Het maken van draaitabellen en draaigrafieken
In Excel beschikken we over een krachtig gereedschap om gegevensanalyses te maken
nl. de draaitabel.
Draaitabellen staan ons toe om massieve hoeveelheden gegevens op een ordelijke en zinvolle manier weer te geven.
Waarschijnlijk de meest nuttige eigenschap van draaitabellen, is de mogelijkheid die ze hebben om onze gegevens in een indrukwekkende snelheid te reorganiseren, te herberekenen en weer te geven.
Samen met draaitabellen kunnen we ook draaitabel-rapporten aanmaken, dat ons toelaat gegevens te vergelijken in een soort rapport.
We kunnen ook draaigrafieken maken, die de gegevens uit onze draaitabellen op een meer grafische wijze laten zien.
Wanneer je Excel’97 gebruikt beschik je niet over deze laatste mogelijkheid.
De beste manier om te leren draaitabellen te gebruiken, is er één aan te maken.
Excel maakt het ons makkelijk draaitabellen aan te maken uit onze gegevens.
Eerst selecteren we het werkblad waarin we onze draaitabel willen maken.
Vervolgens selecteren we Data – Pivot Table and PivotChart Report… uit de menubalk.
(Wanneer je Excel’97 gebruikt kies je voor Data – Pivot Table uit de menubalk.)
Dit zal het “PivotTable and PivotChart Wizard” dialoogvenster starten.
In stap 1 van de Wizard moeten we de bron van de gegevens voor de draaitabel kiezen.
Eerste keuze is “Microsoft Office Excel list or database”, welke de gegevens haalt uit een Excel werkmap.
Tweede keuze is “External data source”, welke de gegevens uit een databank of query haalt.
Derde keuze is “Multiple consolidation ranges”, wat gegevens uit meerdere werkbladen haalt.
En als laatste keuze hebben we “Another PivotTable report or PivotChart report”, wat gegevens uit een andere draaitabel of draaigrafiek haalt.
In de tweede sectie van het dialoogvenster maken we onze keuze welk rapport we wensen.
Een draaitabel of een draaigrafiek met draairapport.
Als we onze keuzes hebben gemaakt klikken we Next.
In stap 2 van de Wizard moeten we de bron bepalen waar we onze draaitabel uit gaan maken.
Afhankelijk wat we in het eerste venster hebben gekozen, kan hier het bepalen van de bron nogal verschillend zijn.
Wanneer we gekozen hebben voor “Microsoft Office Excel list or database”, klik je op de knop uiterst rechts van het vak Range:.
En klik en sleep je over het bereik dat je wenst op te nemen in je draaitabel.
Klik nogmaals op de knop uiterst rechts van het vak Range:.
En klik Next.
In stap 3 bepalen we of we de draaitabel of draaigrafiek willen opnemen in een nieuw werkblad of een bestaand werkblad.
Wanneer je hebt gekozen voor “bestaand werkblad”, dan moet je het werkblad selecteren dat je wil gebruiken, en de cel kiezen die je wil gebruiken als bovenste linkse hoek voor onze draaitabel.
In het derde venster van onze Wizard hebben we ook de knoppen “Layout” en “Options”.
Wanneer je de “layout” knop klikt, toont die ons de vorige versie van het Draaitabel constructie-venster in een afzonderlijk dialoogvenster, dat we kennen uit Excel’97.
Maar in latere versies van Excel kunnen we onze draaitabel maken, rechtstreeks in ons werkblad.
Dit even terzijde.
Door te klikken op de knop “Options” openen we een dialoogvenster waarin we tal van opties kunnen instellen voor onze draaitabel.
We kunnen deze opties dus instellen in stap 3 van de Wizard, maar we kunnen dit ook later doen met de Draaitabel-werkbalk, waarover we het in een volgende paragraaf uitgebreider over hebben.
We klikken op Finish.
We zien de structuur van de draaitabel, samen met de rijen en kolommen met informatie over onze bron.
Al wat we nu nog hoeven te doen is op de velden uit de “PivotTable Field List” te klikken en te slepen naar de zone “Row”, “Column”, “Data” of “Page” in de draaitabel.
Op velden die worden gesleept naar de zone “Data”, wordt standaard de berekening “Sum” uitgevoerd.
We kunnen steeds velden herschikken of verwijderen uit onze draaitabel, zelfs functies aanpassen.
Draaitabellen manipuleren
Nu gaan we manieren bekijken hoe een draaitabel aan te passen om gegevens te tonen en te berekenen.
We kunnen dus velden uit de “PivotTable Field List” klikken en slepen naar het gewenste gebied in de draaitabel.
Om velden uit de draaitabel te verwijderen, klikken en slepen we de velden terug naar de de “PivotTable Field List”
We kunnen ook velden klikken en slepen van de ene sectie naar een andere sectie in onze draaitabel.
Wanneer je klikt in een cel buiten de draaitabel, zal de “PivotTable Field List” verdwijnen.
Wanneer we terug klikken op een cel in de draaitabel zal deze lijst terug zichtbaar worden.
We kunnen de informatie filteren die we wensen te zien, door te klikken op de zwarte pijltjes naast de kolommen of rijen.
Dit opent een lijstje met alle waarden van deze kolom of rij.
Waarden die zijn aangevinkt zullen worden getoond in de draaitabel, de andere niet.
Wanneer je klaar bent met het aanvinken of uitvinken klik je op OK.
Wanneer je het lijstje gewoon wil sluiten zonder wijzigingen aan te brengen klik je op “Cancel”.
De draaitabelwerkbalk gebruiken
We gebruiken de draaitabelwerkbalk om wijzigingen aan te brengen, in de opmaak of de gegevens, van de draaitabel- of draaigrafiek.
We openen deze werkbalk door te klikken op View – Toolbars – PivotTable in onze Menubalk.
| Klikken op het pijltje naast PivotTable opent een dropdown-menu met verschillende opdrachten die we kunnen uitvoeren op onze draaitabel. |  |
||
| De “Format Report” knop opent een dialoogvenster met verschillende reeds opgemaakte rapporten, waaruit we een keuze kunnen maken. |  |
||
| De Grafiek Wizard knop opent de Grafiek Wizard. Deze vinden we ook terug in de Standaard werkbalk. |  |
||
| De “Hide Detail” en de “Show Detail” knoppen gebruiken we om details te tonen of te verbergen. |  |
||
| We klikken de knop “Refresh Data” om gegevens die zijn gewijzigd in ons werkblad, door te geven in onze draaitabel en draaigrafiek. |  |
||
| We gebruiken de “Include Hidden Items in Totals” knop om verborgen gegevens van totalen of subtotalen al of niet uit te sluiten. |  |
||
| Toont de velditems met dropdown menu |  |
||
| Klikken op de “Field Settings” knop laat ons toe de instellingen van het veld te wijzigen (bvb van som naar gemiddelde). |  |
||
| Klikken op de “Hide Field List” knop laat ons de veldlijst zien of niet. |  |
||
Veldeigenschappen wijzigen
Wanneer we een veld slepen naar de Datasectie van onze draaitabel, wordt standaard de SUM functie aan deze velden toegewezen.
We kunnen dit wijzigen door eerst de cel met de naam van het gegevensveld te selecteren,
dit lijkt op “Sum of (veld naam)”,
en dan te klikken op de knop “Field Settings” , in de draaitabel werkbalk.
Dit opent het dialoogvenster “PivotTable Field” :
In dit dialoogvenster zien we de naam van het bronveld.
De naam van het veld zoals het wordt getoond in de draaitabel.
En de functie die hieraan is toegewezen.
We kunnen een nieuwe naam ingeven in het tekstvak “Name:” , mocht je dit wensen.
In de lijst “Summarize by:”, kunnen we een andere functie toewijzen.
Klikken op de knop “Number…” aan de rechtse kant van het dialoogvenster, opent nog een dialoogvenster waar we de opmaak voor de nummers kunnen instellen voor dit veld.
Wanneer we klikken op de knop “Options”, kunnen we het dropdown-lijstje gebruiken om de weergave van onze gegevens te wijzigen.
We kunnen de waarden vergelijken als percentage van de kolom, rij of het totaal.
We kunnen het getal tonen als verschil met een ander veld.
Wanneer we een getal uit het ene veld willen vergelijken met een getal uit een ander veld, selecteren we eerst het getal in de “Base field” lijst, en dan selecteren we het getal in de “Base item” lijst.
Eénmaal we de opties hebben gekozen voor ons veld, klikken we op de OK knop.
Automatische opmaak draaitabellen
In tegenstelling tot de manuele opmaak, zal de keuze die hier maken, ook van invloed zijn op de weergave van onze draaitabel.
Selecteer een cel in de draaitabel, en klik op de knop .
Dit opent het “AutoFormat” dialoogvenster.
Maak je keuze en klik op OK.
Draaigrafiek weergeven
We kunnen makkelijk een draaigrafiek aanmaken uit onze draaitabel.
Eerst selecteren we de draaitabel, door in een cel te klikken.
Dan klikken we de “Chart Wizard” knop.
Excel zal een nieuw werkblad aanmaken met de gegevens uit onze draaitabel, om onze grafiek in te tonen.
We kunnen de dropdown knoppen gebruiken om gegevens te filteren, zoals in onze draaitabel:
Objecten filteren in de draaitabel, zullen ook worden toegepast in de draaigrafiek, en omgekeerd.
In de draaigrafiek worden de kolomgegevens uit de draaitabel getoond als legende, en de rijgegevens als categorieën.
We kunnen de opmaak van onze grafiek steeds wijzigen door te grafiek te selecteren en er met de rechtermuisknop op te klikken.
En te kiezen voor “Format Chart Area” of “Chart Type”
Draaitabel opties instellen
Wens je de opties voor de draaitabel te bekijken of te wijzigen, klik je de “Pivot table” knop,
en selecteer je “Table Options…” uit het dropdown menu.
Dit opent het dialoogvenster:
Bovenaan in het “Name:” tekstvak kunnen we een naam ingeven voor onze draaitabel.
In de “Format options” sectie kunnen we een aantal opties instellen die de weergave van onze gegevens in onze draaitabel zullen bepalen.
In de “Data options” sectie wordt bepalen we hoe de gegevens verder worden behandelt.
Wanneer de opties allen zijn ingesteld, klikken we op OK.
Paginaweergave opties
Wanneer we Draaitabel-velden toevoegen in de Page-sectie (bovenste gedeelte dus) van de draaitabel, kunnen we de gegevens die we wensen te bekijken, filteren in dat veld.
We kunnen zelfs voor elk uniek gegeven uit dat veld een apart werkblad laten aanmaken, indien je dat zou wensen.
Wanneer je dit wil doen, selecteer je eerst het veld in de Page-sectie van je draaitabel.
En je klikt op de knop “Pivot Table”, in de draaitabelwerkbalk.
Kies “Show Pages…” uit het dropdown-menu.
In het “Show pages” dialoogvenster kiezen we de naam van het veld waarvan we afzonderlijke pagina’s wensen.
En klikken op OK
Excel zal voor elk unieke waarde een pagina aanmaken.
Merk op wanneer dat je werkt met velden in de Page-sectie van de draaitabel, je uit het dropdown-menu van dat veld slechts één waarde of alle waarden kunt selecteren.
Je kan geen combinatie selecteren van twee, drie, vier… waarden.
Sub-totalen toevoegen in draaitabellen
We kunnen subtotalen toevoegen aan de draaitabelkolom wanneer we verschillende velden hebben in deze kolom.
Om dit te doen klikken we ergens in de draaitabel, en klikken op de knop “PivotTable” in de draaitabelwerkbalk.
In het dropdown-menu selecteren we “Subtotals”.
Om subtotals uit onze draaitabel te verwijderen herhalen we deze stappen.
Sorteren en filteren van velden
Om gegevens te sorteren en te filteren uit onze draaitabel, selecteren we eerst het veld waarop we willen sorteren of filteren.
Dan klikken we op de knop “PivotTable” in de draaitabelwerkbalk
In het dropdown menu kiezen we voor “Sort and Top 10…”.
In het dialoogvenster dat verschijnt, hebben we verschillende opties.
Kiezen we voor aflopend of oplopend sorteren, dan moeten we een veld kiezen waarop we willen sorteren in het vak “Using field:”.
Kiezen we voor “Top 10 AutShow”, dan worden de hoogste of laagste waarden van dat veld getoond.
In het vak
geven we de hoogste, de laagste en het aantal in.
Gebruik het veld “Using field:” om te bepalen op welk veld je deze instellingen wil toepassen.
Als je klaar bent, klik je op OK.
Merk op dat de titel van het veld waarop we juist onze filter hebben toegepast hebben, nu blauw is.
Dit is om het ons makkelijk te maken gefilterde en niet gefilterde velden van elkaar te onderscheiden.
Wens je de filter te verwijderen, herhaal je alle stappen maar selecteer je “Off” in het “PivotTable Sort and Top 10” dialoogvenster.
