Het Relatie venster (Relationships Window)

Sinds we verschillende tabellen gaan creëren, zullen we een relatie moeten leggen tussen deze verschillende tabellen, willen we optimaal gebruik maken van Access.
Relaties maken doen we in het Relationships Window.
Hieronder zie je een voorbeeld van het Relationships Window uit de databank Northwind die als voorbeeld wordt meegeleverd als je Access aankoopt.

Je hebt twee mogelijkheden om het Relationships Window te openen:

1. klik op de knop Relationships of
2. klik op Tools – Relationsships in de werkbalk

Wanneer we dus klikken op de knop “Relationships”, en er zijn nog geen Relaties gemaakt, dan opent zich het venster “Show table”

Selecteer de tabel en klik op “Add” (toevoegen), selecteer de volgende tabel en klik op “Add”, enz.enz.

Klik op Close (Sluiten) als je klaar bent.

De tabellen worden toegevoegd in het Relationship Window.

Om nu relaties te maken tussen de verschillende tabellen, klikken we op het veld van de ene tabel en slepen dit naar het veld in de andere tabel waarmee we de relatie wensen te leggen.

Dit brengt ons in het dialoogvenster Edit Relationships
(je ziet het keuzevak Enforce Referential Integrity waar we in het volgende deel uitgebreider op terug komen)
Klik op de knop “Create” om de relatie vast te leggen.

Let er wel op dat je de relaties tussen de verschillende tabellen maakt met velden die hetzelfde “Data Type” hebben.

Je kan geen relaties maken tussen velden, de ene met een nummer veld, de andere met een text veld.

Je kan steeds relaties verwijderen of wijzigen, hiervoor klikken we met de rechter muisknop op de relatie-pijl, en kiezen Delete Relationship (verwijder relatie) of Edit Relationship (relatie wijzigen).

Wijzigen kan je ook door te dubbelklikken op de lijn tussen de twee tabellen.

Wensen we achteraf nog tabellen aan ons Relationship Window toe te voegen, klikken we op de knop “Show Table” (Toon Tabellen)

Het afdwingen van Referentiële Integriteit (Enforce Referential Integrity)

Nu we de verschillende relaties hebben opgezet moeten we de eigenschappen nog instellen voor deze relaties.

Referentiële Integriteit verwijst naar de ingeboude regels die Access gebruikt om er zeker van te zijn dat de relaties tussun de gegevens (velden) van de verschillende tabellen geldig is.

Het zorgt ervoor dat elke unieke waarde tussen de relatie-velden in de ene tabel een overeenkomstige waarde moet hebben met de unieke waarde van de andere tabel. (1 to many)
Dit voorkomt ons van het hebben van gegevens zonder enige betekenis in onze databank.

Zoals bvb een verkoop record zonder een klant.

Dus, om Referentiële Integriteit op te zetten, moet de relatie tussen de verbonden tabellen aan deze regels voldoen:

1. Het verwante gebied in de “parent” tabel moet de primary key zijn.
2. De verwante gebieden in beide lijsten moeten hetzelfde data-type hebben.
3. Beide lijsten moeten tot dezelfde database behoren .

Zolang je voldoet aan deze voorwaarden, kan je Referentiële Integriteit afdwingen.

Klik de op het vakje voor “Enforce Referential Integrity” zodat het wordt aangevinkt.

Eénmaal dit vakje aangevinkt hebben we twee opties die we wederom kunnen aanvinken:

1. “Cascade Update Related Fields”: verzekert ons dat als een waarde die wordt gewijzigd in de “Parent table” ook zal worden uitgevoerd in de “Child table”

2. “Cascade Delete Related Records”: verzekert ons dat als je een record verwijdert in de Parent table, alle verwante records in de “Child table” ook zullen worden verwijdert.

Als je alle opties die wenst, hebt aangevinkt, klik je op OK

Je vindt in het venster “Edit Relationship” ook de knop “Join Type…”.

Wanneer je hierop klikt, opent zich een venster waarin je drie verschillende relaties tussen tabellen kunt aanvinken.

Het eerste is standaard aangevinkt, wijzig dit niet.
Het zou hoogst ongebruikelijk zijn om de relaties in dit venster te veranderen, aangezien dit permanent de manier

verandert dat de gegevens tussen de twee lijsten verwant zijn.

Het invoeren van gegevens met opzoeklijsten (Lookup Fields)

In Access kunnen we opzoekvelden creëren in een tabel dat de waarden van een andere tabel, query of getypte waarden weergeeft.

Als het veld een waarde opzoekt in een andere tabel, zal het automatisch een extra relatie maken tussen beide objecten (tabellen, query’s) die we ook terug vinden in het Relationship Window.

De makkelijkste manier is het gebruik van de Lookup Wizzard.

Selecteer het veld en als Data Type “Lookup Wizzard”.

Het volgende venster dat wordt geopend geeft ons de keuze van waaruit we de lookup kolom willen creëren.Je hebt de keuze tussen een tabel/query of een lijst die zelf in typt.

In ons geval kiezen we voor een tabel die we eerder hebben aangemaakt met de verschillende landen.

klik op de knop Next
In het derde venster van de Lookup Wizard kiezen we links het veld (land in ons geval) en klikken op de knop”>” zodat het veld land in de rechter kolom verschijnt.

En klik op Next
Nieuw in Access 2003 is het volgende venster, hier kunnen we oplopend of aflopend sorteren op het veld dat we hebben geselecteerd.

Kies je veld, kies Ascending of Descending

klik op next
In het volgende venster geven we een naam aan onze Lookup kolom
We klikken op Finish
In “Ontwerp Weergave” (Design View) onder het tabblad Lookup zien we dat hij de informatie selecteerd voor dat veld uit de tabel landen, veld land

In datasheet view zien we de dropdown list samengesteld uit onze tabel landen, als je de cursor plaatst in het veld land.

Had je in de Lookup Wizard nu gekozen om een lijst zelf in te typen, had je het volgende venster gezien:

waar je een lijst kunt intypen naar eigen keuze.

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats