Unir “Lista de Correo” (2003 y XP)

Podemos combinar una lista de productos o una lista de miembros en un solo documento, utilizando un “catálogo”.
Para obtener una lista de una tabla e imprimir en etiquetas, se utiliza función “Combinar” (“Mail Merge”).

Para empezar función “Combinar Correo” elegimos “Herramientas” (Tools) – “Cartas y correspondencia” (“Letters and Mailings”) – “Combinar Correo” (“Mail Merge Wizard …”) en la barra de menú.
Se abre el “Asistente para combinar correo” (“Mail Merge Wizard”) en el “panel de tareas”.
En este ejemplo vamos a imprimir una lista, así que elegimos “Directorio” (“Directory”) y haga clic en “Siguiente: Inicie el documento” (“Next:Starting document”).

En el segundo paso del asistente, seleccione “Utilizar el documento actual” (“Use the current document”) y haga clic en “Siguiente: Seleccionar destinatarios” (“Next: Select recipients”)
En el paso 3 del asistente podemos elegir entre:
“Utilizar una lista existente”
“Seleccionar contactos”
“Una lista nueva”.
Elegimos “Usar una lista existente” y haga clic en “Examinar” (“Browse”).

Esta vez, elegimos una base de datos de “acceso” como fuente de datos.
Seleccione la base de datos en su disco duro y haga clic en “Abrir”.
Como una base de datos de “acceso” puede contener varias tablas, seleccione la tabla en la siguiente ventana (elegimos la tabla “Productos”de este ejemplo), y haga clic en el botón Aceptar.

Como queremos mostrar cada elemento en nuestra lista, haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo siguiente.
En el “panel de tareas” hacemos clic en “Siguiente: Diseñar el directorio” (“Next: Arrange your directory”), para continuar con el paso 4.

En el paso 4, primero coloque el cursor en el documento donde desea que aparezca la información, y, posiblemente, dar un título para el tipo de información que vamos a mostrar.
Haga clic en “Más productos” (“More items”)
Seleccionamos el elemento de nuestra tabla, y haga clic en el botón “Insertar” (“Insert”).
Presionamos la tecla “Tab” en nuestro teclado para saltar a la siguiente línea en nuestro documento.
Escribimos un título de nuevo por la información de la tabla.
Hacemos clic en “Más productos” (“More items”) y seleccionamos el segundo punto que queremos mostrar en nuestra lista.

Repetimos esto hasta que todos los datos se incluyen en nuestro documento.
Para crear un poco de espacio entre dos elementos, presionamos varias veces “Enter” en nuestros teclados.

Si lo desea, puede importar objetos, escribir texto, darle formato al texto de su elección (como se puede ver arriba) para el que sólo tiene que utilizar la “barra de herramientas Formato”.

Haga clic en “Siguiente” en el “Panel de tareas” para ver la vista previa.
Si está satisfecho, haga clic en “Siguiente: Complete la combinación” (“Next:Complete the Merge”) en el “panel de tareas”.

En el paso 6, haga clic en “Documento nuevo”
Resultado:

Haga clic en “Archivo” – “Guardar” en la barra de menú si desea guardar la lista.

Combinar “Catálogo” (2000 y ’97)

Para poner información en un solo documento como un “Catálogo”, escogemos “Herramientas” – “Combinar correo” en la barra de menús de Word 2000 y ’97

Esto abre el cuadro de diálogo “Combinar correo”.
Debajo de la sección “documento principal”, haga clic en “Crear” y elija la opción “Catálogo …”.

En la ventana siguiente, seleccione “Ventana Activa” o “Nueva ventana principal”, no importa cuál.

En el segundo paso, haga clic en “Obtener datos” en el cuadro de diálogo “Combinar correspondencia” y seleccione “Abrir origen de datos”, porque esta vez tenemos nuestros datos de una base de datos en “Acceso”.

Seleccione la base de datos y haga clic en “Abrir”.
En la siguiente ventana, seleccione la tabla o la consulta del “acceso” base de datos que desea para su “Catálogo”.
En la ventana emergente aparece que “Word” no ha encontrado campos de combinación, así que haga clic en “Editar documento principal”.

En el documento, escriba un título relevante para la información que desea mostrar.
Haga clic en “Insertar campo de combinación” en la barra de herramientas “Combinar correo”.

Seleccione un elemento en el menú desplegable.

Repita el proceso para cada elemento que queremos mostrar en nuestra lista.
Puede dar formato a los distintos elementos según sus propias necesidades.

Cuando todos los elementos se han añadido, pulse varias veces la tecla “Enter” para crear algo de espacio entre diferentes elementos de nuestra lista.

Cuando esté listo para combinar los documentos, haga clic en el “Combinar” en la barra de herramientas “Combinar correspondencia”.

Seleccione “Nuevo documento” en el menú desplegable “Combinar a:”.
Y haga clic en “Combinar”.

Resultado:

Cursos

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats