Geavanceerde filters maken

In Excel kunnen we filteren op bepaalde uitgebreide criteria.
Om een uitgebreide filter te maken moeten we minstens 3 lege rijen toevoegen boven het Bereik, die we als criteriumbereik kunnen gebruiken.
Een criteriumbereik is een duplicaat, of een deel daarvan, van de kolomtitels uit onze lijst, die is gescheiden van de rest van de lijst uit ons werkblad.
Het is belangrijk dat je tenminste één lege rij hebt tussen het criteriumbereik en de lijst.
Het criteriumbereik moet de kolomtitels uit ons bereik bevatten waarop we criteria gaan toepassen.
We kunnen zoveel criteriumbereiken maken als we willen, maar kunnen deze slechts één voor één gebruiken om gegevens te filteren.

Ik hou het liefst wat overzichtelijk dus heb ik vijf lege rijen toegevoegd.
Ik heb de titels Stad, Verkoper en januari gekopieerd naar de bovenste rij, dus kan ik op deze, en enkel op deze, titels filteren.
Voor we de filters toepassen moeten we de nodige criteriacondities onder de aangewezen titel ingeven.
We kunnen ook vergelijkingsoperatoren en “Wildcards” gebruiken in onze filters.

Wanneer we dit allemaal hebben gedaan geven we een criteria in, in het criteriabereik.

We plaatsen onze cursor in een cel in onze lijst waar we de filter op willen toepassen.
We kiezen Data – Filter – Advanced Filter uit de MenuBalk.
Dit opent het “Advanced Filter” dialoogvenster:

In de sectie “Action” van het dialoogvenster kiezen we voor “Filter the list, in-place”.
Het “List range:” tekstvak toont ons het bereik in de lijst die moet worden gefilterd.
Al wat wij hoeven te doen is in het vak “Criteria range:” het criteriabereik ingeven.
Klik hiervoor op de knop naast het vak “Criteria range:”

En selecteer het hele criteriumbereik:

We klikken nogmaals op de knop naast het vak “Criteria range:” .
En klikken op OK.
Resultaat:

Resultaat:

Ik hoor je al denken, dit hadden we ook kunnen doen met AutoFilter, en dat klopt, maar dit is slechts een simpel voorbeeld om mee te beginnen.

Om de filter te verwijderen klikken we Data – Filter – Show All in de Menubalk.

Het gebruik van “And” en “Or” condities

We gebruiken de “And” en “Or” condities wanneer een record aan meerdere criteria niet voldoen.

Een “And” conditie geven we in op dezelfde criteria-rij.

Een “Or” conditie geven we in op een onderstaande criteria-rij.

Het verschil is duidelijk.

Met de “And” conditie moet het record voldoen aan de eerste criteria (Verkoper moet DeSmet zijn)

en de tweede criteria (de omzet van januari moet hoger zijn dan 9000).

Met de “Or” condite moet het record voldoen aan slechts één van de twee criteria.

Nog een voorbeeld:

Voor de eerste filter geven we dus in dat de verkoper DeSmet moet zijn, en hij in januari een omzet moet halen die groter is dan 9000.

En voor de tweede filter geven we in dat de verkoper Vertommen moet noemen, of dat de omzet voor januari meer dan 15000 is.

Het gebruik van Wildcards in criteria

Juist zoals in het gegevensformulier en in de AutoFilters, kunnen we ook hier gebruik maken van “Wildcards”.

Een ? staat voor 1 teken.
Een * staat voor één, geen of meerdere tekens.
Om een Wildcard te gebruiken bepalen we onder welk veld en in welke criteria-rij, we het criteria willen gebruiken.

Voorbeeld:

Als resultaat krijgen we alle verkopers waarvan de naam begint met ” De “.

Kopiëren van gefilterde gegevens naar een nieuwe locatie

We kunnen de resultaten uit onze filter kopiëren naar een nieuwe locatie op ons werkblad.

Dit kan handig zijn om niet steeds diezelfde filter te moeten toepassen.

Als voorbeeld heb ik een filter gemaakt die ons de omzet in januari uit Parijs toont die groter is dan 8000 en kleiner is dan 9000.

Omdat we met de “And” conditie filteren moeten beide bedragen op dezelfde rij staan, dus gebruik ik de titel januari in twee kolommen van m’n criteriumbereik.
Eens voor groter dan 8000, en eens voor kleiner dan 9000.

We klikken op Data – Filter – Advanced Filter… in de menubalk.

Dit opent het “Advanced Filter” dialoogvenster:

In het dialoogvenster selecteren we “Copy to another location”.
En geven in het veld “Copy to:” de plaats op waar we het resultaat willen kopiëren.

Eventueel kan je nog de optie “Unique records only” aanvinken, zodat je zeker bent geen duplicaten te kopiëren.

Databank functies gebruiken

We kunnen gebruik maken van het criteriumbereik om database functies toe te passen op de gegevens uit onze lijst.

Databasefuncties zijn ongeveer hetzelfde als onze “normale” functies, zoals AVERAGE (GEMIDDELDE), SUM (SOM), COUNT (AANTAL) etc., maar worden gebruikt om waarden te tonen die voldoen aan onze criteria.
Werk je met een engelse versie van Excel plaats je voor de functie een D (bvb DSUM, DAVERAGE)
Werk je met een nederlanse versie, dan plaats je er DB voor (bvb DBSOM, DBGEMIDDELDE)

Als voorbeeld hebben we een lijst met alle verkopen in 2003.

We hebben reeds onze lege rijen en onze titels toegevoegd voor het criteriabereik

Veronderstel dat we de totale omzet van de verkopen willen weten vanaf 1 mei 2003 tot en met 31 mei 2003.

Eerst geven we onze criteria in, dus typen we het volgende in het criteriabereik:

Dan selecteren we de cel waar we de resultaten wensen te hebben.

Daarna geven we onze functie in.

Dit doen we door te klikken op de knop “Insert Function” , of te kiezen voor Insert – Function uit de menubalk.

Dit opent het dialoogvenster “Insert Function”:

In het vak “Or select category:” kiezen we Database.

In het vak “Select a function” kiezen we DSUM, voor de nederlandse versie dus DBSOM.

Klik op OK

In het dialoogvenster “Function Arguments” zien we dat elke functie, drie argumenten nodig heeft:

Database:welke het celbereik is in onze lijst.
Field: welke de titel is van het veld waarop we onze functie willen uitoefenen.
Criteria: welke het criteriumbereik is

Wanneer deze allen zijn ingegeven klikken we op OK.

Resultaat, onze omzet in mei 2003 was 106.270 Euro

Voor je begint te denken, die gast verdient nogal, moet ik je teleurstellen.
Ik ben slechts een mindervalide die zich wat probeert bezig te houden.

Cursussen

• Downloading iPad Apps
• Lesson 1: Introduction to Publisher
• Lesson 65: File Formats