Het Access venster

In Access, hebben we, in tegenstelling tot vele andere Microsoft toepassingen, drie vensters waarin we taken zullen moeten uitvoeren.

1. Het toepassingsvenster: is het buitenkader van het programma Access
2. Het databank venster: wat alle verschillende objecten bijhoud uit onze databank
3. Het objecten venster: wat ons toelaat gegevens van het object wijzigen

Wanneer we Access openen, openen we het toepassingsvenster
Het eerste databank bestand dat je opent, opent zijn eigen databankvenster in het toepassingsvenster.
Als je nu objecten wil openen of wijzigen zullen ook deze in hun eigen venster (objectenvenster) verschijnen.

Het toepassingsvenster bestaat uit de Titel balk, de Databank Toolbar, en de Status balk helemaal onderaan.
Aan de rechter zijde van het toepassingsvenster vinden we een takenvenster, wat we kunnen gebruiken om verschillende taken uit te voeren

Het databankvenster heeft z’n eigen Titel balk, een Open, Design en New button, een objecten venster en het databank objecten venster.

Elk object dat je opent of wijzigt in de databank , verschijnt in z’n eigen venster met z’n eigen Titel balk, en het type van object.
In deze lessen zullen wij leren het bewerken van deze objecten in de drie verschillende vensters.

Overzicht van een databank

In tegenstelling tot wat velen denken bestaat een databank uit heel wat meer dan tabellen alleen.
In Access maken we gebruik van verschillende objecten(tabellen, queries, formulieren, macro’s en modulen) om onze databank samen te stellen.
Een tabel is echter niet meer of minder dan een collectie van gegevens over een bepaalt onderwerp bvb. klanten, leveranciers, verkopers etc.

Een tabel bestaat uit een aantal kolommen en een aantal rijen waarin we onze gegevens opslagen.
Een kolom bestaat slechts uit één type data, bvb een naam of voornaam of adres. Deze noemen we velden.
Een rij bestaat of kan bestaan uit verschillende types data, en heeft verschillende velden bvb: naam, voornaam, adres en telefoonnummer.

In tegenstelling tot éénvoudige databaseprogramma’s zoals het databasecomponent van Microsoft Works is Access is wat men noemt een relationele databank.
In een relationele databank slagen we heel wat gegevens op in een hele hoop kleinere tabellen.
Dan maken we een relatie tussen de verschillende tabellen en voegen we al deze gegevens samen.
Op die manier filteren we overtollige data uit onze databank en houden we deze vlug en efficiënt.
Als we relaties maken tussen al onze verschillende tabellen hebben we ook toegang tot eender welke gegevens uit onze databank.
Een voorbeeld van relaties tussen verschillende tabellen:

Werken met databank objecten

Zoals eerder vermeld bestaat een databank uit een hele collectie tabellen, queries, formulieren, macro’s en modules.
In Access kunnen we slechts met één databank tegelijkertijd werken. Elke maal we een databank in Access openen, zal het in z’n eigen databankvenster verschijnen.
Elk type object vindt men terug in het objecten paneel, aan de linker zijde.
Klik op het type object dat je wil zien, en alle objecten van dat type, gebruikt in uw databank, verschijnen in het objecten venster.
Het objecten venster laat ons toe de objecten te zien of te wijzigen.
Zoals alle vensters kunnen ook deze worden aangepast in grootte, kunnen worden verschoven en kunnen worden gesloten.

Openen en sluiten van een databank

Om een databank te openen moeten we eerst Access opstarten.
Klik op de knop Start, kies Alle programma’s en kies Microsoft Access.
In Access klik je op “Bestand” in de Menu balk en klik op openen.

Selecteer de databank op je harde schijf, en klik op “Open” rechts onderaan.
Wens je de databank te sluiten klik je gewoon op de X in de rechtse bovenhoek.
Ook kun je hiervoor in de Menu balk kiezen voor “Bestand” – “Sluiten”.

Databank Objecten

Een databank wordt ontworpen om een hele hoop informatie te kunnen ontvangen wanneer en op welke manier je wenst. Het gebruik van de verschillende objecten in de Access databank maken het ons mogelijk dit te doen.
We moeten dus leren hoe we deze objecten kunnen gebruiken om dit zo efficiënt mogelijk te doen.
We gaan deze objecten allen even overlopen:

Tabellen: de tabellen zijn de fundering van onze databank. Zij bevatten al onze informatie die we nodig hebben een databank te maken. Alles in een databank is fundamenteel afhankelijk van de tabellen en hun structuur. Dit is het enig objecttype waar we informatie in opslaan.
Alle andere objecten gebruiken we voor het bewerken, verwijderen, invoegen, ophalen, weergeven en analyseren van tabelgegevens.
Het is dus heel nuttig eerst even al je verwachtingen die je hebt voor je databank op papier te schrijven voor je begint met het aanmaken van je objecten.
Eerder gemaakte fouten in het opstellen van tabellen leiden vaak tot het herprogrammeren van deze tabellen.

Query’s: query’s werken op de achtergrond en laten ons toe slechts enkel de informatie te tonen uit een tabel die we nodig hebben. Query’s zijn dus eigenlijk het doel voor het nuttige gebruik van onze databank.

Formulieren: formulieren worden meestal gebruikt als “interface” van onze databank. Formulieren zijn eigenlijk datgene wat de eindgebruiker zal gebruiken om gegevens te bewerken of toe te voegen aan onze databank.

Rapporten: rapporten worden meestel gebruikt om ons de gegevens uit onze query’s op een printervriendelijke manier te laten zien.
Rapporten kunnen ook secundaire berekeningen en analyses maken op de query’s, wat hen dan weer krachtige hulpmiddelen maakt.

Pages: worden gebruikt om de gegevens uit onze databank via het internet te bewerken. Het zijn meestal HTML-formulieren. Er is wel één nadeel, de gebruiker die hiervan via het internet gebruik wil maken moet Access geïnstalleerd hebben op z’n computer.

Macro’s: zijn voorgeprogrammeerde bewerkingen die ons helpen automatisch deze opdrachten te laten uitvoeren.
Bvb. als je wil dat een gebruiker een knop aanklikt in een formulier om een rapport te starten, kan je hiervoor een macro schrijven/programmeren en deze macro koppelen aan de knop.

Modules: zijn zowat hetzelfde als macro’s met dit verschil dat je modules moet coderen in een afzonderlijke toepassing, bvb Microsoft Visual Basic.
Het maakt gebruik van een andere programmeertaal, nl. Visual Basic for Applications(VBA). De meesten onder ons zullen hiervan geen gebruik maken en hebben reeds genoeg aan het programmeren van Macro’s.

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats