Crear “Lista de Correo” (2003 y XP)

Ahora sabemos cómo una “combinación de correspondencia” (“Mail Merge”) trabaja con una tabla existente. Nos fijamos en la forma en que puede hacerlo, pero primero tenemos que crear una lista de direcciones.
En el paso 3 del “Asistente para combinar correspondencia” (“Mail Merge Wizard”), podemos elegir la opción “Escribir una lista nueva” (“Type a new list”) y haga clic en “Crear” (“Create”).
Se abrirá el “Nuevo directorio” de diálogo en el que podemos añadir, eliminar, buscar, ordenar y personalizar registros.
Para empezar a escribir un primer registro, utilice la tecla de tabulación del teclado para moverse al siguiente campo.
Si usted ha completado el primer registro, haga clic en el botón “Nueva Entrada” (“New Entry”).
Repita hasta que todos los registros se hayan introducido.

Si desea eliminar un registro, poga el primero en el “Directorio” y haga clic en “Eliminar entrada” (“Delete Entry”).

Para buscar registros, haga clic en el botón “Buscar entradas” (“Find Entry”).
Escriba por ejemplo. un nombre y haga clic en “Buscar siguiente” en el cuadro de texto “Buscar” en la ventana que aparece.

Para filtrar u ordenar los registros, haga clic en el botón “Filtrar y ordenar” (“Filter and Sort”).
En el campo “Filtrar y ordenar” tenemos dos pestañas:

En el campo “Filtrar registros”, se selecciona al menos un campo en el que desea filtrar. El número máximo es de cuatro.
En el campo “Ordenar registros”, podemos ordenar ascendente y descendente, en un máximo de 3 campos.

Crear “Lista de Correo” (2000 y ’97)

Seleccione “Herramientas” – “Combinar correspondencia” en la barra de menú.
En el cuadro de diálogo “origen de datos”, haga clic en “Obtener datos” y seleccione “Crear origen de datos …” en el menú desplegable.
Se abre el cuadro de diálogo “Crear origen de datos”.

“Word” ya ofrece una serie de campos de nombre típicos que podríamos utilizar.
Si desea eliminar los nombres de campo, seleccione el nombre del campo y haga clic en el botón “Eliminar Nombre de Campo”.
Si desea agregar un nombre de campo, escriba un nombre en el “Nombre de campo:” y haga clic en “Agregar Nombre de Campo”.

También puede ordenar los campos por nombre, debe seleccionar el campo y hacer clic en las teclas flecha arriba y abajo.

Cuando termine de modificar la estructura de la tabla, haga clic en el botón Aceptar.
Se abrirá la ventana “Guardar como …” .
Dé un nombre al archivo y haga clic en el botón “Guardar”.

Para agregar registros a nuestra nueva tabla, haga clic en “Editar fuente de datos” en la barra de herramientas “Combinar correspondencia”.
Escriba la información en el primer campo y pulse “Enter” en su teclado para moverse al siguiente campo.
Repita esto para todos los registros.
Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

Para eliminar un registro, usamos las flechas para navegar y buscar en el registro.
Una vez que lo hemos encontrado, hacemos clic en el botón “Eliminar”
Para añadir un registro, haga clic en “Agregar nuevo”. En el registro en blanco, introduzca los datos y haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

Para buscar registros, haga clic en el botón “Buscar”.
En el cuadro de diálogo, introduzca el criterio en la casilla “Encontrar”.
Seleccione el campo en el que desea buscar en el menú desplegable.
Y haga clic en “Buscar primero”.
Haga clic en “Cerrar” para volver al formulario de datos.

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