De verschillende vensters

Elk Accessobject heeft twee of meer weergaven, voor tabellen maken we het meeste gebruik van:

1. Gegevensbladweergave (Datasheet View)
2. Ontwerpweergave (Design View)

De Ontwerpweergave (Design View) gebruiken we om onze tabellen aan te maken, wat we reeds hebben gezien in de vorige les.
De Gegevensbladweergave (Datasheet View) gebruiken we om gegevens toe te voegen, te bewerken of te verwijderen.
We kunnen steeds schakelen tussen de verschillende vensters door te klikken op de weergave knoppen:

hier

of hier

Het gebruik van Gegevensbladweergave (Datasheet View)

Je kan een tabel aanmaken in Datasheet View maar dit is zeker niet aangeraden.
In dit venster heb je helemaal geen controle over de data types van de verschillende velden.
Om een tabel te openen in datasheet View selecteren we de tabel uit de tabellijst in de databank, en klikken we op de “Open” button.
We zien in Datasheet View al onze records die in onze tabel aanwezig zijn.

Het record met het zwarte pijltje links is het record dat momenteel is geselecteerd.

Navigeren in Datasheet View

Wanneer we ons Datasheet View bevinden kunnen we van naar links (Shift tab) of naar rechts (tab) navigeren in onze records door middel van de tab button op ons toetsenbord, we kunnen ook gebruik maken van de pijltjes Up en Down, links en rechts.

We kunnen ook navigeren, in grotere tabellen, door gebruik te maken van de scrollbars Up en Down, left right.
En we kunnen met de knoppen onderaan het venster vlug van het ene record naar het andere springen:

Records toevoegen in Datasheet View

Onderaan de tabel vinden we een rij zonder data, enkel met een asterix(*) aan de linker kant.
Dat is de “New Record” rij.
Om een nieuw record toe te voegen, klik je gewoon in die rij en begint je informatie te typen.
Het asterix-teken zal wijzigen in een potloodteken.
Als we een tabel openen zullen we steeds het eerst ingevulde record zien.
Is onze tabel heel lang en willen we een nieuw record toevoegen, hoeven we niet de scrollbar te gebruiken om helemaal onderaan onze tabel te komen, maar drukken we gewoon op de knop .
Deze brengt ons helemaal onderaan onze tabel in een nieuw record.

Bewerken en verwijderen van records in Datasheet View

Om een record te bewerken(wijzigen) plaatsen we gewoon onze cursor in het betreffende veld, selecteren de tekst en beginnen te typen.
Om de wijziging op te slaan is het genoeg om de cursor uit de cel te verplaatsen.

Wijzigingen in de tabel worden automatisch opgeslagen.

Je moet enkel de knop “Save” gebruiken wanneer je de structuur van de tabel hebt gewijzigd.

Om een hele record uit onze databank te verwijderen klikken we op de rij-selector (links), en dan op de Deleteknop.

Access zal je vragen of je zeker bent dat dit record mag worden verwijderd.
Klik je op ja, dan is het record permanent verwijderd.

Toevoegen van nieuwe velden

Eénmaal je de tabel hebt aangemaakt kan het toch noch zijn dat je de structuur van je tabel wil wijzigen.
Om dit te doen moeten we in het “Table Design” venster zijn van de tabel:

Hiervoor klikken we dus op de knop Design View

In het Design View venster klikken we rechts op de rij-selector van het veld onder het nieuwe veld dat we willen invoegen. Dus het veld wordt steeds toegevoegd boven het geselecteerde veld.

Een nieuw leeg veld zal worden ingevoegd boven de rij die je hebt geselecteerd.

Geef het nieuwe veld een naam en selecteer het type data dat je voor dit veld wil gebruiken.

Aangezien we nu onze structuur hebben gewijzigd van onze tabel, moeten we deze nu wel opslaan.

Klik op Bestand – Opslaan in onze Menu bar

Naam wijzigen van velden

Bij Access hebben we de flexibiliteit om velden een andere naam te geven.
Toch moet ik U er op wijzen, indien je namen van velden wijzigt, dit invloed kan hebben op je rapporten, formulieren of queries die reeds eerder zijn aangemaakt.
Daarom, als je een veld van naam wijzigt moet je wel even controleren of je andere objecten dit automatisch hebben aangepast, indien dit niet het geval is moet, je het manueel doen.

Om een veld een andere naam te geven open je de tabel in Design View, dan klik je in het kolom waarvan je de naam wil wijzigen, type de nieuwe naam in en klik op de Save button om de wijzigingen van structuur te vast te leggen.

Velden verwijderen

We kunnen ook velden verwijderen.
Maar wees er wel zeker van dat die velden niet gebruikt worden in andere objecten (macro’s, rapporten, formulieren etc.), anders zal het hele boeltje niet meer naar behoren werken.

Om een veld te verwijderen klikken we rechts op de rij-selector en kiezen we rij verwijderen.
Access zal je vragen of je hiervan zeker bent, klik op Ja om permanent te verwijderen, klik op Neen als je het veld toch wil behouden.

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats