¿Qué es una consulta?

Las “consultas” se utilizan para responder preguntas sobre la información almacenada en las tablas de la base de datos.

Después de hacer una consulta, puedes apreciar los resultados para un posterior análisis.

Estos “reportes” a menudo se basan en los resultados de la consulta y luego se utilizan para realizar cálculos adicionales matemáticos y estadísticos.

Las “Consultas” son también una excelente manera de mostrar la información de las tablas vinculadas, como una tabla de resultados.

En realidad la única razón por la que utilizamos programas de bases de datos como Access es gracias al poder y la flexibilidad de una consulta.

Gracias a las consultas podemos combinar los registros de diferentes tablas y obtener cálculos realizados a una velocidad milagrosa.

En primer lugar, echa un vistazo al “Asistente de consultas”, el problema es que si te basas demasiado en esta herramienta, en el futuro las cosas se te harán más difíciles, porque en la práctica, lo más probable es que tengas que hacer consultas más complejas que el asistente no logra hacer.
Llegará un momento en el que tendrás que aprender a crear una consulta mediante la opción “Vista Diseño de la Consulta”.

Utilizando el Asistente para consultas

A modo de ejemplo, abriremos la base de datos “Neptuno”.

Selecciona “consultas” en la barra de objetos.

Y haz clic en “Nuevo”.

Selecciona “Asistente para consultas sencillas” y haz clic en Aceptar.

La primera ventana del asistente muestra la tabla (s) o consulta (s) seleccionada (s) de entre las Tablas o consultas de la lista desplegable desde la cual podemos seleccionar los campos de datos.

Vamos primero con la tabla “Categorías”.

Una vez seleccionamos la tabla, podemos ver todos los campos de dicha tabla bajo la opción “Campos disponibles”.

Selecciona un campo (en nuestro caso “Nombre de la categoría”) y haz clic en el botón “>”

El campo seleccionado se agregará a los “Campos seleccionados”

Puedes repetir esta acción para cada tabla cuyos datos deseas ver en la consulta.

Vamos a repetir lo mismo con la tabla “Productos”.

Seleccionamos el campo “Nombre_del_Producto” haciendo otra vez clic en el botón “>”.

Luego haz clic en “Siguiente”

Si utilizaste únicamente los campos de una sola tabla o consulta, no necesitas ir a la siguiente pantalla, simplemente haz clic en el botón “Finalizar”.

En nuestro caso tomamos varios campos de diferentes tablas relacionadas, por lo que obtenemos la siguiente pantalla:

En esta ventana tenemos dos posible vistas:
1. “Detalle” (creo que esta vista esta bastante clara)
2. “Resumen” (“Summary”): Si deseas ver un resumen de los valores de los campos (si son campos numéricos), debes hacer clic en el “Resumen de Opciones” desde el cual tendrás la posibilidad de determinar el tipo de resumen.

En nuestro caso, ninguno de los campos son campos numéricos, así que tenemos únicamente el cuadro de “registros de recuento de productos”.
Haz clic en “Aceptar”.
Dale un nombre a la consulta, por ejemplo prueba.

Si ejecutamos ahora la consulta obetenemos el siguiente resultado:

Como puedes ver, nuestra nueva consulta (prueba) se añadió a la base de datos en la ventana de objetos “Búsquedas”.

Si deseas eliminar una consulta, en primer lugar selecciona dicha consulta, y a continuación, haz clic en el botón “Eliminar”.

Crear consultas

La “Vista Diseño” para “Consultas” nos da la flexibilidad de diseñar “consultas”.

Aunque esta no es la única manera de hacer “consultas”, igual debemos aprender a hacer “consultas” en la “Vista diseño” para “consultas”.

Selecciona “consultas” en la ventana “objetos”.
Haz clic en “Nuevo” y selecciona “Vista Diseño”.

Después haz clic en “OK”.

Lo primero que verás es la ventana “Mostrar tabla” que aparece por encima de la Vista Diseño de consultas.

Las tablas de las cuales queremos obtener los datos se encuentran en la parte superior de la ventana de diseño de la Vista Consulta.

Selecciona la tabla (s) y haz clic en “Añadir” (“Add”).
Asegúrate de que sólo las tablas que en realidad deseas utilizar en la consulta están ahí.
Si añades tablas que no se utilizan, esto dará resultados extraños al ejecutar la consulta.

Si queremos añadir todos los campos de nuestra tabla a nuestra consulta, podemos utilizar el carácter asterisco (*) arrastrando el primer campo en nuestra cuadrícula de la consulta, o simplemente haciendo doble clic.

Para ver los resultados de la consulta, haz clic en el botón “Ejecutar consulta”.

Para permitir que sólo ciertos campos de nuestra tabla se muestren, arrastra el campo desde la tabla a una columna de la “cuadrícula de la consulta.”
También haciendo clic en la flecha en el campo de la columna de la “cuadrícula de la consulta”, podemos elegir los campos que se mostrarán en el menú desplegable.

Resultado:

Por supuesto, tu consulta puede estar compuesta de varias tablas.

Para agregar “Tablas” a la consulta, haz clic en el botón “Mostrar tabla” , y selecciona las “Tablas” adicionales que deseas agregar.

Para quitar una tabla de la consulta, haz clic derecho sobre la tabla y elige la opción “Quitar tabla”.
Si olvidas quitar los campos de esta tabla, la tabla no podrá quitarse de la consulta.

Si agregas “Tablas” a la consulta, debes estar seguro de que hay una relación directa entre dichas tablas.

Si ese no es el caso, entonces aún  necesitas información de otras tablas que pueden conectar estas dos “tablas”. También, debes seleccionar y agregar tablas intermedias a la consulta.

Por ejemplo, esto no funciona:

Y esto si funciona:

Para quitar un campo de la “cuadrícula de la consulta”, selecciona toda la columna de la cuadrícula haciendo clic en la parte superior de la columna y, a continuación presiona la tecla “Supr” de tu teclado.

Para mover un campo en la cuadrícula, selecciona dicho campo y mueve el ratón a la izquierda o a la derecha.

Si deseas ver los resultados de la consulta, haz clic en el botón “Ejecutar consulta”. .

Siempre podemos volver a la “Vista Diseño” de la consulta a través de este botón. .

Si deseas utilizar la consulta más tarde, haz clic en el botón “Guardar”. .

Dale a la consulta un nombre y haz clic en Aceptar.

 

Cursos

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats