in het navigatiepaneel op Agenda, voor de versies 2003, voor de versies 2000 en XP vinden we deze terug in de Outlookbalk.

Agenda weergaves

In de standaard werkbalk van onze agenda vinden we vier knoppen om de weergave van onze kalender te bepalen.
Deze zijn: Dag, Werkweek, Week en Maand.

Wanneer we gebruik maken van Outlook 2003 kunnen we de weergave ook wijzigen wanneer we kiezen voor “Beeld” – “Rangschikken op” – “Huidige weergave” in de menubalk, en een weergave te selecteren in de drop-downmenu.
Voor de versies 2000 en XP klikken we hiervoor op “Beeld” – “Huidige weergave” in de menubalk, en kiezen een weergave de drop-downmenu.
De “Dag”-weergave geeft ons de meest gedetailleerde lijst van activiteiten voor die bepaalde dag.
Het geeft ons een lijst van afspraken, vergaderingen en een lijst van de taken die we op die dag moeten volbrengen.
Het is de standaardweergave van Outlook.

Navigeren in onze Agenda

Om een bepaalde dag te selecteren in onze agenda maken we gebruik van de kalender.
We kunnen klikken op de knoppen vorige of volgende, om te navigeren naar de maand die we wensen.
We kunnen klikken op de maandnaam van de agenda, om een maand te selecteren.
En we kunnen een dag klikken uit de kalender zelf.

We kunnen ook navigeren naar een specifieke datum door gebruik te maken van het dialoogvenster “Ga naar datum”.

Om dit te openen in de veries 2000 en XP, kies je “Beeld” – “Ga naar” – “Ga naar datum” in de menubalk.
Voor de versie 2003 kies je “Ga naar” – “Ga naar datum” in de menubalk.
Je kan een datum kiezen door te klikken op het zwarte pijltje, en je kan een datum kiezen door de datum te typen in het vak “Datum:”.
Je kan eventueel nog het weergavetype kiezen in het vak “”Weergeven in:”.
Klik op OK.
Wens je terug te keren naar de dag van vandaag, klik je in de standaard werkbalk van onze agenda op “Vandaag”.
Of je kiest “Ga naar” – “Vandaag”, in de menubalk voor Outlook 2003.
Voor Outlook 2000 en XP kies je “Beeld” – “Ga naar” – “Vandaag” in de menubalk.

Afspraken, vergaderingen en gebeurtenissen

In onze agenda kunnen we drie types van items ingeven:
1. Afspraken (bvb afspraak met de dokter of kapper)
2. Vergaderingen (bvb een vergadering met alle verkopers van de firma)
3. Evenementen (bvb een verjaardag)
Het verschil tussen een afspraak en een evenement is dat een evenement minstens 24 uur duurt, en een afspraak meestal niet.
Je kan elk van deze types instellen door te klikken op “Beeld” – “Nieuw” in de menubalk, en te kiezen voor “Afspraak” (voor een afspraak of evenement), of “Vergaderverzoek”.
Voor een afspraak en evenement gebruiken we hetzelfde venster.

Een snelle manier om een evenement toe te voegen is door te klikken op het grijze gedeelte bovenaan de agenda.
Of, voor een afspraak, door te dubbelklikken op het uur wanneer je de afspraak wenst in te voegen.

Agenda objecten selecteren

In onze agenda moeten we de items die we hebben aangemaakt kunnen selecteren om deze te kunnen aanpassen of verwijderen.
Om dit te doen klikken we het item, en kiezen “Bewerken” – “Verwijderen” uit de menubalk.
Of, indien we wijzigingen willen aanbrengen, dubbelklikken we het item.

Afspraken plaatsen

Wil je een afspraak programmeren, openen we de folder “Afspraken”, en klikken de knop “Nieuw” in de standaard werkbalk.
Of we kiezen voor “Acties” – “Nieuwe afspraak” in de menubalk.
Dit opent het venster “Afspraak”:

We geven respectievelijk een onderwerp, een plaats, een begintijd, en een eindtijd in voor onze afspraak.
In de versies 2003 en XP kunnen we een label (kleur) ingeven, om deze extra attentie te geven.
We kunnen een “Herinneringsignaal” ingeven door het vakje voor “Herinnering” aan te vinken, en een tijd in te stellen zodat Outlook ons op de hoogte houd van onze afspraak.
Indien je dit niet wenst, klik je nogmaals op dit vakje om het te “de-selecteren”.

Om te specifiëren hoe we onze afspraak willen weergeven aan anderen die ons eventueel willen uitnodigen op een vergadering, klikken we het zwarte pijltje naast “Tijd weergeven als”, en maken een keuze uit het drop-downmenu.

In het tekstvak onderaan kunnen we eventueel nog extra notities ingeven.
Klik de knop “Contactpersonen” om onze afspraak te associëren met één van onze contactpersonen.
Klik de knop “Categorieën” om onze afspraak te associëren met één van onze categorieën.
Heb je iemand die is ingesteld als afgevaardigde voor je e-mailaccount, en je hebt hem ook toegang gegeven tot je agenda, maar wil niet dat hij deze afspraak ziet, vink je het vakje “Privé” aan.

Klik “Opslaan en sluiten” in de standaard werkbalk wanneer je al je instellingen hebt ingegeven.

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats