Importar Documentos desde Excel e Insertar Vínculo

En los documentos de Word, es posible importar desde y hasta conectar con otros programas de Windows.
En este ejemplo tenemos enlaces y copiar un archivo de Excel en un archivo de Word

• Abra el archivo de Excel que debe estar vinculada a la Palabra
• Abra el archivo de Word en el que desea insertar el archivo de Excel
• Cambiar el tamaño de las ventanas de los dos programas, de manera que se obtiene una visión general de ambos documentos

• En Excel, seleccione el informe completo (de la celda B7 a la celda E11)
• Haga clic en Editar en la barra de menú
• Haga clic en “Copiar”
• En Word, haga clic en la posición donde desea insertar el archivo de Excel
• Haga clic en la opción “Editar” en la barra de menús de Word.
• Haga clic en ‘Pegado Especial’

Aparece un cuadro de diálogo:

• Haga clic en la opción “Pegar vínculo” en la caja de diálogo de ‘Pegado Especial’
• Seleccione la opción “Objeto Hoja de cálculo Microsoft Excel” en el cuadro ‘Como’.
• Haga clic en Aceptar

La parte copiada de Excel aparece en el documento de Word.
Ahora, cuando hacemos algún cambio en el documento de Excel, los cambios de inmediato se reflejan en el documento de Word y, gracias al enlace.
Incluso un cambio en el formato de Excel se actualiza en el archivo de Word vinculado.

Combinar letras (personalización), con una base de datos

En Word 97, podemos combinar nuestras cartas con una base de datos, por ejemplo Access’97 dBase o cualquier base de datos que hemos creado en Word’97 sí, hará que nuestras cartas más personales.
Para mayor claridad:
Una base de datos es una colección de datos que se unía (Documentos)
Un registro contiene los datos de una persona, y se compone de varios campos.
Una fila de nuestra tabla es un registro, cada célula de nuestra mesa es un campo
En nuestro ejemplo, relacionar las letras con una base de datos que hemos creado en Word’97.
Creación de una base de datos en Word’97 no es difícil:

• Combinar un número de columnas (en nuestro caso 7) y un número de filas (en función del número de personas) en una tabla (ver Les 15).
• La primera fila (o registro) de nuestra tabla contiene los nombres de los campos: Tratamiento, Título, Apellido, Nombre, dirección, código postal y localidad.
• En las siguientes filas escribimos los nombres de todos nuestros clientes
• El último registro se llena en nuestra base de datos
• En el menú “Archivo”, seleccione “Guardar”
• Escriba un nombre, por ejemplo: “DireccióndeNotarios.doc”

Nuestro contenido para cada letra y el cliente, con la excepción del destinatario, es la misma. Ya se ha creado y guardado con el nombre de “CartadeNotarios.doc”:

Ahora lo haremos fusión nuestra letra “CartasdeNotarios.doc” con nuestra base de datos “DirecciondeNotarios.doc”:

• Carta abierta
• Haga clic en “Herramientas”
• Seleccione “Combinar correspondencia”

Aparecerá un cuadro de diálogo

• Haga clic en “Crear”
• Elija “en cartas” de la lista
• Seleccione “Ventana Activa”
• Vuelve a aparecer el cuadro de diálogo
• Haga clic en “Obtener datos”

eleccione la opción “Abrir fuente de datos”

• Aparece la base de datos Una ventana abierta desde la que podemos seleccionar.

Si usted está en la base de datos de Access en dBase o donde sea, haga clic en la flecha al lado de “Tipo de archivo” y seleccione el tipo de archivo

• Seleccione el archivo
• Haga clic en “Abrir”

Un cuadro de diálogo que indica que Word’97 no es capaz de encontrar los campos que se combinan.

• Haga clic en “Modificar documento principal”

Mientras tanto, aparece la barra de herramientas “Combinar”:

• Coloque el cursor después de “Para:” en nuestra carta
• Haga clic en el botón “Insertar campo de combinación” en la barra de herramientas “Combinar”

Puede ver todos los nombres de campo de la base de datos

• Seleccione la opción “Title”
  verá el “Título” aparece en nuestra carta
• Presione la barra espaciadora del teclado
• Vuelva a hacer clic en el botón “Insertar campo de combinación”
• Seleccione la opción “Apellido”
• De nuevo pulse la barra espaciadora
• A continuación, haga clic en el botón “Insertar campo de combinación”
• Seleccione “Nombre”
• Coloque el cursor donde desea la dirección
• Haga clic en el botón “Insertar campo de combinación”
• Seleccione “Dirección”
• Coloque el cursor donde desea que el lugar del código postal
• Haga clic en el botón “Insertar campo de combinación”
• Seleccione “Código postal” y pulse la barra espaciadora
• y, finalmente, vamos a añadir la Ciudad

Puede realizar las mismas acciones en cualquier parte de la letra que usted quiere añadir un nombre de campo

El paso final

• Haga clic en “Herramientas”
• Haga clic en “Combinar correspondencia”

Tenemos la vuelta de diálogo en nuestras pantallas

• Paso 3 Haga clic en “Combinar”

Aparecerá el cuadro de diálogo “Combinar”

• Aquí tiene varias opciones en la configuración:

Combinar en un documento nuevo o una impresora, algunos o todos los registros, etc

• Elige tu opción. Elegimos “Nuevo documento” y todos los registros
• Haga clic en “Combinar”
• Tenemos todas nuestras cartas personalizadas en nuestra pantalla
• Deslice el control deslizante hacia abajo para ver

 

Cursos

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats