Een werkblad bestaat uit kolommen en rijen, de rijen worden aangeduid met getallen de kolommen worden aangeduid met letters, het snijpunt van een rij en een kolom noemen we een cel, de combinatie van een kolomletter en een rijnummer is een celverwijzing vb. : cel A1 of cel A12.
Voor de meeste taken en opdrachten zal je eerst cellen moeten selecteren voor je de opdrachten kunt uitvoeren.
Klik op cel E1 en je cel is geselecteerd, wens je een hele rij te selecteren klik je links vooraan op de rijkop, hiermee selecteer je 256 kolommen die per rij in een werkblad beschikbaar zijn, wens je een hele kolom te selecteren klik je bovenaan op de kolomkop en je hebt hiermee 16384 rijen geselecteerd die per kolom in een werkblad beschikaar zijn.
Wens je een groep aangrenzende cellen te selecteren klik je op de eerste cel van de groep en je sleept de aanwijzer naar de laatste cel in de groep, alle cellen die geselecteerd zijn worden zwart aangeduid, zo’n groep van cellen noemen we een bereik.
Wens je een celbereik te selecteren dat groter is dan je scherm dan klik je op de eerste cel, hou de Shift-toets ingedrukt, schuif met de werkbalken door het werkblad en klik op de laatste cel in het bereik.
Als je niet-aangrenzende cellen, rijen of kolommen wil selecteren klik dan op de eerste cel, kolom- of rijkop, hou de Controle-toets ingedrukt en klik dan op de volgende cel, kolom- of rijkop. Wens je alle cellen in je werkblad te selecteren klik dan op de knop in de linkerbovenhoek van het blad, om de selectie ongedaan te maken klik je ergens in het werkblad.
Om de cursor naar een bepaalde plaats in het werkblad te verplaatsen, kan je ook de sneltoets F5 gebruiken, druk op F5, er verschijnt een ‘ga naar’(go to) -dialoogvenster typ in het vak ‘verwijzing’(reference) de te selecteren cel en druk op Enter.
Ook het naamvak links bovenaan naast de ‘Formulebalk kan je hiervoor gebruiken. Klik op het naamvak, typ de cel die je wil selecteren en druk op Enter-toets. 
Om tekst of getallen in een cel in te voeren plaats je de cursor in een cel, typt een tekst of getal, en druk je op de Enter-toets , de cursor springt automatisch naar de volgende regel, je kan dit wijzigen als je dit vervelend vindt :
klik in het menu ‘Extra’ (Tools) op ‘Opties’ (Options), klik op het tabblad ‘Bewerken’ (Edit), verwijder het vinkje in de optie ‘Selectie verplaatsen na enter’ (Move selection after Enter) en klik op OK.
Om de inhoud van een cel te verwijderen selecteer je de cel en druk je op de Delete-toets.
Je kan verschillende soorten gegevens invoeren
Tekst wordt automatisch links uitgelijnt, getallen worden automatisch rechts uitgelijnt, negatieve getallen kan je invoeren door een ‘-‘teken voor het getal te plaatsen, een percentage kan je invoeren door na het getal het percentage-teken in te typen, gebruik de komma als decimaal teken.
Als je een tijd wil invoeren gebruik je steeds een dubbel-punt tussen de uren, minuten en de seconden vb. 10:30:15
Als je een datum invoert typ je een schuine streep of een afbreek-streepje tussen dag-maand-jaar of dag/maand/jaar. Gebruik nooit punten tussen dag, maand en jaar want Excel zal dit niet meer herkennen als een datum. Als je de huidige datum wilt invoeren druk je op ‘Controle’-toets EN op de ‘punt/komma’-toets.
Elke combinatie van getallen, spaties en niet numerieke gegevens worden door Excel als tekst geinterpreteerd.
Elke cel kan maximaal 255 tekens bevatten, de tekst loopt gewoon door in de lege cellen aan de rechter kant.
Staan er reeds gegevens in de cel aan de rechter kant, dan word de tekst afgebroken, wil je de volledige tekst in de cel zien dan maken we de kolombreedte groter door te dubbelklikken op de rechtse scheidingslijn van de kolomkop.
Je kan ook van verschillende kolommen te gelijk de breedte aanpassen :
- selecteer de kolommen
- klik in het menu ‘Opmaak’ (Format) op de optie ‘kolom’
- kies de opdracht ‘autoaanpassen aan selectie’ (AutoFit selection).
Alle geselecteerde kolommen worden nu automatisch breed genoeg voor de breedste cel in elke geselecteerde kolom
Makkelijk in Excel ’95 en ‘97 is de functie voor het automatisch aanvullen, we typen het woord ‘computer’ in een lege cel en drukken op Enter, daaronder typen we de letter ‘c’ en Excel vult automatisch opnieuw het woord ‘computer’ aan, is dit niet het gewenste woord typ je gewoon verder.
Deze automatische invoer van gegevens kan je ook afzetten : klik op het menu ‘Extra’ (Tools) en kies ‘Opties’ (Options), klik op het tabblad‘Bewerken’ (Edit) en klik op het selectievakje ‘Automatisch aanvullen voor celwaarden’ (Enable AutoComplete for cell values) zodat het vinkje verdwijnt.
Gegevens kunnen gemakkelijk binnen een rij of kolom kopiëren :
in cel A8 typ je bvb. ‘computer’, selecteer cel A8, en verplaats de muisaanwijzer naar het hoekpunt rechtsonderaan, er verschijnt een zwart kruisteken, dit is de vulgreep, met de vulgreep sleep je over de cellen B8, C8 en E8, en het woord ‘computer’ wordt gekopieert naar de eerder vernoemde cellen.
De functie ‘Automatisch doorvoeren’ kan je ook gebruiken om tijdreeksen te maken :
- typ in cel A1: 9uur
- typ in cel B1: maandag
- typ in cel C1: januari
- selecteer de drie cellen
- neem de vulgreep onderaan en sleep naar onder
- de waarden worden met 1 éénheid verhoogt
Wens je de éénheden met meer dan 1 te verhogen typ je de tweede cel in de kolom ook in met de éénheid die je wil gebruiken voor automatische doorvoer vb.:
- typ onderstaande gegevens in de tabel
- selecteer de zes cellen
- neem de vulgreep onderaan en sleep naar onder
- de waarden worden met 2 éénheden verhoogt
Het verschil tussen de gegevens van rij 1 en rij 2 bepalen het interval waarmee de gegevens automatisch worden doorgevoerd
Voor het doorvoeren van tijdreeksen hebben we nog meer voorbeelden :
- typ in cel B8 bvb. de datum van vandaag door te klikken op de toetsencombinatie ‘Controle’ + ‘punt/komma’ en klik op ‘Enter’
- selecteer terug de cel B8
- neem de vulgreep en sleep met de RECHTER-muisknop over de cellen waarin je automatisch wil doorvoeren, er verschijnt een dialoogvenster hierin kan je opgeven welke waarde je wenst door te voeren : datum, maanden of jaren doorvoeren.
Ook lineaire reeksen kan je snel doorvoeren :
- typ in cel B19 de waarde 15
- typ in cel B20 de waarde 16
- selecteer de cellen B19 en B20 neem de vulgreep en sleep naar onder
De lineaire reeks wordt hiermee verhoogt met een intervalwaarde één, deze intervalwaarde kan je aanpassen aan je behoeften.
In groeireeken worden de waarden vermenigvuldigd met een constante factor :
- typ in cel F19 het getal 3
- typ in cel F20 het getal 6 (als resultaat van 2X3)
- selecteer de cellen F19 & F20
- neem de vulgreep, en sleep dit keer met de RECHTER muisknop door naar onder
- kies in het dialoogvenster de optie ‘groeitrend’ en je krijgt de groeireeks 3-6-12-24-48 etc. voor 3×2=6, 6X2=12, 12X2=24 enz.
Deze groeireeks heeft dus een intervalwaarde X2
- kies je in het dialoogvenster de optie ‘lineaire trend’ dan krijg je de groeireeks 3-6-12-18-24 voor 3×2=6, 3×3=9, 3×4=12 enz.
Een combinatie van tekst en getallen wordt eveneens makkelijk doorgevoerd :
- typ in cel A31 periode 1
- typ in cel B31 regio 1
- selecteer beide cellen, neem de vulgreep en sleep naar rechts
Heb je regelmatig dezelfde lijsten nodig dan kan je in Excel zelf aangepaste reeksen maken, zo is het handig een bestaande reeks steeds opnieuw automatisch in te vullen :
- selecteer de bestaande regioreeks van A1 tot A5
- open het menu ‘Extra’
- klik in het menu ‘Extra’ op de optie ‘Opties’
- klik in het dialoogvenster op het tabblad ‘Aangepaste lijst’
- klik onderaan op de optie ‘Importeren’
- en druk op de OK-knop om het dialoogvenster te sluiten
Je kan ook nu deze aangepaste lijst gebruiken voor het automatisch doorvoeren met de vulgreep.
Typ in het werkblad de naam van het eerste item uit de reeks, selecteer, neem de vulgreep en sleep naar onder, de lijst wordt automatisch doorgevoerd
Je kan ook nieuwe lijsten voor automatische doorvoer aanmaken om later te gebruiken :
- plaats de cursor in een lege cel op je werkblad
- open het menu ‘Extra’ (Tools)
- kies ‘Opties’
- kies het tabblad ‘Aangepaste lijst’ (Custom list)
- klik in het vak ‘Gegevens in lijst’ (List entries) en typ één na één de gewenste items in, gescheiden door een komma + spatie
- als je lijst volledig is druk je op de knop ‘Toevoegen’ (Add)
- klik op OK
Nu kan je ook deze lijst in alle werkbladen en in alle werkmappen van Excel gebruiken voor het automatisch doorvoeren, typ het eerste item en sleep met de vulgreep.
Het beheren van werkmappen
Bij het openen van een nieuwe werkmap vindt je onderaan in de werkmap steeds drie werkbladen : blad1, blad2 en blad 3
Links van de werkbladen vindt je pijlpunten, dit zijn de tabschuifknoppen, met deze knoppen kun je door de verschillende werkbladen schuiven door te klikken op de pijlpuntjes.
Om in één reeks doorheen verschillende werkbladen te schuiven hou je de Shift-toets ingedrukt terwijl je klikt op één van de pijlpuntjes.
Klik je met de RECHTER muisknop op de pijlpuntjes dan word er een rolmenu getoont waarin de verschillende werkbladen van je werkmap worden getoond, zo kan je snel het gewenste werkblad kiezen.
Je kan de werkbladen een andere naam geven :
dubbelklik op blad1, typ in het tekstvlak de naam die je aan dit werkblad wilt geven bvb januari, en druk op ‘Enter’
Je kan werkbladen verwijderen
klik met de RECHTER muisknop op een werkblad en kies verwijderen (Delete), er verschijnt een dialoogvenster met de waarschuwing dat dit werkblad PERMANENT zal verwijderd worden, klik op OK indien dit is gewenst.
Je kan ook verschillende werkbladen tegelijk verwijderen : klik op het eerste te verwijderen blad, hou de Shift-toets ingedrukt en druk op het laatst te verwijderen blad, klik op de RECHTER muisknop en kies ‘Verwijderen’(Delete), klik op OK.
Je kan ook verschillende niet-aangrenzende werkbladen tegelijk verwijderen, selecteer de verschillende werkbladen terwijl je de Controle-toets ingedrukt houdt, klik op de RECHTER muisknop en kies verwijderen (Delete), klik op OK.
Je kan een nieuw blad toevoegen :
Klik met de RECHTER muisknop op vb blad1, kies invoegen (Insert), er wordt een dialoogvenster met verschillende typen van werkbladen geopend, kies voor ‘werkblad’ (Worksheet) voor het invoegen van een gewoon blad met rijen en kolommen.
Het nieuwe werkblad wordt steeds links ingevoegd, je kan het eventueel verslepen naar de gewenste plaats.
