La carpeta Contactos

La carpeta Contactos de Outlook se puede comparar con una libreta de direcciones.
Se puede utilizar tanto para fines profesionales como privados. Esto ayuda a organizar todos sus datos de una empresa en particular o persona natural.
Una vez que haya ingresado la información sobre un contacto en particular, usted tiene la opción de correo electrónico, llamar o enviar una carta.
En Outlook 2003 se hace clic en la ficha “Contactos” en el panel de navegación, y en Outlook 2000 y XP en la barra de Outlook.

De forma predeterminada, Outlook elige “mostrar tarjeta empresarial” para mostrar los diferentes contactos.
Al hacer clic en la barra de menú “Ver” – “Vista actual” nos permite ajustar la visualización de los contactos.

Cuando añadimos más y más contactos a nuestra lista de contactos, no vamos a ser capaces de ver todo en una sola pantalla.
Entonces podemos usar las barras de desplazamiento o, más fácil, incluso, se utilizan los botones de “Alfabeto” en la parte derecha de la ventana de Outlook.

Cambiar vista

Podemos cambiar la visualización de la carpeta de contactos, como ya he dicho antes.
Pero podemos hacer más, podemos personalizar la pantalla de acuerdo a nuestra preferencia.
Cuando elegimos la opción “Ver” – “Vista actual” – “Definir vistas” en la barra de menú.
Para la versión de 2003, elegir la opción “Ver” – “Organizar por” “Vista actual”, – “Definir vistas ..”.

Esto abre el cuadro de diálogo “Definir vista para los contactos”.

Al hacer clic en el botón “Nuevo”, podemos crear una nueva vista.
Le podemos dar un nombre a esa vista, elija un tipo de vista y determine quién puede utilizarla.
Haga clic en Aceptar cuando haya definido estos datos.
Esto nos lleva al siguiente cuadro de diálogo.
Dependiendo del tipo que hemos elegido en el cuadro de diálogo anterior, algunos botones de este cuadro de diálogo no están disponibles.
Por ejemplo, el “Grupo por …” No estará disponible cuando se ha elegido el tipo “mapa”.
Al hacer clic en los “campos”, se determinan los campos que queremos añadir o eliminar de nuestra tarjeta empresarial.

Los enlaces son los campos disponibles en el lado derecho de la ventana.
Seleccione un nombre de campo en una columna, y haga clic en agregar o quitar, en función de qué es exactamente lo que usted desea.
Con los botones “Arriba” y “Abajo”, se puede determinar el orden de los campos.

Haga clic en Aceptar cuando esté satisfecho.

Esto nos lleva de nuevo al cuadro de diálogo anterior, donde también se pueden ordenar las direcciones haciendo clic en el botón “Ordenar”.
En el cuadro de diálogo “Ordenar”, se puede ordenar en un máximo de cuatro campos diferentes, descendente o ascendente.
Haga clic en Aceptar cuando esté satisfecho.
También pueden “filtrar”, para cambiar la fuente y el tamaño y para determinar y definir el diseño. Tiene que probar todo esto.
Haga clic en Aceptar cuando esté satisfecho con todos los ajustes.
Una vez que se crea uno nuevo, se añade a la lista:

Haga clic en el botón “Cambiar” para modificar una vista existente.
Esto parece bastante obvio.

Para eliminar un punto de vista, se selecciona la pantalla en el cuadro de diálogo “Definir vistas para los contactos” y haga clic en el botón “Eliminar”.

Crear Contactos

Para crear un nuevo contacto en la carpeta “Contactos”:
Haga clic en “Nuevo” en la barra de herramientas estándar.

Esto abre la sección “Contacto”.
El diseño de esta ventana dependerá de las diferentes versiones de Outlook que está utilizando.
Versión XP y 2000:

Versión 2003

Pero en la versión 2003 se encuentran todas las opciones de las versiones 2000 y XP.
La única diferencia entre estas versiones es que para cada tema en la versión de Outlook 2003, tenemos un botón, y en las versiones 2000 y XP primero debe hacer clic en el cuadro, a excepción de “Nombre completo” y el cuadro “Dirección”, porque el nombre aparece antes de los botones.
Al hacer clic en este botón aparece una nueva ventana de nuevo, en el que debe completar la información de contacto para cada tema.
En la versión de 2003 también se puede añadir una foto de su contacto.

En la sección “Contacto”, que tiene 5 pestañas, la primera pestaña “General” se ve arriba.
En la segunda pestaña “Detalles”, se puede especificar la información de contacto.
La tercera pestaña “Actividades”, refleja el trabajo que hemos tenido con este contacto. Estas actividades deben ser mencionadas por supuesto en el registro.
En una lección posterior veremos más sobre el registro.
La cuarta pestaña “Certificados” se utiliza para enviar correo electrónico cifrado.
Y la quinta pestaña “Todos los campos” es sólo otra manera de rellenar los campos. También puede agregar campos campos, si es necesario para usted.
Cuando haya introducido toda la información, haga clic en “Guardar y Cerrar” en la barra de herramientas en la parte superior de la sección “Contacto” de la ventana.
Si desea introducir varios contactos, haga clic en el botón “Guardar y nuevo” botón en la barra de herramientas.

Modificar contactos

Para modificar un contacto, haga doble clic en el nombre de la persona en la carpeta “Contactos”.
Esto abre la sección “Contacto” donde se pueden hacer cambios.
Una vez realizados los cambios hay que pulsar el botón “Guardar y cerrar” en la barra de herramientas.

Seleccionar Contactos

Para seleccionar un contacto, una vez que haga clic en la persona, para seleccionar varios contactos adyacentes, hacemos clic en el primer contacto, mantenga pulsada la tecla Shift en el teclado y haga clic en la última persona.
Para seleccionar varias personas no adyacentes, haga clic para seleccionar la primera persona, mantenga pulsada la tecla Ctrl en nuestro teclado y haga clic en las demás personas.

Eliminar Contactos

Si desea eliminar un contacto, seleccione el contacto de la lista y pulse la tecla Suprimir del teclado.
Si ha borrado cualquier persona por error, haga clic en “Editar” – “Deshacer Eliminar” en la barra de menú.

Imprimir Contactos

Para imprimir los contactos, haga clic en el botón “Imprimir” en la barra de herramientas estándar, o bien elija Archivo – Imprimir en la barra de menú.
Si no hay contactos seleccionados y, si desea imprimiri sólo un determinado número de contactos, primero seleccione los contactos que usted ha visto más arriba, y luego haga clic en el botón “Imprimir”.
En la opción “Imprimir” seleccionamos la impresora, el estilo, el número de páginas, número de copias y el rango de impresión (todos o seleccionado).

Creo que esto es claro, y no necesita mayor explicación.

Cursos

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats