Determinar el tipo de documento

 
Utilizamos la función “Combinación de correspondencia” a una carta que queremos enviar a varias personas en un tono más personalizado.
Para ello, obviamente, necesitamos nuestra carta, así como una tabla de direcciones.
No importa si esta tabla se encuentra ahora en una hoja de cálculo Excel, una base de datos, incluso una tabla de Word.
Incluso tenemos la opción de hacer esta tabla en Word, cuando ya hemos empezado a trabajar en nuestra combinación de correspondencia.

Nos encontramos en el botón “Iniciar Combinar correspondencia”, además de sus opciones en la pestaña “Correspondencia” en la cinta.
La mayoría de estas opciones no están disponibles aún cuando todavía no hemos fusionado el documento.

El primer paso en la “combinación de correspondencia” es determinar el tipo de documento que queremos utilizar en nuestra fusión con una tabla existente o no .
Haga clic en el botón “Iniciar Combinar correspondencia”.
Esto abre un menú desplegable con los diferentes tipos.
El primer tipo es “Cartas”, que utilizamos cuando queremos enviar la misma carta a diferentes personas.
El segundo tipo es el “mensaje de correo electrónico”, que utilizamos cuando queremos enviar la carta por correo electrónico.
El tercer y cuarto tipo es “Sobres” y “etiquetas”, que se discutieron en la lección anterior.
La quinta opción “Directorio”, que básicamente es lo mismo que “Etiquetas” nos permite imprimir varios registros en la misma página.
Si se selecciona cualquiera de estas cinco opciones que podemos seguir adelante con la fusión de nuestros datos.

Cuando ya no desee combinar el documento, seleccione la opción “documento de Word normal”.

Si usted no sabe exactamente qué pasos debe realizar en una combinación de correspondencia, seleccione la opción “Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia paso …”.
Hablaré con más detalle sobre esto en una lección posterior.

En este ejemplo estoy usando una una carta existente en la fusión, por lo elijo “Cartas” de la lista desplegable.

Determinar datos de origen

La segunda cosa que debemos hacer es determinar dónde está el origen de datos tiene que llegar la carta que se deben combinar en Word.
Haga clic en el botón “Seleccionar destinatarios” en la cinta.

Esto abre un menú desplegable con tres opciones:
La primera “Type Nueva lista …” usamos cuando no tenemos tabla de direcciones.
La segunda “Usar lista existente …” Podemos elegir cuando ya tenemos una tabla con las diferentes direcciones. Ya sea este cuadro un archivo de Access, Excel, de Word, eso no importa.

Y utilizamos la tercera opción “Seleccionar de los contactos de Outlook,” cuando nuestros receptores se encuentran en la lista de contactos de Outlook.

Permítanme primero empezar con “Escribir una nueva lista …”.

Hacer nueva lista de direcciones

Seleccione la opción “Escribir una nueva lista…” del menú desplegable.
Esto abre el cuadro de diálogo “Nueva lista de direcciones”.

De manera predeterminada, ésta cuenta con trece columnas.
Al hacer clic en el botón “Personalizar columnas” se abre una nueva caja de diálogo “Personalizar lista de direcciones”.

Aquí podemos añadir los nombres de campo, eliminar los nombres de campos y cambiar el nombre del campo.

Al hacer clic en el botón “Agregar” muestra un diálogo en el que introducimos el nombre del campo que queremos añadir.
Una vez que el nuevo nombre se introduce, hacemos clic en el botón Aceptar.
Cualquier campo que se agrega está por debajo del campo seleccionado.
Haga clic en los botones “Arriba” y “Abajo” para cambiar el orden de los campos.

Para eliminar un campo, primero seleccione el campo y, luego haga clic en el botón “Eliminar”.
Se le preguntará si usted realmente desea eliminar el campo seleccionado.
Seleccione “Sí” si lo desea.

Para cambiar el nombre de un campo se selecciona el campo, abd haga clic en el botón “Cambiar nombre …”.
Haciendo clic en este botón, se abre otro cuadro de diálogo donde se introduce el nuevo nombre para el tipo de campo.
Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

Haga clic en Aceptar cuando haya terminado de personalizar los campos.

Esto nos lleva de nuevo a la “Lista de direcciones Nuevo”.

Para agregar datos escriba la información adecuada en las diferentes columnas.
Para mover o navegar de una columna a la siguiente columna, haga clic en la tecla de tabulación del teclado.
Para pasar de una columna y para desplazarse a la columna anterior, haga clic en el tabulador de su teclado mientras se mantiene presionada la tecla Shift.

Para introducir otra dirección, haga clic en el botón “Nueva entrada” en el diálogo.
Si el cursor se encuentra en el último campo de la dirección que acaba de escribir, haga clic en el tabulador de su teclado, el cursor salta a una nueva línea en la que se puede entrar en la siguiente dirección.

Para eliminar una persona de la lista, seleccione primero la persona y, luego haga clic en el botón “Borrar registro” en el diálogo.

Si se completa el directorio, haga clic en el botón OK.
Esto abre el cuadro de diálogo “Guardar lista de direcciones”.
Vaya a la ubicación de su equipo donde desea guardar la lista.
Asígnele un nombre al archivo.
Y haga clic en “Guardar”.

Word guardará el archivo como una lista de direcciones de Microsoft Office, con la extensión. Mdb

Parece como si no hubiera pasado nada, pero Word ha hecho la conexión entre nuestra carta y direcciones.
Esto se puede ver en las opciones en la cinta. Ahora están disponibles.

Cursos

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats