Lijsten filteren

Een lijst met verschillende gegevens kunnen we in Excel 97 even makkelijk sorteren en beheren als in een database. We beschouwen de rijen als records en de kolommen als velden. Elke kolom is voorzien van een veldnaam de opmaak hiervan moet verschillend zijn van de gegevensopmaak.
Filteren van gegevens uit een lijst doe je met de hulp van de automatische filter.

• selecteer een willekeurige cel in de lijst
• kies Filter uit het menu Data
• optie Automatische filter (Auto Filter)
• naast de kolomnamen verschijnen filterpijlen
• klik op één van de filterpijlen naast een veldnaam
• er verschijnt een lijst met filter-criteria

kies je nu een optie uit de criteria-lijst dan worden alle gegevens uit het werkblad gefilterd, zo kan je bvb. alle personeelsleden die werken op de dienst computer filteren door dit item uit de lijst te selecteren . De rijnummers worden blauw, ook de filterpijl in de kolom Afdeling is blauw

Wil je alle gegevens opnieuw wil weergeven kies dan opnieuw het menu Data optie filter ® alles weergeven (Show All)

Gegevens zoeken met een aangepaste filter :

Om bijvoorbeeld alle personeelsleden te zoeken die na of in 1991 bij het bedrijf kwamen werken

• klik op de filterpijl naast de veldnaam begindatum
• kies in de lijst de optie aangepast (Costum)
• kies de juiste operator
• in het tweede keuzevak kies je de eerste datum van 1991
• klik op Ok

de records worden gefilterd op de ingestelde criteria, om alles terug weer te geven kies je de optie alles weergeven (All)

Een andere optie is de top10

• klik op de pijl naast salaris
• kies de optie top10
• je kan hier opnieuw een keuze maken (hoogste 10 of 5, laagste 10 of 5 etc.)

Om de filter uit te schakelen kies je in het menu Data de optie filter en alles weergeven
Als alle records opnieuw worden weergegeven dan kies je terug de optie filter in het menu Data en je schakelt de optie automatische filter terug uit door er op te klikken

Complexe filters gebruiken

Hiervoor moet je zelf de criteria in je werkblad invoeren

• voeg eerst een aantal nieuwe rijen toe bovenaan je werkblad
• zet de titelblokkering af (zie vorige les)
• selecteer de gewenste veldnamen
• en sleep ze met de Controle-toets ingedrukt naar de eerste rij
• kies een andere achtergrondkleur en tekstkleur voor de nieuwe rij met veldnamen om een goed onderscheid te krijgen
• selecteer het volledige criteriumbereik (rij met veldnamen EN een lege rij eronder)
• klik in het naamvak en typ een naam bvb: criteria

Als je bvb een lijst wil filteren met de vrouwelijke personeelsleden die een jaarsalaris hebben groter dan 450.000 bfr dan :
typ je onder jaarsalaris het criterium >450000
en typ in het criteriumveld geslacht : V

• klik op een cel ergens in de lijst
• klik op het menu ‘Data’ ® optie ‘filters ® optie ‘uitgebreid filteren’ (Advanced filter)
• er verschijnt een dialoogvenster waarin de lijst automatisch geselecteerd is
• klik op ‘Kopiëren naar andere locatie’ (Copy to another location)
• in het vak ‘criteriumbereik’ typ je : ‘criteria’
• in het vak ‘kopiëren naar’ typ je : L1
• klik op OK

En je ziet dat in cel L1 enkel die records geselecteerd zijn die voldoen aan de opgegeven criteria.

Nog complexere criteria

We maken een criterium van alle vrouwelijke personeelsleden met een jaarsalaris >450.000, EN alle personeelsleden die werken op de afdeling hardware.

• bepaal eerst nieuwe criteria-velden (afdeling, jaarsalaris, geslacht)
• we hebben reeds twee criteria (jaarsalaris >450.000 en geslacht V)
• nu maken we een OF-criterium dat we op de volgende rij plaatsen
• in de afdeling typ je in de cel A3 ‘hardware’

• plaats de cursor ergens in de lijst
• kies het menu ‘Data’ ‘filter’ ‘uitgebreid filteren’
• in het vak criteriumbereik vullen we het bereik in door het te selecteren in het werkblad (A1:C3)
• kies voor ‘kopiëren naar een andere locatie’ en typ bvb L20

• klik op OK, en de gewenste records zijn gefilterd.

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats