Uso de una lista de direcciones existente

Ya sea que se utilice una lista de distribución creada en Excel, Access o Word, no importa.
Primero abra la carta que desea vincular a la lista de correo, haga clic en el botón “Seleccionar destinatarios” de la cinta de opciones, y seleccione “Usar lista existente …” en el menú desplegable.
Esto abre la caja de diálogo “Seleccionar origen de datos”.

En este ejemplo, abro un archivo de Excel, pero también puede ser un archivo de Access, o el archivo que hemos hecho en la lección anterior.
Navegue haciendo clic en la flecha que apunta hacia abajo, a los lugares en la lista de direcciones se almacenan en su ordenador, seleccione el archivo y haga clic en el botón “Abrir”.Esto abre un nuevo cuadro de diálogo:

El archivo de Excel que he elegido tiene varias hojas de trabajo, así que tengo que navegar en la hoja de cálculo donde está mi lista de direcciones.

Y debido a que la primera fila de esta guía es un título de la columna, lo que necesito esta casilla de comprobación.

Y hago clic en Aceptar
Una vez más, parece que no ha pasado nada, pero Word ahora tiene el vínculo entre nuestra carta y las direcciones en nuestro archivo de Excel creada.

Campos

Cuando usamos una lista existente, primero comparamos los nombres de los campos, si queremos que todo se haga correctamente.
Haga clic en el botón “Asignar campos” en la cinta de opciones en la pestaña “Correspondencia”.
Esto abre la caja de diálogo “Asignar campos”.

A la izquierda de esta caja de diálogo se encuentran los nombres de campo estándar, ya la derecha se encuentran los nombres de los campos de nuestro archivo seleccionado. En este caso, el archivo de Excel.

Algunos de estos campos tienen una coincidencia, otros no.
Esto es simple, el título predeterminado en la columna de la izquierda se corresponde con el título en el archivo vinculado, luego forman una coincidencia. Si este no es el caso, haga clic en la flecha que apunta hacia abajo junto al cuadro para el que no se puede encontrar un acuerdo, y seleccione el nombre del campo de la lista manualmente.

 

El campo Nombre predeterminado es el mismo para ambos, así que esto no es un problema.
El campo estándar “Apellido” no encuentra ninguna coincidencia en mi archivo de Excel, así que tengo que hacerlo manualmente.
Empiezo haciendo clic en la flecha que apunta hacia abajo junto a este cuadro y elijo la opción “Nombre” de la lista.

Haga lo mismo con todos los demás campos que desee utilizar en la combinación, y para el que no hay coincidencia en el archivo de Word adjunto.
Si desea utilizar este Acuerdo una vez más en otra combinación, marque la casilla de texto “Recordar este Acuerdo …”.
Haga clic en Aceptar cuando esté listo.

Nota:

¿No está seguro de que Word pueda encontrar una comparación entre los campos estándar y los campos de origen? Esto le puede costar un poco más de tiempo, pero esto evita campos vacíos en el documento.

En la próxima lección vamos a tener finalmente que combinar los archivos.

Editar Lista Destinatario
Ya sea que hemos creado una lista o se utilice una lista existente, podemos editarla.
Haga clic en el botón “Editar lista de destinatarios” de la cinta, en la pestaña “Correspondencia”.
Esto abre otro cuadro de diálogo donde podemos excluir los destinatarios haciendo clic en el nombre, para desmarcarla.

Podemos clasificar los destinatarios en uno o más campos.
Podemos filtrar los destinatarios en uno o más campos.
Si tenemos una lista grande, podemos encontrar duplicados y eliminarlos.
Y podemos buscar destinatarios.

Si desea agregar direcciones a la lista de nombres, seleccione la lista en el cuadro de diálogo “Fuente de datos” en la parte inferior izquierda, y haga clic el botón “Editar”.

En la próxima lección, finalmente los combinaremos.

Cursos

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats