Calculando Subtotales

Para calcular la suma de ventas por producto en la hoja de trabajo ‘ventas’, tienes primero que ordenar la columna “producto”.

• Haz click en cualquier parte de la columna ‘producto’
• Haz click en el botón ‘Ordenar Ascendentemente’.
• La lista completa está ordenada por ‘Producto’
• Coloca el cursor en cualquier celda de la columna A
• Escoge  ‘Subtotales’ opción (Subtotals) del menu ‘Datos’
• En el cuadro de diálogo, escoge ‘producto’ en la opción “cada cuando cambia en” (at Each Change in)
• En la “Función” escoge “Suma”
• En “sumar subtotales a” puedes calcular múltiples subtotales. (Por ejemplo ventas y cantidad)
• Haz click en ACEPTAR, y todos los subtotales para Venta de Productos son calculados.

Si aún quieres conocer el promedio de venta por producto:

• Coloca el cursor en cualquier parte de la lista
• Selecciona menu ‘Datos’ – ‘Subtotales’
• En el cuadro de diálogo, debes seleccionar ‘Promedio’ (Average) en la caja ‘función’
• El promedio de ventas por producto es desplegado en una celda vacía

Como la intención es calcular el promedio de valores, es necesario desactivar la casilla de verificación en la opción “Reemplazar Subtotales Actuales” .

• Haz click en ACEPTAR, y los promedios son calculado

Si quieres ordenar los datos de subtotales de una lista, primero tienes que seleccionar el rango completo o remover los subtotales.

• Selecciona desde en rango (A2 to G30)
• Selecciona ‘Datos’
• Selecciona ‘Ordenar'()
• y ahora puedes escoger cómo quieres ordenar

Si quieres ordenar múltiples productos con subtotales, debes repetir los pasos de arriba por cada producto.

Cuando agregues los subtotales a la lista, Excel resume la estructura en la hoja de trabajo usando símbolos afuera del lado izquierdo.

Encontrarás las llaves 1,2,3 y 4 y líneas verticales que son llamadas barras.
Si haces click en el botón 1, sólo los grandes totales serán desplegados al final.
Haz click en botón, todos los totales son desplegados.
Haz click en botón 3, todos los totales y promedios son desplegados.
Haz click en botón 4 y la lista completa con todos sus detalles son desplegados otra vez.

Haz click en el botón ‘-‘ junto a ‘kl.printer average” después los detalles del kl.printer average están escondidos.
Haz click en el botón ‘-‘ a un lado de kl.printer ‘total’, entonces sólo el total de kl.printer es mostrado.

Si no eres capaz de ver los datos de la hoja de trabajo en resumen, puedes eliminar todo o parte de la lista (esto no afectaría los datos actuales en la hoja de trabajo):
Haz click en alguna celda en el resumen lista
Selecciona ‘ Agrupar por Fuera‘ (Group and Outline)del menu desplegable de ‘Datos’
Escoge ‘Limpiar Lista’ (Clear Outline) en el segundo menu desplegable

Aquí, tenemos también la fórmula para calcular los subtotales

Si colocas el cursor en la celda D32 la fórmula completa aparece en la barra de fórmulas.
Puedes ver el nombre de la función “SUBTOTAL” con argumentos, que es el rango por el cual el subtotal es calculado: D2: D30.

Para tu información: El número 9 usado en el primer argumento es la función número que determina cual función es usada para el cálculo del Sub-total, en este caso, es, la SUMA.

• Haz click en el botón Asistente de funciones bajo el menu Insertar. Haz click en el botón de ayuda que aparece al final del asistente Insertar y verás un resumen del número de función desde 1 al 11 donde puedes asociarlo.
• Cambia el número 9 en este ejemplo por el número 2, conseguirás la función CONTAR.

Cursos

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats