Combinar tablas en una consulta (“Query Joins”)

Cuando agregas varias “tablas” a una consulta, las “relaciones” entre las tablas que has introducido en la consulta te permiten recuperar la información necesaria de cualquier tabla a través del procesamiento de tu consulta.
Como se mencionó anteriormente, las tablas que se utilizan en la consulta tienen que tener una relación directa entre sí.
Si estas trabajando con tablas no relacionadas, por ejemplo, si tomas dos tablas de un documento de Excel en el proceso de una consulta, primero debes establecer una relación temporal entre estas tablas en la propia consulta.
Puedes hacer esto de la misma forma que cuando conectaste dos tablas en la ventana “Relaciones”.
Simplemente haz clic en el elemento de la primera tabla y arrástralo hacia el elemento en la segunda tabla para relacionarlos.
A continuación, puedes modificar la relación para obtener los resultados deseados en la consulta.
Para ello haz doble clic sobre la “línea de relación” (“Join Query”) entre las dos tablas.
Veremos la ventana de “Propiedades” correspondiente:

Tenemos tres opciones para establecer una relación entre las tablas.
Determina la opción que mejor se adapte a tus resultados deseados, y haz clic en Aceptar.
La “Unión de Consultas” es muy importante, ya que el tipo de unión que seleccionaste afectará de forma significativa los resultados.

Añadir criterios a la cuadrícula de la consulta

Si queremos acceder a los registros específicos de una tabla basada en los valores de una consulta especifica, hay que introducir los criterios en este campo.
Así que si queremos ver a los empleados con el nombre de Fuller lo único que debemos hacer es escribir este nombre en el cuadro “Criterios” de la columna “Apellidos”.

Resultado:

“Ejecutar” Una consulta (“Run”)

En la “Vista Diseño” de la consulta, haz clic en el botón “Ejecutar”. 
O desde la ventana de base de datos, selecciona la consulta y haz clic en el botón “Abrir”. 

Escribiendo código SQL

En Access, al escribir la consulta en la “Vista Diseño”, lo que realmente estás haciendo es escribir código SQL.
SQL significa en inglés “Structured Query Language” y es un lenguaje de programación muy utilizado en los diferentes programas de bases de datos.
Puede ser interesante que quieras aprender SQL, incluso para mirar el código de la consulta que acabamos de crear.
Haz clic en “Ver” en la barra de menú y selecciona “Ver SQL”

Si tienes suficientes conocimientos de SQL, puedes realizar manualmente los cambios en la ventana SQL.

Los resultados de una consulta se pueden ordenar en la cuadrícula “Consulta de Ejemplo” (QBE).

En Access podemos ordenar los resultados de nuestra consulta.
Para hacer esto, selecciona el campo y sitúa el cursor del ratón en “Ordenar”.
Podemos utilizar la flecha desplegable y seleccionar “Ascendente” o “Descendente”.

Ocultar campos en el resultado

A veces, cuando creas una consulta en un campo específico en la cuadrícula de diseño, puede que sea necesario ocultar algunos campos que se aplican en los criterios.
Si no queremos que estos campos sean visibles en el resultado, debemos esconder estos campos.
En la opción “Mostrar”, marcamos el campo que no queremos que se vea, en otras palabras, “desactivamos” dicho campo.

El resultado de la consulta, muestra todos los empleados con el título de “representante de ventas”, pero el título de la columna no se muestra.

Uso de “Los operadores de comparación” (Comparison Operators)

Los operadores de comparación se utilizan para buscar datos que no son necesariamente los mismos datos insertados.
Para esto se utilizan los siguientes símbolos:

mayor que >
mayor o igual que > =
menor que <
menor o igual que <=
igual =
no es igual <>
Para agregar un “operador de comparación” en los criterios, abre la consulta en “Vista Diseño” y en la parte de criterios, introduce el criterio de comparación que deseas utilizar.
Ten en cuenta que todo lo que escribas en los criterios debe estar entre comillas “”.
Para las fechas escribe # # entre los caracteres.
Y entre los campos de la tabla [ and ]
Veamos un ejemplo
Supongamos que queremos mostrar los empleados que han estado trabajando en la empresa desde 01/01/94
Lo que debemos hacer es lo siguiente, introducimos los siguientes criterios en la opción de criterios de la columna “Fecha de contratación”:> # 31/12/1993 #

Como resultado obtenemos únicamente los empleados que empezaron a trabajar a partir del 01/01/94.

El uso de las condiciones “AND” y “OR”

En el siguiente ejemplo vamos a ver cómo podemos filtrar los diferentes criterios.
Un ejemplo con el que nos encontremos frecuentemente es cuando queremos filtrar los valores X y (AND) Y de campos diferentes, o cuando queremos mostrar registros con el valor de X o (OR) Y de iguales o diferentes campos.
Usamos la condición “AND” si queremos que ambos criterios se cumplan.
Utilizamos la condición “O” si necesitamos que se cumpla únicamente uno de los criterios.
Utilizaremos la cuadrícula QBE para la condición “AND” y “OR”. Tenemos que utilizar varias lineas en la fila “Criterios” para “OR”.
Cuando introduzcas la condición “AND”, los criterios deben estar en la misma fila.
Para la condición “OR”, debemos utilizar diferentes filas.

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• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats