De werkbalk “formules controleren” (Formula Auditing)

Excel voorziet ons van een handig hulpmiddel voor het controleren van formules.
nl. de Formula Auditing werkbalk, in Excel ’97 en 2000 simpelweg de Auditing werkbalk genoemd.

Mocht je nog gebruik maken van Excel ’97 of Excel 2000 dan zie dat je met deze werkbalk niet hetzelfde kunt dan met de andere werkbalken.
In Excel ’97 en 2000 heb je ook maar één manier om de Auditing werkbalk te openen.
Kies Tools – Auditing – Show Auditing Toolbar uit de menubalk.

Wanneer je werkt met van Excel XP of 2003 dan kunnen we deze werkbalk openen door te
klikken op Tools – Formula Auditing – Show Formula Auditing Toolbar uit de menubalk
of door te klikken op “View|- Toolbars – Formula Auditing” uit de menubalk.

Een woordje uitleg bij de verschillende knoppen:

	fouten opsporen en verbeteren (XP en 2003)			fout opsporen
	broncellen aanwijzen			nieuwe opmerking
	pijlen broncellen verwijderen			toont een rode cirkel rond cellen die ongeldige gegevens bevatten
	doelcellen aanwijzen			verberg rode cirkel rond cellen die ongeldige gegevens bevatten
	pijlen doelcellen verwijderen			Watch Window (cellen en hun formules bekijken)
	verwijder alle pijlen			formule evalueren

Het vinden van broncellen en doelcellen

We kunnen elke formulecel en elke cel die word gebruikt in een formule selecteren, en hiervan de broncellen of doelcel vinden.

Wanneer we dit doen zal Excel een blauwe lijn weergeven, of van de doelcel naar de broncellen, of van de broncellen naar de doelcel, afhankelijk welke knop je hebt geklikt in de werkbalk.

Het is handig te weten, uit welke cellen de formulecel z’n informatie haalt.

Om de broncellen te weten kies je eerst de formulecel, en klik je op de knop broncellen aanwijzen

In sommige gevallen zijn de broncellen ook formulecellen, door meermaals te klikken op de knop “broncellen aanwijzen”, zien we alsnog de eigenlijke broncellen:

Omgekeerd kan ook.

Selecteer een cel, en klik op de knop “doelcellen aanwijzen”

Opnieuw worden blauwe pijlen zichtbaar die de doelcellen aanwijzen:

Om alle pijlen terug te verwijderen klikken we op de knop “verwijder alle pijlen”

Om ze één voor één te verwijderen klikken we op de knop , of .

We kunnen ook gekoppelde gegevens in een ander werkblad of in een andere werkmap controleren.

Selecteer de gekoppelde cel, en klik op de knop “Broncellen aanwijzen”.

Er verschijnt een zwarte stippellijn met een werkbladpictogram.

Wanneer we klikken op de pijl, verschijnt het dialoogvenster ‘Go To’, waarin we een lijst vinden met al onze gekoppelde cellen.

Kies er één en klik op OK.

De gekoppelde cel in het ander werkblad wordt onmiddellijk geselecteerd.

Fouten opsporen

Ook broncellen in formules met fouten kunnen we opsporen.

Klik op de cel met de formule met de foutmelding.

Klik op de knop “fout opsporen” .

Excel toont ons een pijl die de oorzaak van de fout aanwijst.

Herstel de fout in de formulebalk.

Controleren en verbeteren van fouten (enkel 2003 en Xp)

We kunnen fouten opsporen en verbeteren in onze formules door op deze knop te klikken.

Het dialoogvenster verschijnt met daarin de eerste fout in ons werkblad:

Klikken op de “Help on this error” knop opent het Windows help venster over de betreffende fout.
Sluit het help venster.

We klikken op de Resume knop om verder te gaan.
Dan klikken we op de knop “Show Calculation Steps…”.

In het dialoogvenster dat verschijnt klikken we op de Evaluate knop,
om de onderliggende referenties te evalueren.

Mochten we geneste functies hebben in onze formule, kunnen we hier stap voor stap de berekeningen die worden uitgevoerd in onze formule doornemen, tot we onze fout opmerken.

Indien nodig kan je de Restart knop klikken om alle berekeningen te herbeginnen.

Wanneer de onderliggende referentie, die wordt geëvalueerd, een referentie is naar een andere formule, kan je klikken op de knop “Step In”, om de functie in dat venster te bekijken, en z’n waarde te evalueren.

Klik de “Step Out” knop om terug te keren naar de originele formule.

Wanneer je klaar bent met het evalueren van je formule, klik je op “Close” om terug te keren naar het “Error Checking” dialoogvenster.

We kunnen ook op de “Ignore Error” knop klikken, om de fout te negeren.

Maar éénmaal we dat hebben gedaan, kunnen we niet meer terug gaan en de “Error Checking” uitvoeren.

Je kunt dit vergelijken met een spellingscontrole, éénmaal je een fout hebt genegeerd, zal hij deze steeds negeren.

We kunnen dit ongedaan maken door op de knop Options te klikken, en te klikken op de knop “Reset Ignored Errors”.

We kunnen de “Edit in Formula Bar” knop drukken om de formule in de formulebalk te tonen, waar we dan het probleem kunnen oplossen.

Eénmaal we denken het probleem te hebben opgelost, klikken we het groene pijltje aan de linker kant van de formulebalk.

Klik de “Resume” knop om de volgende fout te zoeken.

Als alle fouten zijn verholpen, klikken we op OK in het popup-venster.

Watch window gebruiken.

De controle op de waarden van cellen kan je wel wat hoofdpijn geven, als je werkt met grootte werkbladen.

Excel heeft hiervoor een eigenschap toegevoegd die deze dingen veel gemakkelijker maakt.

De Watch Window kan de waarde van om het even welke cel of cellen tonen in een venster:

Klik op de knop “Watch Window” .

Klik “Add Watch”

En selecteer de cellen waarvan je de waarden wil tonen.
En klik Add.

U kunt de waarde van de geselecteerde cel nu controleren, terwijl je verder werkt aan om het even welk gedeelte van spreadsheet.
U kunt ook op een cel in het Watch Winndow dubbelklikken om snel naar die cel te gaan.

Om gegevens uit ons Watch Window te verwijderen, kiezen we de cel(len), en klikken op “Delete Watch”.

Cel valideren

Excel staat u toe om te controleren of de correcte soort informatie in een bepaalde cel is ingegeven.
We kunnen bijvoorbeeld de informatie tot aantallen, een datum of waarden van een lijst beperken.

We geven hier een voorbeeld waarin de informatie die we willen ingeven zich moet beperken tot een geheel getal tussen 1 en 12.

Klik op Data – Validation in de werkbalk.

Het dialoogvenster “Date validation” opent

In het eerste tabblad geven we in wat we toelaten.

Voor ons is dat dus, een geheel getal, tussen minimum 1 en maximum 12.

We klikken op het tabblad Input Message:

We geven een titel in en een boodschap.

Als we het vakje “Show input message when cell is selected” hebben aangevinkt, dan krijgen we het volgende te zien in ons werkblad, wanneer de cel is geselecteerd:

We klikken op het tabblad “Error Alert”

We kiezen een afbeelding die we willen weergeven in het Style vak
Typen een titel en een boodschap in.

Wanneer we nu informatie ingeven in de cel die niet voldoet aan onze voorwaarden krijgen we onderstaand popup venster te zien.

Klik je op Yes, dan accepteert Excel alsnog je informatie, klik je op No, dan kun je nog ’s proberen.

Wanneer je nu List zou hebben gekozen, in het eerste tabblad van het “Data validation” dialoogvenster, kan je een bereik selecteren uit een aantal cellen op je werkblad.

Of je kan een lijstje maken door alle opties in te geven gescheiden door een komma.

het resultaat:

Om wijzigingen aan te brengen, selecteren we de cel, en klikken nogmaals Data – Validation in de werkbalk.

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats