Agrupar Contactos

Cuando tenemos varios contactos que comparten el mismo interés, podemos agruparlos.
Podemos hacer esto para todos los miembros de un grupo, o para todos los representantes de una empresa determinada. Es posible agrupar casi todo.
En primer lugar, se abrirá la sección “Contacto” y haga doble clic sobre la persona en la lista de contactos.

Hacemos clic en “Contactos …” en la esquina inferior izquierda del diálogo.
Se abre el cuadro de diálogo “Seleccionar contactos”.
Podemos seleccionar los diversos contactos que desee incluir en el grupo y haga clic en Aceptar
Para incluir varios individuos adyacentes, mantenga pulsada la tecla Shift y para seleccionar múltiples contactos no adyacentes mantenga pulsada la tecla Ctrl.
Ya hemos visto esto en una lección anterior.

Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar.
Esto nos lleva a la sección “Contacto”.
En la parte inferior del cuadro de diálogo, ahora vemos todos los contactos conectados con esta persona.

En la pestaña “actividades” aparecen todos nuestros contactos agrupados.

Sin embargo, también puede agrupar varios contactos por correo electrónico a todos a la vez.
Esto se llama una “lista de distribución”.
Esto es útil cuando tenemos que enviar el mismo correo electrónico a varias personas, sólo tenemos que seleccionar el grupo en lugar de enviar el correo electrónico uno por uno.

Para crear una lista de distribución elija “Archivo” – “Nuevo” – “lista de distribución” en la barra de menú.
Esto abre el cuadro de diálogo “lista de distribución”:

En primer lugar le damos un nombre para nuestro grupo en la parte superior de la ventana.
Luego haga clic en el botón “Seleccionar miembros”.

Seleccionamos a los nombres que desee agregar y haga clic en el link “Miembros->”

cuando los nombres que quería se añaden, haga clic en Aceptar.

Resultado:

Haga clic en “Guardar y Cerrar” si desea guardar el grupo.
Usted ve el grupo que acaba de crear, en la Lista de Amigos.
Si desea enviar un correo electrónico a este grupo en cualquier momento en el futuro, elija la opción “Nuevo” – “Correo electrónico” en la barra de menú.
En la ventana de mensaje de correo electrónico, haga clic en el botón “Para …”.
Se abre el cuadro de diálogo “Seleccionar Nombres”.
Seleccione la carpeta que acaba de crear y haga clic en el botón “Listo”.

Haga clic en Aceptar cuando esté satisfecho.
Introduzca el asunto en el correo electrónico, y por supuesto el texto que lo acompaña.
Y haga clic en “Enviar”.

En Outlook, podemos organizar los contactos en diferentes categorías.
Esto nos ayuda cuando tenemos cientos de contactos en nuestra lista, y tenemos que encontrar una persona en particular.
Para ello abrimos la sección “Contacto” para la persona que queremos organizar en una categoría, haciendo doble clic sobre el nombre en la lista.
A la derecha, en la parte de abajo de la ventana “Contacto”, tenemos las “categorías”.
Cuando haga clic en ella, se abre el cuadro de diálogo “Categorías”:

Podemos elegir una categoría de la lista disponible, o también podemos crear una nueva categoría. Sólo debe escribir el nombre en el cuadro en la parte superior y haga clic en el botón Agregar.
Usted verá que la categoría se añade a la lista, y también serán seleccionados inmediatamente.
Haga clic en Aceptar cuando esté satisfecho.

Si desea eliminar una categoría, haga clic en la “Lista principal de categorías”, seleccione la categoría y haga clic en “Eliminar”.
Una categoría asignada a una persona no se puede quitar.

Si desea que la información de un contacto sea visible solamente por usted, marque la casilla “Privado” en el cuadro de diálogo “Contacto”.

Buscar contactos

Cuando tenemos cientos de contactos en nuestra lista, puede ser difícil encontrar a una persona específica.
Podemos utilizar la función “Buscar” para hacerlo más rápido.
Para buscar un contacto, le damos un nombre en la barra “Buscar contactos” y elegimos Contactos en la lista desplegable debajo de “Buscar”.
Y haga clic en “Buscar ahora”.

Si esta barra de herramientas no es visible , haga clic en el botón de la barra de herramientas estándar.

Escribir cartas a los contactos

Para hacer uso de esta propiedad, necesitamos una dirección de correo electrónico del contacto, y debemos tener Microsoft Word instalado en nuestro ordenador.
Si tenemos todo esto, entonces es fácil lograr esto.
Abra la carpeta Contactos y seleccione a la persona a quien desea escribir una carta.
A continuación, elija “Acciones” – “Nueva carta al contacto” en la barra de menú.
Vaya a través de los 4 pasos en el “Asistente para cartas” y haga clic en Finalizar.
Outlook ya ha colocado la dirección en la carta.
Termine la carta, guarde y cierre Microsoft Word.

Llamar contactos

Con el fin de hacer uso de esta característica, nuestra PC debe estar conectada a una línea telefónica.
Si usted tiene esto, puede seleccionar el contacto de la lista y elegir “Acciones” – “Llamar Contacto” en la barra de menú.
Aparecerá un submenú, con el listado de números de la persona a la que llama.
Elija un número, y aparecerá el cuadro de diálogo “Nueva llamada”.
Haga clic en el botón “Marcar” y se hará la conexión.

Encontrar la dirección de un contacto

Para utilizar esta función, nuestra PC debe estar conectada a Internet.
Haga doble clic en la dirección de la persona que quiere ver en el mapa.
Esto abre el cuadro de diálogo “Contacto”.
Seleccione “Acciones” – “Mostrar Mapa de direcciones” en la barra de menú.

Si todo va bien, verá la hoja de ruta de su dirección en la ventana del navegador.

Cursos

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats