Documenten uit Excel invoegen en koppelen

In Word is het mogelijk documenten te importeren uit en zelfs te koppelen met andere Windows-programma’s.
In dit voorbeeld kopiëren en koppelen we een bestand uit Excel met een bestand van Word

• open het bestand in Excel dat moet gekoppeld worden aan Word
• open het bestand in Word waarin je het Excel bestand wil invoegen
• verklein de vensters van beide programma’s zodat je een overzicht krijgt van beide documenten

• selecteer in Excel het volledige rapport (van cel B7 tot en met cel E11)
• klik op ‘Bewerken’ in de menubalk
• klik op ‘Kopiëren’
• klik in Word op de plaats waar je het Excel-bestand wil invoegen
• klik op ‘Bewerken’ in de menubalk van Word
• klik op ‘Plakken Speciaal’

een dialoogvenster verschijnt :

• klik op ‘Koppeling Plakken’ in het dialoogvenster ‘Plakken Speciaal’
• selecteer in de lijst “Als” de optie “Microsoft Excel werkbladobject”
• klik op O.K.

Het gekopieerde deel van Excel verschijnt in het Word-document.
Brengen we nu een wijziging aan in het Excel document, dan word deze dankzij de koppeling direct doorgevoerd in het Word document
Zelfs een wijziging van de ‘Opmaak’ in Excel word doorgevoerd naar Word

Brieven samenvoegen (personaliseren) met een databank

In Word’97 kunnen we onze brieven samenvoegen met een databank, bvb Access’97, dBase of een databank die we aangemaakt hebben in Word’97 zelf, om zodoende onze brieven een meer persoonlijk tintje te geven.
Voor alle duidelijkheid :
Een databank bestaat uit een verzameling van gegevens die bij elkaar horen (Records)
Een Record bevat de gegevens van één persoon, en is opgebouwd uit verschillende Velden.
Een rij in onze tabel is een Record, elke cel in onze tabel is een Veld
In ons voorbeeld voegen we de brieven samen met een databank die we gemaakt hebben in Word’97.
Een databank aanmaken in Word’97 is helemaal niet moeilijk :

• -voeg een tabel in (zie Les 15) met een aantal kolommen (in ons geval 7) en een aantal rijen (afhankelijk van het aantal personen)
• -de eerste rij (of Record) van onze tabel bevat de veldnamen : Aanspreking, Titel, Familienaam, Voornaam, Adres, postnr. en Woonplaats.
• -in de volgende rijen typen we al onze klanten
• -is de laatste Record ingevuld slaan we onze databank op
• -in het menu “Bestand” kiezen we “Opslaan”
• -geef een naam bvb: “adressen notarissen waasland.doc”

Onze brief die van inhoud voor elke klant, met uitzondering van de bestemmeling, gelijk is, hebben we reeds aangemaakt en opgeslagen onder de naam “brief notarissen.doc:

Nu moeten we onze brief “brief notarissen.doc” samenvoegen met onze databank “adressen notarissen waasland.doc” :

• open de brief
• klik op “Extra”
• kies “Post Samenvoegen”

een dialoogvenster verschijnt

• klik op “Maken”
• kies uit de keuzelijst “Standaardbrieven”
• kies “Actief Venster”
• het dialoogvenster verschijnt weer
• klik op “Gegevens”

• kies “Open bestand”

• een open venster verschijnt waaruit we onze databank kunnen selecteren

Indien je databank nu in Access, in dBase of waar dan ook is gemaakt, klik je op het pijltje naast “Bestand type” en selecteer het type-bestand

• selecteer het bestand
• klik op “Openen”

Er verschijnt een dialoogvenster waarin word vermeld dat Word’97 geen velden kan vinden die zijn samengevoegd

• klik op “Bewerken hoofddocument”

Ondertussen is de werkbalk “Samenvoegen” verschenen :

 

• plaats de cursor achter “Aan : ” in onze brief
• klik op de knop “Samenvoegveld Invoegen” in de werkbalk “Samenvoegen”

Je ziet hier al onze veldnamen van van onze databank

• kies “Titel”
  je ziet de “Titel” verschijnen op onze brief
• druk op de spatiebalk op je toetsenbord
• klik weer op de knop “Samenvoegveld Invoegen”
• kies “Familienaam”
• en druk weer op de spatiebalk
• klik nogmaals op de knop “Samenvoegveld Invoegen”
• kies “Voornaam”
• plaats de cursor op de plaats waar je het adres wenst
• klik op de knop “Samenvoegveld Invoegen”
• kies “Adres”
• plaats de cursor op de plaats waar je de woonplaats wenst
• klik op de knop “Samenvoegveld Invoegen”
• kies “Postnr” en druk op spatie
• en als laatste voegen we nog de Woonplaats in

Dezelfde handelingen kan je uitvoeren op gelijk welke plaats in de brief waar je een veldnaam wil toevoegen

De laatste stap

• klik op “Extra”
• klik op “Post Samenvoegen”

We krijgen terug het dialoogvenster op ons scherm

• klik op stap 3 “Samenvoegen”

het dialoogvenster “Samenvoegen” verschijnt

• hier heb je verschillende mogelijkheden van instellingen :

samenvoegen naar nieuw document of naar printer, alle records of sommige etc.

• stel uw keuze in. Wij kiezen voor “Nieuw Document” en alle Records
• klik op “Samenvoegen”
• meteen krijgen we al onze brieven gepersonaliseerd op ons scherm
• schuif met de schuifbalk naar onder om dit te controleren

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats