Make-Table Query

We hebben in Access de mogelijkheid om van onze gemaakte query een permanente tabel te maken.

De “Make-table” query in Access maakt een nieuwe tabel van de resultaten uit onze query.

Deze nieuwe permanente tabel kan nuttig zijn voor verschillende doelen.

Je kan deze gebruiken als basis voor nieuwe queries.
Het kan dienen als back-up van uw gegevens,
of we kunnen deze gebruiken om informatie van onderliggende tabellen in één tabel onder te brengen en te exporteren naar bvb Excel.

We beginnen met het aanmaken van een nieuwe gewone query, dus klik de NEW button

Kies Design View in het venster en klik OK

Wat we gaan maken van onze query is een nieuwe tabel van klanten niet uit de Verenigde Staten.
Zo dus:

Kies een tabel en klik op Add (toevoegen)

 

Als criteria voor het veld Country geven we <>”USA”, dus niet gelijk aan USA

Dan klikken we op de dropdown lijst   en kiezen het query-type Make-Table query

Dat geeft ons het dialoogvenster “Make Table”

We geven een naam in voor onze nieuwe tabel

Je hebt hier ook de keuze om de tabel te maken in de database waarin je aan het werken bent,
of een andere databank ergens op je harde schijf

Eénmaal je jou keuzes hebt gemaakt en de naam hebt ingegeven klikken we op Ok

Access vraagt je of je de records in een nieuwe tabel wil plakken.

dan klikken we op Yes, en zoals je ziet is de tabel “Internationale klanten” toegevoegd bij onze tabellen

Update Queries

Als we heel veel gegevens uit onze tabel moeten vervangen door een ander, bvb postcodes die veranderen, dan kunnen we gebruik maken van de Update Query

Zoals altijd creëren we een nieuwe query in Design View

Voor we velden plaatsen in de query grid klikken we op de dropdown lijst 
en kiezen voor Update Query
Je ziet dat de grid nu lichtjes is gewijzigd.
Je hebt nu een lijn Update To:

dan moeten we het veld slepen uit onze tabel naar de grid “Field” dat we willen updaten

We geven het criteria op, in ons geval 9100

En in het Update To vak geven we het nieuwe postnummer in 9999

Resultaat, alle postnummers met het getal 9100 hebben nu het nieuwe 9999 gekregen:

Append Queries

Append Queries gebruiken we voor het kopiëren en plakken van gegevens aan een verschillende tabel waar de gegevens op een selectiecriteria zijn gebaseerd.
Je kan slechts enkel gegevens van de ene tabel naar de andere tabel kopiëren als de gegevens van hetzelfde datatype zijn.
Je kan dus bvb. enkel gegevens van het ene numbertype veld naar een ander numbertype veld kopiëren.

Als de velden dezelfde “naamvelden” hebben zal Access de gegevens automatisch selecteren om deze te kopiëren naar de velden in de bestemmende tabel.

Zolang de velden dezelfde “Field Size” hebben zal er geen informatie verloren gaan, zelfs al hebben ze een andere veldnaam.

Je kan specifiëren in welke velden in de “bestemmingstabel” de velden die je kopieert zullen worden geplaatst, als we de “Append Query” aanmaken in de query design view.

Om slechts geselecteerde records te kopiëren uit de originele tabel naar de bestemmingstabel, geven we criteria in, in het juiste veld in de QBE.

Op die manier zullen enkel de velden worden gekopieerd die voldoen aan onze criteria.

Zoals altijd creëren we een nieuwe query in Design View

Voor we velden plaatsen in de query grid klikken we op de dropdown lijst

En kiezen Append Query

We geven selecteren onze nieuwe tabel

Je hebt ook hier de keuze om de gegevens te kopiëren naar een tabel in de database waarin je aan het werken bent, of een tabel in een andere databank ergens op je harde schijf

en klikken op OK

We gaan hier iets ongewoons doen, maar dit is enkel bedoeld als voorbeeld dus…

We gaan onze klanten uit de klantentabel kopiëren naar onze tabel leveranciers

We slepen het naamveld uit onze klantentabel naar het Field-vak van onze QBE grid
In het vak “Append To” geven we leveranciers in als onze bestemmingstabel.

Als we de Append Query nu “Runnen” zal Access ons vragen of wij er zeker van zijn of we deze velden wel willen kopiëren.

Eénmaal we op Yes hebben geklikt kunnen we deze actie niet meer ongedaan maken.

Willen we de Query sluiten vraagt Access of we deze willen opslaan, kies Yes en geef een naam of kies No indien je deze niet wil opslaan.
Je hoeft de Append Query niet op te slaan mocht je deze in de toekomst niet meer nodig hebben, de query is reeds uitgevoerd op de bestemmingstabel.tabel

Resultaat:

Delete Queries

Je kan Delete Queries gebruiken om records in een tabel te verwijderen gebaseerd op speciale criteria

Zoals altijd creëren we een nieuwe query in Design View

Voor we velden plaatsen in de query grid klikken we op de dropdown lijst 

En kiezen voor “Delete Query”

In de criteria geven we de naam van de klant in die we willen verwijderen

Als je nu de query “runt”, zal Access je een waarschuwingsvenster tonen, met de vraag of je zeker bent.

Als je Yes antwoord ben je de gegevens voorgoed kwijt

Het is dus verstandig eerst van je tabel een kopij te maken alvorens je overgaat tot het verwijderen van records.

Kruistabel query ( Crosstab Queries)

Met een Crosstab Query kunnen we berekeningen tussen velden uit de tabel weergeven met titels en hoofdingen.
De Crosstab Query kan slechts gebaseerd zijn op één tabel of één Query.
Zoiets als een Pivottable in Excel.

We maken een nieuwe query, klik op New
Kies Crosstab query uit de lijst, en klik op ok

In het eerste venster van de Wizard kiezen we de Tabel of Query waaruit we onze crosstab query willen maken :

In het tweede venster kiezen we de velden (max. 3) die we willen weergeven als hoofding voor de rij.
hier kiezen we voor onze werknemer

In het derde venster kiezen we de gegevens die we willen weergeven als hoofding voor de kolom.
We willen dus zien hoeveel orders een vertegenwoordiger per jaar heeft verwezenlijkt, dus kiezen we OrderDate.

In het vierde venster geven we op welke berekening we willen uitvoeren.
In dit geval de som van de orders per werknemer.

In het volgende venster geven we de crosstab Query een naam en klikken op Finish

Resultaat:

Dit is het resultaat van onze Crosstab query in design view:

Eventueel kunnen we hier manueel nog criteria inbrengen.

De “Find Duplicates” query

Om gegevens te vinden die meermaals in onze tabel voorkomen gebruiken we de Find Duplicates Query.

We maken een nieuw Query aan, dus klik op New en kies nu voor Find Duplicates Query Wizard.

klik op OK

In het volgende venster moeten we de keuze maken uit welke tabel, query of beiden we dubbele records willen zoeken

kies je tabel en klik next

In het volgende venster moeten we aangeven in welke velden de query moet gaan zoeken

Kies het veld(en) en klik op de > knop om de velden waar je wil op zoeken over te brengen naar het rechtse deel van het venster.

In het volgende venster maak je de keuze uit de velden je wil zien, éénmaal de query aan het lopen is.

Klik Next

In het volgende venster geef je een naam aan je query

en klik op Finish

resultaat:

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats