Velden toevoegen in “Gegevensbladweergave”

Zoals we zagen in de vorige les, wanneer we een nieuwe lege database maken, wordt deze voorzien van één tabel. Standaard heeft deze tabel de naam “Tabel1”.
En dit blijft zo, tot we de tabel opslaan onder een andere naam.
Bovenaan het applicatievenster verschijnt een nieuw tabblad “Gegevensblad”, we noemen dit een contextueel tabblad.
In dit tabblad hebben we een aantal opties om onze tabel mee te bewerken, waarover later meer.

Nu gaan we eerst onze velden toevoegen die we nodig hebben in deze tabel.

Dit wordt de tabel “Album”, dus heb ik de velden AlbumID, AlbumTitel, Groep, Waarde, Type, en Locatie nodig.

Het eerste veld dat nu nog Id noemt wijzig ik in AlbumID.
Standaard is dit gegevenstype ingesteld op “AutoNummering”, en is het aanvinkvakje “Uniek” aangevinkt. Dit is prima, zo ben ik zeker van dat elk gegeven in dit veld uniek is.
Om een kolomnaam te wijzigen dubbelklik je de kolomnaam, en typ je de naam die je wil ingeven voor het veld.
Een tweede manier om een kolomnaam te wijzigen is deze te rechtsklikken, en te kiezen voor “Kolomnaam wijzigen” onderaan het drop-downmenu.

Om het volgende veld (AlbumTitel) toe te voegen, klik je de ENTER-toets op je toetsenbord.
Geef de kolomnaam de gepaste naam door erop te dubbelklikken, en de kolomnaam AlbumTitel te typen.
Herhaal dit voor elke kolom in onze tabel.

 

Vervolgens bepaal je voor elk veld het gegevenstype, en of dit vak vereist is.
Standaard is dit niet aangevinkt, dus als je wenst dat er iets moet worden ingevuld in dit veld, moet je dit vakje aanvinken.

Voor het gegevenstype hebben we verschillende keuzes.

We hebben Tekst, wat me duidelijk lijkt.
We hebben Memo, wat ons toelaat meer tekst in te geven dan in een tekstvak.
We hebben Numeriek, wat ons verplicht nummers in te voeren. Eventueel kunnen we hiermee later berekeningen uitvoeren.

Plus nog een aantal andere. (Meer over gegevenstypes in les 11)

Voor alle velden geef ik het gegevenstype tekst in.

Met uitzondering van het veld “Waarde”, hier kies ik voor het type “Numeriek”.

Ik ga namelijk aan elk lied een waarde toekennen van 1 tot 3.

Een 1 geef ik wanneer ik het heel graag hoor, een 3 geef ik wanneer ik het maar niks vind.

 

Wanneer we dit allemaal hebben gedaan, is het tijd om onze tabel op te slaan.

Klik hiervoor op de knop “Opslaan” in de werkbalk “Snelle toegang”.

In het dialoogvenster dat verschijnt geef je een naam in voor je tabel, in dit geval “Album”.

Klik je de knop OK.

 

Velden toevoegen d.m.v. veldsjablonen

Een tweede manier om velden toe te voegen, en nieuw in Access 2007, is door te klikken op de knop “Nieuw veld” in het contextuele tabblad “Gegevensblad”” in het lint.
Dit opent het deelvenster “Veldsjablonen”.

Hier vinden we een lijst met veel gebruikte veldnamen, die reeds zijn voorzien van een opmaak.

Deze lijst is verdeeld in categorieën.

Klik het +teken naast de categorienaam om deze uit te vouwen.

Klik en sleep de veldnaam uit het lijstje, naar de plaats in de tabel waar je deze wenst.
De plaats waar het nieuwe veld zal worden ingevoegd, wordt aangeduid met een oranje lijn.
Laat de muisknop los wanneer je de juiste plaats hebt bereikt.

 

Wanneer je niet de juiste veldnaam vindt, kan je een andere kiezen die reeds is voorzien van de juiste opmaak. En daarna de veldnaam wijzigen.

Bijvoorbeeld, in het veldsjabloonlijstje vind je wel een veldnaam “Inkoopprijs”, maar geen “Verkoopprijs”.

Om je het werk van de opmaak te besparen voor dit veld, kies je twee maal het veld “Inkoopprijs”, en wijzig je daarna de naam van één van hen.

 

Klik de X bovenaan rechts het veldsjablonenvenster, om dit te sluiten.

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats