Empieza por el principio

Usamos “Combinar correo” (“Mail Merge”) para crear “documentos”, cuya información se extrae de una tabla.
Para ello “Combinar correo” debe tener tres “Documentos”:
Un “Documento Principal”: esta es la carta (por ejemplo) que enviamos a varios miembros, con un encabezado y contenido. Este sigue siendo el mismo para cada miembro.
Un “Archivo de Datos”: Este es el archivo que contiene los datos de un “Documento” que se va a combinar. Por ejemplo, la lista de nombres y direcciones que desea utilizar para el envío.
Un “Documento Combinado”: este es el “documento” que es el resultado de la combinación de los principales “Documento” y el archivo de datos.

La única información que cambia en cada “Documento” combinado son los datos que obtiene de los archivos de datos.

Por ejemplo,
Tenemos una carta con el logo en la parte superior, debajo de ella, el saludo “Estimado” y por debajo el contenido de nuestra carta.

Para hacer que nuestra carta sea más personalizada, se puede dar el título y añadir el nombre después de la palabra “Querida”, para cada miembro. La información que obtenemos de una tabla creada anteriormente, contiene todos los miembros.
Para revisar estos dos “documentos” juntos, podemos usar la función “Combinar correo” (“Mail Merge”).

Para empezar la opción “Combinar correo” en las versiones 2003 y XP, seleccione “Herramientas” (“Tools”) – “Cartas y correspondencia” (“Letters and Mailings”) – “Asistente para combinar correspondencia” (“Mail Merge Wizard …”) en la barra de menús
Se abre el “Asistente para combinar correspondencia” (“Mail Merge Wizard “) en el “panel de tareas”.
El Asistente consta de seis ventanas. En cada ventana debe contestar una pregunta, y haga clic en “Siguiente” (“Next”) por debajo del “panel de tareas” para ir al siguiente paso.
Repetimos este paso para cada ventana.

Para empezar la opción “Combinar correo” en las versiones 2000 y ’97 elegimos “Herramientas” (“Tools”) – “Combinar correo” (“Mail Merge”) en la barra de menú.
Esto inicia el cuadro de diálogo “Combinar correspondencia” (“Mail Merge”).

Uso de “Combinación de Correo” (2003 y XP)

En la primera pantalla del asistente debe elegir con qué tipo de “Documento” va a trabajar.
En este ejemplo, se enviará cartas a nuestros miembros, así que optamos por “Cartas” (“Letters”) y haga clic en “Siguiente” (“Next”)

En el segundo panel se nos preguntará por el formato de nuestras cartas.
Elegimos “Usar el documento actual” (“Use the current document”)

En la tercera ventana nos pedirá que seleccionar las direcciones.
Elegimos “Usar una lista existente” (“Use existing list”).
Y hacemos clic en “Examinar” (“Browse”) para navegar por nuestra tabla con nuestras direcciones.
(Tenemos la opción de una tabla de “Word”, “Excel”, “Access” o lo que sea que usemos).

Seleccionamos nuestra tabla y hacemos clic en “Abrir”
En el cuadro de diálogo que aparece, podemos seleccionar los diferentes miembros, pero ya que queremos escribir a todo el mundo, hacemos clic en Aceptar.

En la cuarta ventana d el “panel de tareas” hacemos clic en “más elementos” (“More items”)
En el cuadro de diálogo “Insertar campo de combinación” que aparece, seleccionamos cada campo que desee insertar y haga clic en “Insertar” (“Insert”)

En el paso siguiente, haga clic en “Siguiente: Vista previa de las cartas” (“Next: Preview your letters”).
Ahora vemos un ejemplo de nuestra carta en la que se inserta el nombre para el primer miembro de la tabla.
Al hacer clic en el ‘<<‘ y ‘>>’ botones en el “panel de tareas”, se puede navegar a las cartas diferentes (es decir, miembros).

Hacemos clic en “Siguiente: Completar la combinación” (“Next: Complete the merge”).
Haga clic en “Imprimir” si usted quiere “Imprimir” las cartas

“Combinar correspondencia” (2000 y ’97)

Seleccione “Herramientas” – “Combinar correspondencia” en la barra de menú.
Haga clic en el botón “Crear”.
Elija una de la lista de “Cartas modelo”
Seleccione “Ventana Activa” o “Nueva ventana”.

El siguiente paso es nuestro gráfico que muestra la información que desea seleccionar.
Haga clic en “Obtener datos” en el del cuadro de diálogo “Fuente de datos”.

Tenemos varias opciones de donde seleccionamos nuestra “Fuente de información”.
Ya hemos creado nuestra tabla, así que seleccione “Abrir origen de datos …”.
Vaya a la tabla ya creada y haga clic en “Abrir”.

Aparece un diálogo que menciona que “Word” no puede encontrar campos que se combinan.
Haga clic en “Editar” (“Edit”) en el cuadro de diálogo “documento principal” .

Esto le da un “Documento” en blanco.
Escriba el contenido de la carta.

Si lo desea, para ver un campo de nuestra tabla, seleccione “Insertar campo de combinación” de la barra de herramientas “combinación de correspondencia” y seleccione los campos que desee insertar en el menú desplegable.

Cuando se agrega un “campo combinado” en su carta, este campo aparece entre comillas. De esta forma podemos distinguir entre el texto normal y un campo combinado.

Una vez que hayamos terminado nuestra carta, y la fusión de los campos de nuestra tabla, sólo tenemos que poner los datos en conjunto.

Haga clic en el cuadro de diálogo “Combinar”.

En el menú desplegable, seleccione “Nuevo documento”.
En el cuadro de diálogo “Combinar” que aparece, seleccione la opción que desee en “Cuándo combinar registros”.
Y haga clic en “Combinar”.
Eso es todo.

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