Utilizando una lista de direcciones existente:

No importa si se utiliza una lista de direcciones creada en Excel, Access o Word.
En primer lugar abre la carta que está vinculada a la lista de direcciones, haz clic en en el botón de la cinta “Seleccionar destinatarios” (1), y selecciona “Usar lista existente …” (2) en el menú desplegable.
Se abrirá el cuadro de diálogo “Seleccionar origen de datos” (3).
Selecciona el archivo que contiene la lista de direcciones, que en este ejemplo es un archivo de Excel (4), y haz clic en el botón “Abrir” (5).

Esto abre un nuevo cuadro de diálogo:
El archivo de Excel que seleccione sólo tiene una hoja de cálculo, por lo que esta hoja de trabajo se ha seleccionado automaticamente (1).
Si el archivo tiene varias hojas de cálculo, selecciona la hoja de cálculo en la que reside la dirección.

Debido a que la primera fila de este directorio es un título de columna, selecciona esta casilla (2).

Luego haz clic en el botón aceptar.
Pareciera que no ha pasado nada, pero Word creo ahora la relación entre nuestra carta y las direcciones que estaban en nuestro archivo de Excel.

Campos:

Cuando consideramos una lista existente, lo primero es comparar los nombres de los campos, porque obviamente queremos que todo se haga correctamente.
Haz clic en los botones “Asignar campos” (1), en la cinta por debajo de la pestaña “Correspondencia” (2).
Esto abre el cuadro de diálogo “Asignar campos” (3).

A la izquierda de este cuadro de diálogo, nos encontramos con los nombres de campo estándar, y a la derecha nos encontramos con los nombres de los campos de nuestro archivo seleccionado. En este caso, es el archivo de Excel.

Algunos de estos campos tienen un contacto, mientras que otros no.
Esto es simple, si el título por defecto en la columna de la izquierda corresponde al título en el archivo vinculado, los dos coinciden. Si este no es el caso, haz clic en la flecha que apunta hacia abajo junto al cuadro el cual no encuentra ninguna coincidencia, y selecciona el nombre del campo de la lista de forma manual.

El campo por defecto “Nombre” es el mismo para ambas columnas, por lo que este no es un problema.
El campo estándar, “Apellido” no lo tengo igual en el archivo de Excel, así que tengo que entrar en él, de forma manual.
Haz clic en la flecha que apunta hacia abajo, al lado de este cuadro de texto, y selecciona “Nombre” de la lista.

Haz lo mismo para todos los otros campos que se van a fusionar, y para los campos para los cuales no se encontró nada en tu archivo de Word.
Si deseas utilizar éstos una vez más en otra combinación, selecciona la casilla de verificación “Recordar esta correspondencia …”.
Haz clic en Aceptar cuando hayas terminado.

¡Nota!

Si no estás seguro de que Word puede encontrar una comparación entre los campos, así como si sus campos de origen coinciden. Esto puede tardar un poco más, pero evita tener campos vacíos en el documento.

Edición de la lista de destinatarios

Ya creamos una lista o utilizamos una lista existente que se puede editar.
Haz clic en “Editar lista de destinatario” en la cinta, en la pestaña de “Listas de correo”.
Esto abre otro cuadro de diálogo donde podemos excluir a los destinatarios haciendo clic en los nombres de particulares, por lo que este no esta marcado.

Podemos clasificar a los beneficiarios sobre la base de uno o más campos.
También podemos filtrar los destinatarios sobre la base de uno o más campos.
Si tenemos un tamaño de la lista, podemos encontrar duplicados y eliminarlos.
También podemos encontrar los destinatarios.

Si deseas completar la lista, selecciona la lista, en la parte inferior izquierda del cuadro de diálogo “origen de datos” y haz clic en el botón “Editar”.

En la próxima lección, finalmente fusionaremos los datos.

Cursos

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats