Crear tabla pivote
En Excel, podemos ver datos de distintas formas, para ésto usamos la Tabla Pivote. (Tabla pivote)
Nosotros tenemos nuestra hoja de trabajo con registros de venta desde 1997 y 1998 para las PC’s e Impresoras:
- Coloca el cursor en una celda vacía de la hoja.
- Desde el menu Datos, selecciona la ‘Tabla Pivote’ (Pivot table).
- En el paso 1 de 4, serás cuestionado desde qué tipo de datos quieres para hacer la tabla pivote, selecciona “Lista Microsoft Excel o Database” (Microsoft Excel list or Database).
- Hacer click en ‘Siguiente’.
- En el paso 2 de 4, el rango es automáticamente seleecionado.
- Haz click en ‘Siguiente’.
- En el paso 3 y 4, determina el bosquejo (format) de la Tabla Pivote, dibujando los botones de campo desde el lado derecho de la caja de diálogo a la ubicación deseada.
- Arrastra los botones “Producto” y el ‘Año’ desde el lado derecho, al area del ‘RENGLON’ lo que significa que cada producto para cada año consigue un renglón separado en la Tabla Pivote.
- Arrastra ‘Provincia’ desde la derecha del area de ‘COLUMNA’, ésto significa que cada región recibirá una columna separada en la Tabla Pivote.
- Arrastra el botón “Venta” desde el lado derecho al area ‘DATOS’. En ésta área puedes solo introducir valores numéricos, porque incluye un proceso numérico.
(Cuando la naturaleza de las operaciones propuestas necesitan un cambio, haz doble click en el botón campo y selecciona otra operación. En este diálogo puedes también personalizar el número de formato). - Arrastra el “Vendedor” del lado derecho al área ‘PAGINA’.
Esto significa que para cada vendedor una página separada es creada en la Tabla Pivote.
- Haz click en ‘Siguiente’
- Aquí decides donde quieres colocar la Tabla Pivote
- Si dejas ésta caja en blanco, Excel automáticamente coloca la Tabla Pivote en una nueva hoja de trabajo, la cual es recomendada
- Haz click en ‘Finalizar’ (Finish)
Puedes ir sobre los registros de ventas por representativo o representativos para cualquier vista en una nueva hoja de trabajo.
Editando tabla pivote
Consigues una especial barra de herramientas con la Tablet Pivote que te deja desplegar datos en una muy simple manera. Puedes modificar la Tabla Pivote.
- selecciona cualquier celda de dato en tu Tabla Pivote
- Haz click en el Asistente de Tabla Pivote.
- e irás inmediátamente al Paso 3 de 4, aquí puedes encontrar la estructura de la Tabla Pivote para agregar, eliminar o mover los campos
- cuando termines de hacer los cambios, click ‘Finalizar’
Además, puedes cambiar los cambios en la estructura de la misma hoja de trabajo:
- Por ejemplo: arrastra el botón campo “Vendedor” al área de la Página justo abajo del botón ‘Año’
Tu ves el resultado arriba
- Arrastra el campo página para restaurar la Tabla Pivote original
Puedes facilmente agregar campos renglones:
- Haz click en el Asistente de la Tabla Pivote.
- Cuando llegues a los pasos 3 o 4 en el Asistente de la Tabla Pivote
- Arrastra ‘mes’ encima de ‘producto’ en el ‘RENGLON’
- Haz click en “finalizar”
Puedes ver que los meses son agregados.
Para esconder ciertas partes en una Tabla Pivote selecciona el nombre campo de los campos que quieras esconder.
- Haz click en el botón ‘Campo TablaPivote’
y en el cuadro de diálogo, escoge los productos que quieres esconder en “Ocultar productos” (Ocultar productos) y hacer click en ACEPTAR.
Hemos escondido las provincias E-Flander y W-Flanders,
Para hacerlos visibles otra vez, necesitas repetir la operación..
Para ajustar el formato de números:
- Selecciona otros datos
- Haz click en ‘Tabla Pivote’
botón - En el diálogo escoge ‘Número’ (Number) botón
- Escoge la categoría en el diálogo ‘Celdas’ por ejemplo la notación monetaria
- Haz click en Aceptar
- Haz click en Aceptar otra vez
La notación monetaria es usada
Representación de Porcentaje
- Selecciona un dato
- Click en el botón ‘Campo Tabla Pivote’
- Haz click en el botón ‘Opciones’
- En la selección “Mostrar datos como”(Show data as), haz click en la flecha que apunta hacia abajo
- Por ejemplo: escoge “% de renglón”
- Haz click en ACEPTAR
Resultado:
Si esto no es lo que tu realmente quieres, puedes regresar ésta operación
.
Ocultar Grandes Totales
- Selecciona el dato
- Haz click en el asistente de “Tabla Pivote”
botón - Luego vendrás al paso 3 y 4
- Haz click en ‘Siguiente’
- Haz click en ‘Opciones’
- Des-marca las opciones de las cajas marcadas “Gran Totales para columnas” y“Grandes totales para renglones.
- Haz click en Aceptar
- Haz click en ‘Finalizar’
Abajo en la lista, verás que los grandes totales para renglones ha desaparecido.
Si quieres ver los totales después, entonces repite los pasos ancima y después verifica las opciones “Grandes Totales por Renglones” y “Grandes Totales por Columna otra vez.
Agrupar Datos en una Tabla Pivote
- Selecciona los meses, Enero, Febrero y Marzo
- Haz click en el botón ‘Agrupar’ en la “Tabla Pivote” (Table pivote) barra de herramientas
- Una nueva sección llamada ‘grupo1’ es agregada
- Repetimos esto para cada set de 3-meses (Abril, Mayo, Junio y Julio, Agosto, Septiembre y Octubre, Noviembre, Diciembre)
Ahora nosotros damos al grupo un nuevo nombre:
- Seleccionar el grupo
- Coloca el cursor en la barra de fórmula y escribe un nuevo nombre: Cuarto 1
- Repite ésto por todos los grupos
También puedes cambiar el nombre campo del mismo modo.
Ordenando campos de columna y renglón en una Tabla Pivote
- Selecciona la columna ‘provincia’
- Haz click en “Orden Ascendente y Descendente”
botón barra de herramientas
Notarás que en el campo de columna ordenada está hecho desde izquierda a derecha. Ordenando los cuartos será hecho desde arriba hasta abajo
Formateando un reporte de Tabla Pivote
- Selecciona cualqueir celda
- Escoge el “Auto Formato” opción desde el menu “Formato”
- Escoge un estilo que te guste
- Haz click en ACEPTAR
El formato seleccionado es aplicado
Claro que puedes también crear tu formato favorito.
Las tablas pivote basadas en fusión de tablas
En nuestro libro de trabajo, aquí tenemos cuatro hojas de trabajo que pueden ser fusionadas en una sola Tabla Pivote :
- En el menu ‘Datos’, escoge la ‘Tabla Pivote’ (Pivot Table) opción
- Escoge la opción “Consolidación de Rangos Múltiples” como una fuente para tu Tabla Pivote
- Haz click en ‘Sigueinte’
- En el paso 2A de 4 ves que los datos con etiquetas idénticas son fusionadas
- Haz click aquí campo 1-página
- Presiona siguiente
- En el paso 2B de 4, debes indicar los rangos de la hoja de trabajo:
- En la primer hoja de trabajo ‘Antw. ’95’ selecciona el ranglo (A2 a E5)
Asegúrate que los totales NO están incluidos en el rango - Haz click en el botón Agregar en el Asistente (Agregar)
- Selecciona la siguiente hoja de trabajo Limb’95 y selecciona el rango (A2 a E5)
- Haz click en el botón Agregar en el Asistente
- Repite ésto para las hojas de trabajo ‘Antw. ’96’ y ‘Limb. ’96’
- Haz click en el botón Siguiente
- Paso 3 del Asistente es mostrado
- El diseño es automáticamente desplegado
- Haz click en ‘Siguiente’
- Paso 4 es mostrado
- La caja de la “celda inicial de la Tabla Pivote” está vacía otra vez
- Introduce una descripción en la “Tabla Pivote”
- Haz click en ‘Finalizar’
- La Tabla Pivote es terminada
Actualizando datos y agregar gráficos
Si la fuente de datos de una Tabla Pivote es cambiado y quieres ver los cambios en la Tabla Pivote, entonces tienes que Refrescar la Tabla Pivote :
- En tu libro de trabajo ‘Ventas 97 98’, cambia la “laptip” a la “Impresora”. (Editar-Buscar-Reemplazar)
- Abre la Tabla Pivote en la hoja de trabajo, puedes ver que los cambios no han sido implementados
- Vuelve hacer la “Tabla Pivote” barra de herramientas visible
- Coloca el cursor en cualquier dato celda
- Haz click en “Refrescar Datos”
botón - Los datos en la Tabla Pivote es refrescada
También, puedes crear gráficos en la Tabla Pivote
- Selecciona el rango
- Presiona el botón “Asistente de Gráficos”
- Puedes hacer el gráfico paso por paso
- Haz click en ‘Finalizar’
