Programar una Reunión

Outlook también puede ayudarle a planear sus reuniones, enviando correos electrónicos a los distintos invitados.
Los invitados pueden responder haciendo clic en un botón, quieran o no participar en esta reunión.
La respuesta es ingresada en Outlook.
A continuación, puede ver sus respuestas haciendo doble clic sobre la reunión.

Para programar una reunión, abrimos la carpeta “Calendario” y seleccionamos “Acciones” – “Calendario de Reuniones” en la barra de menú.
Se abrirá el cuadro de diálogo “Calendario de Reuniones”:

En este diálogo, le damos las direcciones de correo electrónico de las personas que queremos invitar a nuestra reunión.
Podemos escribir manualmente en el cuadro “Haga clic aquí y escriba un nombre.”
O podemos hacer clic en el botón “Añadir” y seleccionar desde nuestra carpeta “Contactos”.

Seleccione el nombre, y haga clic en el botón “Requerido->”, “Opcional->” o “Recursos->” dependiendo de lo que esa persona hace para esta reunión.
Los que organizan la reunión están siempre en el cuadro de las personas requeridas.
Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.
Los invitados aparecen en la lista:

El cuadro de diálogo de la izquierda muestra los invitados.
También puede ver las citas de estos invitados que aparecen aquí.
También se puede ver, en la información, cuando esta persona está “ocupada”.
Obviamente, estas personas, o al menos los eventos de los invitados están incluidos en nuestro sistema de calendario de Outlook.
A continuación, puede posiblemente posponer la reunión para otra hora u otro día haciendo clic en las flechas “Al comienzo de la reunión” y “Fin de la reunión”.

Haga clic en el botón “solicitud de reunión”.
En el siguiente cuadro de diálogo que se abre, tenemos un tema, ubicación, etc, y puede tener algo más de información …
Haga clic en el botón “Enviar” cuando haya introducido todos los ajustes.

Responder a una solicitud

Si usted está invitado a participar en una reunión, se espera de usted responda.
Haga doble clic en el mensaje que ha recibido y seleccione aceptar, rechazar o proponer una nueva hora, etc ..

Si selecciona “Aceptar” de la reunión, que se añadirá a su agenda.
Si selecciona “provisional”, la reunión también se agregará a su calendario.
Si usted elige “Rechazo”, el organizador de la reunión será informado.
En las versiones 2003 y XP, también tienen la oportunidad de proponer una nueva hora.
Una vez que haya hecho su elección, aparece una ventana emergente. Aquí usted puede seleccionar una de las opciones para responder a la solicitud de reunión.
Haga su elección y haga clic en Aceptar.
El correo electrónico se elimina automáticamente de la Bandeja de entrada, y la reunión se agregará automáticamente a su agenda.

Revisar las respuestas

Si usted es la persona que ha organizado la reunión, se puede comprobar si los invitados han respondido.
Haga doble clic en la reunión de la “Agenda”.
Seleccione la ficha para ver las respuestas de las personas que ha invitado a la reunión.

Planificar un evento

Para insertar un evento, elija “Acciones” – “nuevo evento que dura todo el día” en la barra de menú.
Esto abre el cuadro de diálogo ‘Evento’:

Introduzca un asunto y una ubicación.

En las versiones 2003 y XP, se puede optar por una etiqueta (de color) para nuestro evento, y elija una categoría.
Haga clic en “Guardar y Cerrar” en la barra de herramientas estándar.

Introducir un evento recurrente

Cada vez que añadimos una cita, reunión o evento en nuestro calendario, tenemos la oportunidad de darle un patrón recurrente.
Supongamos que usted va a la peluquería todas las semanas, entonces podemos repetir este evento.
Simplemente haga clic en la “recurrencia” en la barra de herramientas estándar del evento, reunión o una cita.

Esto abre el cuadro de diálogo “Repetir cita”:

Esto es bastante claro.
Haga clic en Aceptar cuando esté satisfecho con su configuración.

Imprimir Calendario

Para imprimir nuestra agenda hacemos clic en el botón “Imprimir” en la barra de herramientas estándar, o elegir la opción “Archivo” – “Imprimir” en la barra de menú.

Elija una impresora y un estilo de impresión.
Seleccione el número de páginas, número de copias, y el rango.
Elija si desea o no imprimir las citas privadas.
Haga clic en Aceptar cuando esté satisfecho con su configuración.

Cursos

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats