To mail or not to mail? That’s the question.

In PowerPoint hebben we de mogelijkheid onze presentatie op te slaan als pdf-bestand.

Hiervoor hebben we twee mogelijkheden. Een, je kunt deze verzenden als pdf-bijlage in je mail, of twee, je kunt deze opslaan als pdf.

Beide opties vinden we in de backstage weergave, onder het tabblad “Opslaan en verzenden”.
Laat ik eerst eens beginnen met de optie “Per e-mail verzenden”.
Wanneer je kiest voor deze optie, heb je eigenlijk geen enkel controle over je pdf-bestand.
PowerPoint maakt van je presentatie een pdf-bestand, en voegt deze toe als bijlage in je e-mail, punt.
Weinig controle over wat er in je pdf-bestand mag of moet komen, en een redelijk groot (in mb) bestand. Dus niet echt mijn voorkeur.

Een tweede manier, is te kiezen voor de optie “PDF- of XPS-document maken” dat je vindt onder hetzelfde tabblad in de backstage weergave.
Wanneer je klikt op de knop “PDF of XPS maken”, opent een dialoogvenster waarin we kunnen navigeren naar de plaats op onze harde schijf waar we de pdf willen opslaan. Maar wat belangrijker is, is dat we hier de keuze hebben of we de pdf willen opslaan als “Standaard” grootte of “Minimale grootte” (1).
Standaard grootte geeft een beter resultaat van de gebruikte afbeeldingen in de presentatie dan de minimale grootte, maar voor een presentatie met 12 dia’s scheelt dit al 750kb.
Dus je kunt je voorstellen wanneer je een presentatie maakt met 50 dia’s, en je moet hiervan een pdf mailen naar vrienden of collega’s, je wel zal weten, welke ze het liefst ontvangen.

Een tweede voordeel bij deze keuze is, dat je nog een aantal extra opties hebt (2).

 

Wanneer je deze knop klikt, opent een tweede dialoogvenster waar je kunt instellen welke dia’s je wil opnemen in je pdf-bestand (1), en wat van deze dia’s je wil opnemen in je pdf-bestand (2).
En met “Wat” van de dia’s bedoelen ze dan de dia’s, de hand-outs enzomeer.

Mijn mening is, wens je een pdf-bestand te mailen van je presentatie, maak er dan eerst een pdf-bestand van, en mail deze eigenhandig als bijlage in je e-mail.

 

Ter informatie:
Een XPS-bestand is een nieuw bestandstype om je documenten met behoud van opmaak met anderen te delen.

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats