Las ventanas de Access

A diferencia de muchas otras aplicaciones de Microsoft,en Access realizamos nuestras actividades en tres ventanas.

1. La ventana Aplicación: la parte externa del programa.
2. La ventana Base de Datos: Visualización de los diferentes objetos de nuestra base de datos.
3. La ventana Propiedades: nos muestra los detalles de cada objeto.

Cuando abrimos Access, lo primero que vemos es la ventana de Aplicación.
La primera Base de datos que abres, abrirá su propia ventana en la ventana de Aplicación.
Si deseas abrir otros objetos, también se abrirán en sus propias ventanas (Ventana Objeto).

La ventana aplicación esta compuesta por una barra de título, la barra de herramientas de la base de datos y la barra de estado en la parte inferior.
En el lado derecho de la ventana de aplicación, nos encontramos con un panel de opciones que podemos utilizar para realizar diferentes tareas.

La ventana base de datos tiene su propia barra de título con los botones “Open”, “Design” y “New”.

Para cada objeto que abras o modifiques, la base de datos aparecerá en su propia ventana objeto con su propia barra de título y el tipo de objeto.
En este tutorial vamos a aprender a modificar estos objetos en tres diferentes ventanas.

Descripción de una base de datos.

Contrariamente a lo que muchos piensan, una base de datos es mucho más que sólo tablas.
En “Access” utilizamos diferentes objetos (tablas, consultas, formularios, macros y módulos) para compilar la base de datos.
Una “Tabla” por decirlo de alguna manera, es una colección de datos sobre un tema. Por ejemplo: clientes, proveedores, vendedores, etc.

Una tabla se compone de varias columnas y filas para almacenar nuestros datos.
Una columna se compone de un solo tipo de datos, es decir, un nombre, un apellido o una dirección. Estos se llaman campos.
Una fila se compone de varios tipos de datos y tiene varios campos, por ejemplo: el nombre completo, la dirección y el número de teléfono que corresponden específicamente a una persona.

A diferencia de los programas de bases de datos simples, el tipo de base de datos de Microsoft Works Access se llama base de datos relacional.
En una base de datos relacional podemos manejar un montón de datos en tablas más pequeñas.
Después, crearmos relaciones entre las diferentes tablas y ponemos toda esta información junta.
De esta manera, podemos filtrar los datos redundantes de nuestra base de datos y mantener una consistencia de la base de datos fácil y eficiente.
Al crear las “relaciones” entre las distintas tablas, tenemos acceso a cualquier información de nuestra base de datos.
Ejemplo de “relaciones” entre tablas:

 

Trabajando con objetos de la base de datos.

Como se mencionó anteriormente, una base de datos se compone de una colección de “tablas”, “consultas”, “formularios”, “macros” y “módulos”.
Access puede abrir solamente una base de datos a la vez. Cada vez que abrimos una base de datos en Access, la base de datos se abrirá en su propia ventana.
Podemos encontrar cada tipo de objeto en el panel de “Objetos”, en el lado izquierdo de la pantalla.
Haz clic en el tipo de objeto que deseas ver, y todos los objetos utilizados del mismo tipo en la base de datos aparecerán en la ventana.
La ventana de propiedades nos permite ver los cambios que realizamos en los objetos.
Podemos ajustar el tamaño de todas las ventanas, así como también moverlas, además de cerrarlas.

Abriendo y cerrando una Base de Datos

Para abrir una base de datos primero debemos iniciar Access.
Haz clic en el botón “Inicio”, luego selecciona “Todos los Programas” y elige “Microsoft Access”.
En Access, haz clic en “File” en la barra de menú y luego en “Open”.

Selecciona la base de datos en tu disco duro y haz clic en “Open” en la parte inferior derecha.
Si deseas cerrar la base de datos, simplemente haz clic en la X en la esquina superior derecha.
Alternativamente, puedes elegir la opción “File” en la barra de menú y hacer clic en “Close”.

Objetos de base de datos

Una base de datos está diseñada para recuperar una gran cantidad de información cuándo y cómo se desee. Esto lo logramos gracias al uso de los diferentes objetos en la base de datos.
Por lo tanto, debes aprender cómo podemos utilizar estos objetos tan eficientemente como sea posible.
Vamos a ir a través de todos estos objetos:

“Tablas”: Las “tablas” son el fundamento de nuestra base de datos. Contienen toda la información que necesitamos para crear una base de datos. La base de datos depende fundamentalmente de las tablas y de su estructura. Este es el único tipo de objeto donde se almacena la información.
Todos los demás objetos se utilizan para editar, borrar, insertar, recuperar, visualizar y analizar los datos.
Por tanto, es muy útil escribir primero todas las expectativas que tienes para tu base de datos en un papel, antes de empezar a crear tus objetos.
Errores cometidos anteriormente en la creación de “tablas” a menudo conducen a la reprogramación de estas “tablas”.

“Consultas”: “Las consultas” trabajan en segundo plano y nos permiten mostrar sólo la información que necesitamos de una “tabla”. “Las Consultas” en realidad están dirigidas al uso eficiente de nuestra base de datos.

“Formularios”: “Los Formularios” se utilizan generalmente como una interfaz de base de datos.”Los Formularios” son en realidad el instrumento final que el usuario va a utilizar para manipular los datos o para agregarlos a nuestra base de datos.

“Reportes”: Los “Reportes” se utilizan sobre todo para mostrar los datos de una “consulta” de una manera fácil a imprimir.
Las “Reportes” también pueden ser cálculos secundarios y análisis sobre las “consultas”, lo que las convierte en poderosas herramientas.

“Páginas”: Las “Páginas”, utilizan datos de nuestra base de datos a través de Internet para trabajar. Por lo general son “Formularios” HTML. El único inconveniente, es cuando un usuario quiere consultar estas páginas en Internet, ya que dicho usuario debe tener instalado Access.

“Macros”: Los “Macros” son operaciones programadas que nos ayudan a realizar tareas de forma automática.
Por ejemplo. si deseas que un usuario haga clic en un botón en un “formulario” para ejecutar un reporte, puedes programar una “macro” y vincular esta “macro” con dicho botón.

“Módulos”: Los “Módulos” son muy similares a los “macros” con la única diferencia que son programados en aplicaciones separadas, por ejemplo, Microsoft Visual Basic.
En otras palabras, utilizan un lenguaje de programación diferente, llamado “Visual Basic for Applications” (VBA). La mayoría de nosotros no utilizaremos esta característica, además que ya tenemos suficientes “Macros” ya programados y listos para utilizar.

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• Lesson 1: Introduction to Publisher
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