Modificar “Documentos Combinados”

Podemos en cualquier momento, modificar nuestros “documentos combinados”.
Los podemos modificar de muchas maneras, podemos personalizar cada campo resultante de la fusión, se puede dar formato a la letra y cambiar el formato de los campos, todos de la misma manera como lo haría para un “Documento” normal.
También puede personalizar la carta que obtuvimos de nuestra tabla y cambiar nombres de campos.
Por ejemplo, supongamos que hemos cambiado el “Nombre” y “Apellido” en nuestra tabla, entonces tenemos que cambiar el documento combinado también, de lo contrario los datos no aparecerán correctamente.
“Word” nos lo mostrará con la ventana emergente “campo de combinación no válida” cuando queremos ver un ejemplo de carta.
En esta ventana podemos eliminar el campo, o podemos reemplazarlo con un campo válido de la base de datos, haga clic en la flecha de color negro, y haga una elección.

Después de cada cambio debe guardar el documento.

Depuración

A veces es útil para nosotros comprobar si hay errores en el “documento combinado”.
Para ello abrimos nuestro “documento combinado”, y hacemos clic en “Comprobar si hay errores” (“Check for Errors“) en la barra de herramientas “Combinar correspondencia” (“Mail Merge“).

Si esta barra de herramientas no está visible, seleccione “Ver” – “Barras de herramientas” – “Combinar correspondencia” en la barra de menú.
Al hacer clic en este botón, se muestra el cuadro de diálogo “Comprobación de errores y presentación de informes” (Checking and Reporting Errors).
En este cuadro de diálogo, se selecciona el método para mostrar los errores.
Por lo general, la opción “Simular los errores de mezcla y reportar errores en un documento nuevo” (“Simulate the merge and report errors in a new document“) es la más obvia.

Haga clic en Aceptar cuando haya tomado una decisión.
Si no hay errores, Word lo informará en una ventana.
Si hay errores, “Word” también lo informa en el cuadro de diálogo “campo de combinación no válida”.
Haga clic en el cuadro de diálogo “Eliminar campo”, seleccione “Insertar campo de combinación”, seleccione el campo correspondiente y haga clic en “Insertar”.

Para aquellos de ustedes que han olvidado cómo abrir este cuadro de diálogo:
Esto fue en la cuarta ventana del “Asistente para combinar correspondencia” (“Mail Merge Wizard ..“).
En el “panel de tareas” haga clic en “más elementos” (“More items“).

Insertar y eliminar campos

Para eliminar campos de nuestro “documento combinado”, seleccione el campo por completo (con el mayor que y menor que entre paréntesis) y presione “Eliminar” en su teclado.
Para insertar campos en las versiones (2003 y XP), haga clic en el botón “Insertar campo de combinación” (“Insert Merge Field“) en el “doument fusionado” en la barra de herramientas “combinación de correspondencia”.
Elija su campo desde la lista y haga clic en “Insertar”.

Para agregar campos (2000 y ’97) es básicamente lo mismo, coloque el cursor en el documento donde desea el campo.
Ahora haga clic en “Insertar campos de combinación” en la barra de herramientas de “fusionar”, pero seleccione el campo desde el menú desplegable.

Creación de campos

Podemos crear nuestros campos de combinación como nos gustaría dar formato a cualquier otra pieza de texto “Word”.
Seleccione el campo de combinación, incluyendo el ‘<<' y '>>’ caracteres, y utilice los botones de la barra de herramientas Formato como lo haría con texto “normal”.

Separar “Documentos” combinados

Cuando hemos creado un “documento combinado”, “Word” también lo tomará como un “documento combinado”, es decir, cada vez que se abre, “Word” fusionará automáticamente los datos y mostrará la barra de herramientas “combinación de correspondencia”.
Para desactivar el “documento combinado” en el 2003 y XP se utiliza la barra de herramientas “Combinar correspondencia”.
Haga clic en el botón “Configuración principal del documento” (“Main Document Setup“) en la barra de herramientas “Combinar correspondencia”.
Seleccione la opción “documento normal de Word” (“Normal Word document“) en el cuadro de diálogo y haga clic en Aceptar.

Para “liberar” un documento en 2000 y ’97, haga clic en “Combinar correspondencia” en la barra de herramientas “Combinar correo”.
El cuadro de diálogo se abre.
Seleccione la opción “Crear” – “Restaurar documento normal de Word”.

Haga clic en “Sí”.
Haga clic en “Cerrar”.
Haga cambios en su “Documento” y guárdelo.

Cursos

• Downloading iPad Apps
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