Las diferentes ventanas

Todos los objetos de Access tienen dos o más vistas para las tablas, de las cuales haremos uso de las siguientes:

1. “Vista de Datos”
2. “Vista Diseño”

En la “Vista Diseño”, creamos “Tablas”, como ya hemos visto en la lección anterior.
En la “Vista de datos”, podemos añadir, editar o borrar los datos de dichas tablas.
Podemos cambiar entre las ventanas haciendo clic en el botón “Ver”.

aquí

o allá

Usando la “Vista de Datos”(“Datasheet View)”

Puedes crear una tabla en la “Vista de datos”, pero hacer esto, definitivamente no es recomendable.

En esta ventana no tenemos ningún control sobre los tipos de datos de los diferentes campos.

Para abrir una tabla en la “Vista de datos”, seleccionamos la tabla de la lista de tablas de la base de datos y hacemos clic en el botón “Abrir”.

Desde la “Vista de Datos” vemos todos los registros presentes en nuestra tabla.

El registro con la flecha negra a la izquierda es el registro que está seleccionado actualmente.

Cuando usamos la “Vista de datos”, podemos navegar a través de los registros mediante la tecla “Shift” desplazándonos a la izquierda y con la tecla “Tab” para desplazarnos a la derecha.

También podemos utilizar las flechas de nuestro teclado: arriba, abajo, izquierda y derecha.

También puedes navegar en “Tablas” más largas mediante el uso de las barras de desplazamiento: arriba, abajo, izquierda y derecha.

Alternativamente, podemos utilizar los botones en la parte inferior para saltar rápidamente de un registro a otro.

A continuación están los nombres de la “Tabla”, nos encontramos con una fila sin datos que contiene únicamente un asterisco (*) en el lado izquierdo.

Esa es la nueva fija para el “Nuevo registro”.

Para agregar un nuevo registro, simplemente haz clic en la fila y empieza a escribir la información.
El símbolo del asterisco va a cambiar por la imagen de un lápiz.

Si abrimos una “Tabla”, siempre vamos a ver el primer registro completo.
Si nuestra “Tabla” es bastante grande y queremos agregar un nuevo registro, no es necesario usar la barra de desplazamiento en la parte inferior de la “Tabla”, lo podemos hacer simplemente haciendo clic en el botón .

Esto nos lleva a la parte inferior de nuestra “Tabla” en la posición del nuevo registro.

Editar y eliminar registros en la Vista de datos

Para “Editar” (cambiar) un registro, simplemente colocamos nuestro cursor en el campo correspondiente, seleccionamos el texto y comenzamos a escribir.

Para guardar el cambio realizado, lo único que debemos hacer es mover el cursor fuera de la “Casilla”.

Los cambios en una “Tabla” se guardan automáticamente.

Tienes que hacer clic en el botón “Guardar” únicamente cuando cambies la estructura de la “Tabla”.

Para borrar un registro completo de la base de datos, haz clic en el selector de fila (izquierda) y luego presiona el botón “Eliminar”.

Access te preguntará si estás seguro de que deseas eliminar este registro.

Si haces clic en “Sí”, el registro se eliminará permanentemente.

Añadiendo nuevos campos

Una vez que hayas creado la tabla, puede ser que desees cambiar la estructura de dicha tabla.

Para ello, tenemos que abrir el “Diseño de Tabla” en la ventana de la tabla:

En la ventana “Vista Diseño”, hacemos clic derecho en el selector de filas sobre el campo donde queremos insertar

un nuevo campo. Así, el campo se añade encima del campo seleccionado.

Un campo en blanco se insertará por encima de la fila que seleccionaste.

Dale al nuevo campo un nombre y selecciona el tipo de datos que deseas utilizar para este campo.

Como cambiamos la estructura de nuestra tabla, ahora tenemos que guardarla.

Haz clic en “Archivo” y selecciona “Guardar” en la barra de menú.

En Access, tenemos la flexibilidad de cambiar el nombre de un campo.
Pero debo advertirte, que si cambias los nombres de los campos, esto puede afectar a tus reportes, formularios o consultas que ya se crearon.

Por lo tanto, si quieres “cambiar el nombre” de un campo, tienes que comprobar si se ajustaron los objetos relacionados a este campo de forma automática. Si no es así, puedes hacerlo de forma manual.

Para dar a un campo un nombre diferente, tenemos que abrir la tabla en “Vista Diseño”, y a continuación, hacer clic en la columna a la cual deseas cambiarle el nombre, luego escribe el nuevo nombre y haz clic en el botón “Guardar” para que los cambios en la estructura de la tabla se hagan efectivos.

Otra cosa que podemos hacer, es eliminar los campos.

Pero asegúrate de que los campos no se utilizan en otros objetos (“macros”, “Reportes”, “Formularios”, etc), de lo contrario, todo será un caos y ya no funcionará correctamente.

Para eliminar un campo haz clic derecho en el selector de filas y elige la opción “Eliminar fila”.
Access te preguntará si estás seguro de eliminar este campo, haz clic en “Sí” para eliminarlo de forma permanente, o haz clic en “No” si aún deseas mantener este campo.

Cursos

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats