Vergadering plannen

Outlook kan je ook helpen met het plannen van je vergaderingen, door het versturen van e-mails naar de verschillende genodigden.
De genodigden kunnen antwoorden, door te klikken op een knop, of ze al dan niet zullen deelnemen aan deze vergadering.
Het antwoord wordt dan opgenomen in Outlook.
Je kan dan, door te dubbelklikken op de vergadering, hun antwoorden zien.

Om een vergadering te plannen, openen we de folder “Agenda”, en selecteren we “Acties” – “Vergadering plannen”, in de menubalk.
Het dialoogvenster “Vergadering plannen” opent:

In dit dialoogvenster geven we de e-mailadressen in van de personen die we willen uitnodigen voor onze vergadering.
We kunnen deze manueel ingeven in het vak “Klik hier en typ een naam”.
Of we kunnen klikken op de knop “Toevoegen” en deze selecteren uit onze map “Contactpersonen”.

Selecteer de naam, en klik voor de knop “Vereist->”, “Optioneel->” of “Resources->” , afhankelijk wat deze persoon betekent voor deze vergadering.
Diegene die de vergadering organiseert staat altijd in het vak van de vereiste personen.
Klik OK wanneer je klaar bent.
De genodigden verschijnen in de lijst:

Links in het dialoogvenster verschijnen de genodigden.
Je ziet ook de afspraken verschijnen die genodigden hebben.
Je ziet ook, aan de opvulkleur, wanneer deze persoon “Bezet” is.
Uiteraard moeten deze genodigden, of althans de afspraken van deze genodigden, zijn opgenomen in ons kalendersysteem van Outlook.
Je kan de vergadering dan eventueel uitstellen naar een ander uur of een andere dag, door te klikken op de pijltjes “Begin van de vergadering” en “Einde van de vergadering” .

Klik op de knop “Vergadering beleggen”.
In het volgende dialoogvenster dat opent, geven we nog een onderwerp in, een locatie, eventueel nog wat informatie etc….
Klik op de knop “Verzenden” wanneer je al je instellingen hebt ingegeven.

Reageren op een verzoek

Ben je uitgenodigd aan een vergadering deel te nemen, wordt er verwacht van jou dat je hierop reageert.
Dubbelklik het bericht dat je hebt ontvangen en kies voor Accepteren, Weigeren of een nieuw tijdstip voorstellen etc…

Kies je voor “Accepteren” zal de vergadering worden toegevoegd aan je agenda.
Kies je voor “Voorlopig” zal de vergadering ook worden toegevoegd aan je agenda.
Kies je voor “Weigeren” zal de organisator van de vergadering hiervan op de hoogte worden gebracht.
In de versies 2003 en XP heb je ook nog de mogelijkheid een nieuw tijdstip voor te stellen.
Eénmaal je jou keuze hebt gemaakt, verschijnt er een pop-upvenster. Je moet hier één van de opties kiezen alvorens je het antwoord kan doorsturen.
Maak je keuze en klik op OK.
De e-mail wordt nu automatisch uit je Postvak IN verwijderd, en de vergadering wordt automatisch in je agenda geplaatst.

Controleren op antwoorden

Wanneer jij de persoon bent die de vergadering hebt georganiseerd, kan jij controleren of er reeds genodigden hebben gereageerd.
Dubbelklik hiervoor op de vergadering in de map “Agenda”.
Kies het tabblad Controleren om de reacties van de mensen die u aan de vergadering hebt uitgenodigd, te bekijken.

Het plannen van een evenement

Om een evenement in te voegen kiezen we “Acties” – “Nieuw evenement dat de hele dag duurt” in de menubalk.
Dit opent het dialoogvenster “Evenement”:

Geef een onderwerp en een locatie in.

In de versies 2003 en XP kunnen we een label (kleur) kiezen voor ons evenement, en eventueel nog een categorie kiezen.
Klik op “Opslaan en sluiten” in de standaard werkbalk.

Terugkeerpatroon ingeven

Telkenmale we een afspraak, vergadering of evenement toevoegen aan onze kalender, hebben we de mogelijkheid een terugkeerpatroon in te geven.
Stel, je gaat elke week naar de kapper, dan kunnen we deze gebeurtenis laten herhalen.
Klik hiervoor de “Terugkeerpatroon”-knop in de standaard werkbalk van het evenement, vergadering of afspraak.

Dit opent het dialoogvenster “Terugkeerpatroon van afspraak”:

Ik denk dat dit wel duidelijk genoeg is.
Klik op Ok wanneer je tevreden bent met je instellingen.

Agenda uitprinten

Om onze agenda af te drukken klikken we de “Afdrukken”-knop in de standaard werkbalk, of kiezen voor “Bestand” – “Afdrukken” in de menubalk.

Kies een printer en een afdrukstijl.
Selecteer het aantal pagina’s, het aantal exemplaren, en het bereik
En kies of je al dan niet de privé-afspraken wil afprinten.
Klik op OK wanneer je tevreden bent met je instellingen.

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats