La ventana “Relaciones” (“Relationships” window)

Como crearemos muchas tablas, es necesario tener “relaciones” entre estas “tablas” para utilizar “Access” de manera óptima.
Y esto es justamente lo que hacemos en la ventana “Relaciones”.

A continuación se muestra un ejemplo de la ventana “Relaciones” de la Base de Datos “Northwind”, este es un ejemplo que viene incluido en “Access”.

Tienes dos opciones para abrir la ventana de “Relaciones”:
Haz click en el icono “Relaciones” .

1. Haz click en el icono “Relaciones” .
2. Haz clic en “Herramientas” y luego selecciona “Relaciones” en la barra de herramientas.

 

Cuando hagas clic en “Relaciones” y las “relaciones” todavía no hayan sido hechas, se abrirá la ventana “Mostrar Tabla”.

Selecciona la tabla y haz clic en “Añadir”. Repite este paso para todas las tablas que quieras relacionar.

Haz clic en “Cerrar” cuando hayas terminado.

Las “Tablas” se añadirán a la ventana “Relaciones”.

Para crear “relaciones” entre las distintas tablas que acabas de añadir, haz clic en el campo de una “Tabla” y arrástralo al campo de otra “Tabla” con la cual deseas establecer la relación.

Esto hace aparecer el cuadro de diálogo “Editar Relaciones”.

(Verás la casilla de verificación “Forzar integridad referencial” que se detalla en la siguiente sección)
Haz clic en el botón “Crear” para confirmar la relación.

Ten en cuenta que puedes crear “relaciones” entre los diferentes campos siempre y cuando sean del mismo “tipo de datos”.

No se pueden crear relaciones entre los campos en los que, un campo es numérico y el otro es un campo de texto.

Siempre podrás borrar o modificar las “relaciones”.

Para eliminar una “relación” haz clic derecho sobre el icono “Relación” y elige la opción “Eliminar Relación” y para editar una “relación” haz click en “Editar Relación”.

También puedes cambiar una relación haciendo doble clic en la línea entre las dos tablas.

Si más adelante deseas añadir más “Tablas” a nuestra ventana “relaciones”, debes hacer clic en el icono “Mostrar Tabla” (Show Table). .

Forzar integridad referencial (“Enforce Referential Integrity”)

Ahora ya tenemos establecidas varias relaciones y además varias propiedades en estas relaciones.

La integridad referencial se refiere a las reglas construidas por “Access” para asegurar que la relación entre los datos (campos) de las distintas tablas es válida.

“Access” se asegura de que cada valor único para un campo de una tabla en la relación, tenga un valor único correspondiente en la otra tabla. (1 a muchos).

Esto nos previene de tener datos inconsistentes en nuestra base de datos.

Como por ejemplo un registro de venta sin un cliente.

Por lo tanto, a fin de establecer la integridad referencial, la relación entre las tablas debe adherirse a estas reglas:

1. El campo relacionado de la “Tabla Padre” debe tener la clave primaria.
2. Los campos relacionados en ambas listas deben tener el mismo tipo de datos.
3. Ambas listas deben pertenecer a la misma base de datos.

Siempre y cuando tus relaciones cumplan con estas condiciones, puedes “Forzar Integridad Referencial”.

Haz clic en la casilla “Forzar Integridad Referencial” a fin de aplicar esta propiedad.

Una vez que marques esta casilla, tenemos dos opciones que podemos revisar nuevamente:

1. “Actualización en cascada de los campos relacionados”: nos asegura que si se cambia un valor en la “Tabla Padre”, este cambio se verá reflejado automáticamente en la “Tabla Hija”.

2. “Eliminar en cascada los registros relacionados”: nos asegura que si se elimina un registro en la “Tabla Padre”, todos los registros relacionados en la “Tabla Hija” también serán eliminados.

En “Editar Relación”, encontrarás el botón “Tipo de combinación …”.
Si haces clic en él, se abrirá una ventana donde tienes tres casillas de verificación para las diferentes relaciones entre las tablas.

La primera está marcada por defecto. Sería muy raro que tengas que cambiar las relaciones en esta ventana, ya que cambian permanentemente la forma en que los datos entre las dos listas están relacionados.

Introducir datos con las listas de búsqueda (Campos de”Búsqueda” Fields)

En Access podemos crear campos de “Búsqueda” en una tabla que muestra los valores de otra tabla, consulta o lista de valores.

Si el campo ve un valor en otra tabla, automáticamente se creará una relación adicional entre los dos objetos (tablas,

consultas) que encontramos en la “Ventana Relaciones”.

La forma más fácil de utilizar el “Lookup Wizard”.

Selecciona el campo y elige “Lookup Wizard” como “Tipo de Dato”.

La siguiente ventana que se abre nos da la posibilidad de elegir si queremos crear la columna de búsqueda de una “tabla” / “consulta” o tipo de dato en la lista de valores.

En nuestro caso escogemos la “Tabla”que creamos anteriormente con los diferentes países.

Haz clic en el botón “Next”

EN la tercera ventana del “Lookup Wizard”, escogemos el campo de la izquierda (País en nuestro caso) y hacemos clic en el botón “>” de manera que el campo País aparezca en la columna de la derecha.

Ahora hacemos clic en “Next”.

La siguiente ventana es nueva en Access 2003. Podemos ordenar los valores del campo que hemos seleccionado para que aparezcan en orden ascendente o descendente.Escoge tu campo y luego selecciona ascendente o descendente.

Haz Clic en “Next”.

En la siguiente ventana, le damos un nombre a nuestra columna “Búsqueda” y hacemos clic en “Finish”.

En “Vista Diseño”

(Design View)

, bajo la pestaña “Lookup”, vemos como fuente la información seleccionada con el campo país de la tabla.

Dentro de “Vista de Datos”, si pones el cursor del ratón en el campo País, podrás ver un compilado en la lista desplegable de la tabla Países.

Si escribes en el campo de la lista de valores en el “Asistente para búsquedas” verás la siguiente ventana:

donde puedes introducir una lista de tu elección.

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• Downloading iPad Apps
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